探讨现代企业合同标准化管理

李玺

【摘 要】合同是企业开展经营活动的有效保障，对于企业维护自身的合法权益具有重要作用。论文介绍了标准化的理念和合同管理的含义，并针对现代企业合同管理中存在的主要问题提出了优化思路，希望为现代企业合同管理标准化的发展提供有价值的参考。

【关键词】现代企业;合同;标准化管理

【Keywords】modern enterprise; contract; standardized management

【中图分类号】F273;F715.4                               【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）01-0039-02

1 合同标准化管理概述

1.1 标准化理念

标准化指的是不断分析、比较、选择、综合，接着加以提炼最后得出的结果[1]。因此，所谓标准化，其实就是一个不断制定又不断修缮的过程，当然修缮要建立在科学技术和实践经验的基础上，并有计划、有组织地进行。

1.2 合同管理

合同指的是当事人双方或数方确定各自权利和义务关系的协议，依法成立的合同具有法律效力，受法律约束。合同管理主要是指相关管理人员根据合同对工程项目的监督，并明确管理人员的职责内容，切实保障合同各项内容的依法开展和顺利实施，从而保护企业的合法权益。

2 合同管理标准化对于企业发展的重要作用

2.1 有利于降低合同管理的沟通成本

沟通与协作是合同管理的重要方式。在企业内部，实行合同标准化管理可以将合同各项业务内容和部门关系进行有效对接，同时，标准化的管理对相关部门的具体责任和工作流程等内容都给予了明确的规定，有利于合同管理的统一实施，促进了企业管理逐步实现制度化与自动化的目标。在企业外部，实行合同标准化管理可以协调企业与合作方的管理，合同实行标准管理可以使其满足相关法律和合作方的要求，有利于企业优化管理模式，增强市场适应能力，同时标准管理帮助企业解决原物料、配套产品、外购等管理问题，有利于企业加强供应链，提高经济效益。

2.2 有利于规范合同管理流程

合同管理标准化，可以明确规定相关部门在合同谈判、审核、签约、履行等环节的相应责任，对条款要求等也会有一定的限制，并形成标准化的合同管理流程，避免发生合同管理人员不能有效发挥功能的现象，促进整个合同管理程序有序进行。

2.3 有利于企业规范和发展电子商务领域

随着计算机技术的普及，电子商务为现代企业的经营带来了前所未有的冲击，当然电子商务的出现也为现代企业转变传统的经营方式，提高管理效率创造了新路径[2]。合同管理标准化的开展有利于电子商务规范贸易程序、改进管理模式。且随着网络用户的逐年增长，电子商务所要面对的客户越来越多，合同就成了开展合作时的具有法律效力的相关凭证及安排合作事宜的重要说明，因而合同管理的水平必须提高以适应电子商务领域的发展要求。此外，合同标准化有利于规范合同文本，提高企业预防欺诈的水平，且其操作简便，可以节省大量的管理时间，提高了企业管理效率。

3 现代企业合同管理中存在的主要问题

3.1 合同制定不规范

合同制定不规范，一方面表现在合同文字的措辞不严谨，一些条文容易出现歧义，一旦出现问题，极易引发合同纠纷。另一方面表现为合同中违约责任的追究不明，违约责任作为合同中的重要内容，是约束合同主体依法遵守合同规定，追究责任，保障企业利益的重要手段，但是在合同的制定中，一些企业往往忽视了对违约责任的规定或者是规定中双方职责不明确，严重影响了合同效力。

3.2 合同条约的执行不深入

合同条约的执行不深入主要表现在一些合同管理人员对于自身企业所具有的权利认识不清。合同双方具有变更权、不安抗辩权、先履行抗辩权和同时履行抗辩权，这些权利对合同双方的合法权益进行了有效保护。以变更权的使用为例，遇到一些特殊情况，如项目主要原材料价格上调，企业可以与合作方协商增大项目投资，这种变更是允许的，如果一味地按照合同行事，不了解企业的实际需求，反而会损害合同双方的利益，造成不必要的经济损失。此外，一些企业没有充分意识到合同制定和履行过程中相关文件材料的重要性，对于这些资料不注意留存建档，一旦出现合同纠纷，企业往往无所适从，没有合法的证据保证自己的权益。

