独立学院档案管理工作探索

2019-03-20□陈龙

产业与科技论坛 2019年21期

□陈龙

一、独立学院档案管理的现状

独立学院诞生于20世纪90年代高校扩招和高等教育大众化进程中，多由公办大学下的民办二级学院改制而来，是一种有别于公立大学、公立大学二级学院和纯民办高校的办学模式[1]。由于独立学院从办学之处就十分依赖母体大学的资源，从教学、科研、行政管理等方方面面都基本按照母体高校的管理模式进行，但是由于人员及经费问题，独立学院在管理的各方面与母体又存在较大的差距。以苏州大学应用技术学院为例，从部门设置上：学院档案管理部门为图书与档案馆；人员配备：专职档案工作人员一人，临聘档案管理工作人员一人。管理制度：参照母体高校苏州大学的档案管理制度进行档案管理；年度经费预算：档案装订费、档案耗材费等。

苏州大学应用技术学院档案全宗介绍：苏州大学应用技术学院成立于1997年11月，2005年改制为由国家“211工程”重点建设高校、江苏省省属重点综合性大学——苏州大学举办的本科层次的独立学院。1997～2008年的党群、行政、教学、基建、设备、财会、声像等门类的档案由苏州大学档案馆实行集中统一管理。苏州大学应用技术学院档案馆馆藏档案材料主要为学院在2009～2018年期间在教学、科研、党政管理和其他各项工作活动中形成的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。学院档案按照《苏州大学档案管理工作规章制度》、利用南大之星档案管理软件进行档案整理、分类、组卷、编目，馆藏档案1,500余卷。

二、独立学院档案管理的问题及特点

(一)独立开展档案管理工作较晚。独立学院成立之初，所颁发的毕业证及学位证仍为母体高校，相应的档案材料也移交至母体档案馆统一管理。2012年江苏省教育厅、江苏省档案局印发了《江苏省高等学校档案管理办法》，明确要求高校应设置档案馆或综合档案室，尤其是独立学院的档案管理由独立学院自行负责，母体高校在业务上对独立学院的档案工作进行指导、监督和检查，为此学院成立了专门的档案管理部门，配备了专门的档案管理人员，负责全院的档案管理工作。但是由于人员聘任等问题，最初采取档案外加工模式进行档案的编目、立卷。但是对比省内同类独立学院，苏州大学应用技术学院独立自主开展档案管理工作已算较早。

(二)基建材料缺失严重。独立学院作为高等学校的一员，其档案组成一般按照高校档案可以划分为党群类、行政楼、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、财会类等。结合学院实际情况，馆藏的档案主要为教学类、党群类、科研类、设备类、行政类。对于高校而言，主管学生工作、教务工作的部门相对稳定，其档案材料尤其以学生学籍、成绩材料最为齐全。由于独立学院是由社会力量出资举办的，独立学院建设之初的馆舍、用地一般产权人为出资方，按照建筑工程规范，建设单位为出资方，所以学院主要馆舍的基本建设类档案如需要永久保存的设计图纸、竣工图、报审材料、验收材料等由建设单位管理，但是由于企业档案管理意识淡薄，这类档案材料缺失情况严重。对于独立学院后期建筑改造等工作带来很多不便之处。

(三)部门兼职档案员队伍变动大。兼职档案员队伍一直以来都是档案管理工作中最重要的一环，档案馆所管理的档案材料有赖于兼职档案员在日常工作中就注意积累，需要他们将具有保存价值的原始材料进行预立卷工作，并有赖于兼职档案员按照档案馆档案归档要求进行材料的整理及移交。一个部门需要一个对于本部门工作十分熟悉并熟悉档案归档要求的兼职档案员，现实情况是部门人员变动十分大，一个对于部门工作和归档工作都十分熟悉的兼职档案员十分难得。而且频繁的人员变动也不利于后期档案的查考利用。

(四)声像类档案材料归档不及时。纸质文件在各部门形成过程有一定的行文规则，往往十分规范，有发文单位、字号、标题等，作为档案材料移交往往收集的较齐全。声像类档案不同于纸本文件，其内容主要伴随着重大活动而产生，而一般重大活动档案管理部门并不直接参与其中，其活动形成的材料尤其是声像材料往往散失在各个部门，不能及时有效的收集齐全并移交档案馆。

(五)档案存储问题严重。独立学院的馆舍一般都较为紧张，苏州大学应用技术学院档案管理职能划归图书与档案馆，利用图书馆空间较大的天然条件，拥有独立的档案库房。与其他同类院校相比，有一定优势。但是档案柜使用的是老旧的文件柜，存储容量有限，随着溯源收集早年的档案资料，加之近些年的档案材料收集不断齐全及时，档案库房容量已无法满足需求。

三、独立学院档案管理工作改进策略

(一)做好软硬件保障。档案管理部门应做好档案管理发展规划，结合学院整体的发展规划，适时提出档案软硬件需求。如上文提到的库房面积、库房设备(恒温、恒湿、防磁等)、档案数字化设备等。按照国家有关规定，独立设馆的档案库房应与办公区域及阅览区分开，面积应能容纳未来20年的档案增量保管需求。改变传统的文件柜存储方式，采用档案密集柜，既能节约馆舍面积、实现更大的存储容量，同时大开架的存储方式也便于后期的查阅利用。

档案数字化工作在国内很多高校都已经开始了，对于独立学院而言，由于缺少一支齐全的队伍，缺少数量充足的专职档案管理人员，档案数字化工作开展可能相对较难，可以选择配备基本的扫描仪、高拍仪等设备，就算不能实现档案的全数字化，也要可以提供档案的数字化利用。

档案馆应采购功能齐全、便于利用的档案管理软件。一方面可以方便档案管理人员做好档案编目、立卷工作，较为方便地实现档案装订目录的输出。另一方面，使用方便的档案管理系统，可以提供B/S架构的全文检索系统，在无法提供数字化全文的时候，至少可以提供目录检索功能。无论是到馆查询还是预约查询，都能极大地方便档案管理人员及档案利用人员。

(二)兼职档案员队伍建设。为了保证年度档案收集齐全、历史材料得到很好的溯源，档案管理部门一定要做好兼职档案员队伍建设，由于兼职档案员队伍变动频繁，更需要档案主管部门做好兼职档案员的培训工作，明确档案有关概念及档案归档制度，让他们明确档案归档工作的重要意义及价值，同时要指导兼职档案员如何开展工作，如何通过平时归档(日常文件管理)结合年终归档做好档案归档工作。另外，要通过提供高效便利的档案服务，让兼职档案员在实际工作中体会到档案材料归档之后的便利性。

(三)主动介入重大活动。对于学院重大活动、重大基建项目，学院档案主管部门应主动介入，做好档案材料收集工作的指导工作，明确基建类档案材料的归档范围及要求，尤其是基建类项目可能涉及的单位较多且复杂，应通过财务结算等手段，强制性要求校外单位主动予以材料归档，主管单位在项目完结之后即立即将全套材料移交至档案馆。尤其是要注意检查图纸、申报材料是否是原始材料以及项目变更材料是否也已归档。