信息时代中小型高校档案建设与发展对策研究

2019-03-19林建国任菲菲

产业与科技论坛 2019年16期

□林建国任菲菲艾旭

一、中小型高校在新时期下加快档案建设的必要性

(一)高校档案信息化建设是当今发展的整体要求。随着计算机使用的普及，电子技术应用到档案管理中已经是时代的必然要求。2000年国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。2010年12月，国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上指出：“要加快传统载体档案数字化步伐”，“各级国家档案馆要争取在‘十二五’期间把馆藏重要档案基本数字化，建立数字档案馆”。可见国家对档案的数字化、信息化是何等的重视。

(二)提高档案管理服务工作是高校办学和管理水平的体现。档案的数字化、信息化建设不仅体现了高校的管理现代化水平，同时也展现了办学实力和教学水平。档案的信息化充分解决了档案的海量储存问题，给档案的查询提供了便捷。通过计算机进行信息化检索和管理，大大提高了档案查阅和利用效率。特别是本科教学评估中对材料的收集、整理工作非常大，为便于评估专家全面准确地了解学校办学过程和情况，工作人员可以充分利用档案信息化技术对各类档案进行数字转化，通过网络就能让专家们查阅到教学相关材料并了解整个教学运行全过程。所以档案的数字化、信息化建设和运用体现了一所高校办学和管理水平。

(三)档案信息管理有效降低了失误率，达到了现实意义的开放。传统的档案管理基本靠手工，由于工作人员对档案库存的熟悉度不够，时常出现找不到利用者所需要的资料。

通过档案数字化、信息化管理后，工作人员运用软件进行检索安全高效地查找档案，减轻工作量的同时提高了准确度，有效降低了失误率。档案的信息化建设和管理真正实现了档案查阅开放。用户使用身份验证和钥匙密码可以根据自己的需要，通过校内档案网平台借助网站提供多种检索查阅功能，就能查询到设定不同层次的开放档案，进行不同层面的开放利用。数字化网络的利用，解决了档案信息资料利用的多样性，随时可以通过网站查询到大量的档案信息，很大程度地开放和利用了档案信息资源。

二、中小型高校档案信息化建设的现状和问题

(一)学校对档案工作人员的培养不够重视，经费支持更是不足。由于对档案建设的认识不足，造成重视程度还不够，资金的投入上也比较薄弱。许多高校忽略了档案信息化建设，没有充分认识到档案信息化的重要性和紧迫性，也很少安排工作人员外出参加档案信息化、数字化方面的业务学习和相关学术会议的交流。档案信息化建设要将原有的库存档案全面数字化，这项工作量非常大，档案管理人员也有畏惧心理。近十五年全国高校发展都比较快，规模都有所扩大。在发展过程中形成大量的各类档案材料，如果仍然用老的收集利用方法，工作量会非常之大。另外，很多高校没有重视对管理人员的培养。档案的信息数字化建设是一个系统的工程，把纸质文件资料转化为数字资源，建立数据库链接到档案信息网站。这样就需要一批懂专业懂技术的工作人员来完成，所以对人员培养是非常重要的。现在很多高校在硬件配备上只有少量的几台电脑和一般的档案管理系统，根本达不到信息化数字化建设的要求。

(二)高水平档案管理人员非常缺乏，人员年龄结构不合理。很多高校档案管理人员学历低、专业能力差，在档案人员配置上不够重视，档案专业毕业的人才少，本专业的人员专业技能不足。后期对人员的相关技能培训又比较缺乏。这些老同志又是在档案管理岗位上工作时间比较长，很难接受新的技术和管理模式，短时间内对于信息化、数字化档案管理模式很难转变观念。他们习惯于传统手工作业，凭多年经验工作，安于现状，不愿意放弃已有的习惯，不愿意在技术上进行提高学习，改变原来的方式。老的档案员的这种管理理念，对年轻人有不自觉的影响。有的高校甚至于没有专职档案管理人员，极大阻碍了高校档案信息化建设的发展。

(三)档案资源分散、管理模式落后。很多高校在日常工作活动中产生大量的电子文档和纸质文档，由于生成部门不同，文档的特性也有所不同。这些文档都没及时、准确、完整地集中统一管理。各种门类的档案分别保存在各个部门，各部门都想着自己方便利用，对学校来说就无法形成一个完整的全宗。这样的管理也对高校的档案建设非常的不利。档案是高校活动的记录记载，档案信息化管理是高校数字化建设的重要组成，档案管理功能不健全，归档范围和要求也不够详细。实施高校档案管理规范化，在档案管理中要提倡档案管理的各项要求，明确制度和责任。高校档案管理工作与学校各项工作息息相关，要加快高校档案管理工作体制的改革，加快档案信息化建设进程。

三、中小型高校档案建设与发展对策

(一)加强档案信息化建设的认识，加大各项投入完善基础建设。档案管理的质量是衡量高校办学水平的重要指标。提高认识加大档案信息化的宣传，从档案管理思想、手段、方法上入手，查找存在的问题。用新的理念和技术取代传统的管理观念和手工操作。只有加大投入资金的力度，才能为高校档案信息化建设打好坚实的基础。让校领导层充分认识档案数字化、信息化建设的重要性和必要性，对促进档案的共享和提高档案的利用价值有着重要的意义。从而争得学校领导的支持，将档案管理数字化、信息化建设纳入学校的整体发展规划中。这样才能促进高校档案的数字化、信息化建设正常发展。

(二)培养档案工作者专业素养，引进专业的信息技术人员，提高管理理念。档案管理工作是需要具备较高的专业素养和专业水平的工作人员来开展的。在档案信息化建设中，必须重视高素质复合型信息技术人才的培养和引进。对档案人员的任用要严格，要建立健全在岗人员的培训制度，加强各高校档案工作人员的沟通交流，借助其它学校的经验来推进本校的档案信息化建设。另外，还需要通过面向校内外招聘专业的信息技术人员和高素质的管理人才，新的管理人才会有新的管理理念，这样就能提高整个档案管理队伍的水准。

(三)注重信息网站建设，规范管理系统，实现数据的标准化、兼容性。院校档案网站的建设在信息技术飞速发展的当下显得更加迫切。学校更应该纳入总体规划，加大投入。在网站的设计上，需要多考虑到校内外使用人群的需求，多方征求用户群体的意见。大量组织各类数据信息，建立在校学生档案库、毕业生数据库、校史校友数据库、学校档案数据库、论文数据库、校内科研数据库等，增强网站的吸引力和实用性，这样就能提高网站的关注度，对档案有效利用起到了积极的作用，对档案工作的发展有着重要的意义。档案信息化系统、数据的统一是有效降低建设成本数据信息共享的关键，应在高校间统一数据，避免重复开发造成资金的浪费，规范各种数据的标准，提高高校间系统的兼容性，加强校际间的交流合作，提升档案信息共享，促进信息的利用。