3.3 合同管理人员的责任分工不明

在合同的签订中，常常出现相关人员授权不明确的问题，尤其是向相关负责部门及人员的责任问题，如在合同中未明确标明法律顾问、专业人员的具体权限，导致这些人员无法发挥其专业特长，无法及时发现合同中存在的内容模糊、表述不清等纰漏，可能会产生无效合同，損害企业的利益[3]。

4 优化现代企业合同标准化管理的具体措施

4.1 建立健全合同标准化管理机构

管理机构是实现合同的标准化管理的主体，也是监督合同管理标准化实施情况的主力军。因此，企业需要优化调整并完善合同标准化管理机构。具体措施如下：

一是构建项目申报部门，管理项目申报事务，接着按照项目合同统一调动项目所涉及的企业部门，以保障项目运行的有序性，提高企业的管理效率。二是设置专门的合同管理部门，统一企业合同，以减少由于部门职责重叠而造成的管理冲突或责任推脱。专门的合同管理部门需要具备配套的管理制度，如科学的合同签订程序、合同验收标准、合同解除与变更的制度等从而使相关管理人员有章可循，通过公认的制度标准来有序进行合同管理工作。三是设立合同监督机构，协调沟通企业中有关合同管理的所有部门，并针对不同的部门职责做好监督工作，如针对管理层，做好合同签订前的准备指导工作;针对基础合同管理员工，做好合同谈判与签约的监督工作。

4.2 完善合同标准化管理的实施流程

首先，合同签订需要制定规范性的流程，并由高层主管负责签订。同时由于企业项目合同具有法律效力，且专业性较强，因此，企业应该认真对待，明确相关负责人的职责，并安排专业工程师和法律顾问参与到合同的签订中。此外，对于合同负责人员的具体任务要有科学、明确的分工，合同承办人是合同签订的主要负责人，主要职责为与合作方沟通协商，进行联络工作，财务部等其他部门起辅助配合作用，主要负责经费预算、提供合同文本等工作。

其次，规范合同的档案管理，建立专门的合同档案部门和完善的档案管理流程、制度。合同负责人需要根据相关合同归档制度收集并整理相关资料，资料的收集要贯穿项目合同签订前、签订中、合同履行和合同结束等全过程，并将资料及时整理成册，交于专门的合同管理员存档保管。

最后，合同管理相关岗位需要互控化。虽然企业内部的各个部门职责不同，但是合同管理所涉及的相关工作之间是有一定联系的，因此，企业要加强这种联系，使合同管理实现相互监控、相互衔接，成为一个不可分割的整体。同时合同管理的每项环节可以对上一环节进行监督和检查，例如在填写合同履行表时，相关人员就可以对合同的文本、验工计价、财务付款等各项内容进行检查和纠正，以促进企业合同管理的规范进行。

5 结语

随着契约精神的深入人心，合同成为当事人在各种经济活动及利益来往中确保自身利益的重要方式。合同规定着合同双方所拥有的权利与所需承担的义务。然而，我国现代企业的合同标准化的管理有待完善与探讨，合同管理在具体的实施中仍存在合同制定不规范、合同条约的执行不深入、合同管理人员的责任分工不明等问题。因此，应该从建立健全合同标准化管理机构、完善合同标准化管理的实施流程这两大方面入手，推动企业建立和推行合同标准化管理，以提高其合同管理水平，促进企业的良性运行和持续发展。

【参考文献】

【1】薜玉林.水力发电企业合同管理探讨[J].四川水利发电，2013（15）：2.

【2】刘琰瑾.精细化思想的石油企业合同管理探讨[J].东方企业化，2014（23）：18.

【3】李索美.对企业合同管理标准化的研究[J].中国管理信息化，2013（01）：22-25.