建筑工程档案资料管理中的问题及措施

摘 要：目前，在我国建筑企业日渐发展的市场环境下，给建筑企业经营理念以及内部管理模式提出了更高的要求。其中在建筑工程建设发展过程中，其工程档案资料管理起着非常重要的作用，甚至直接影响着建筑行业工程项目稳定进行以及长久发展。因此，无论是基于建筑企业本身还是城建档案馆都需要对建筑工程档案资料管理重视起来，利用创新管理方式，加大城建档案馆与建筑企业之间的档案管理连续，将两者的建筑工程档案管理逐渐趋于科学。基于此，本文首先论述了我国城市建设档案管理的现状及问题，其次对城建档案馆制度管理问题的表现进行了讨论，最后具体阐述了提高建筑工程档案管理质量应采取的手段及城建档案馆的处理措施。

关键词：城建档案馆；工程项目档案资料；管理优化

在建筑工程中，工程档案资料的管理和收藏并非建筑单位独立进行的，它需要多个方面以及相关单位紧密配合，将建筑工程各个单位以及城建档案馆联系起来，严格遵守档案资料管理制度，并在实践管理中总结经验，并分析其管理过程中存在的一些问题。建筑工程档案资料具有记载建筑工程项目施工进程、施工活动中形成的图物、保存其相关资料的真实性作用。主要的记载内容包括建筑工程中建筑物、构建物、地下敷设等。建筑工程档案资料也是建筑企业在投入工程建设前的投资计划、项目工程设计计划、项目施工管理计划、材料使用以及维修工程等活动的具体文件资料的体现。因此，工程项目档案资料作为建筑工程内部管理的重要部分，城建档案馆的档案资料管理作用也就不言而喻了。

1 建筑工程档案资料的特点

建筑工程档案一般有一种资料共性，即真实性，因此建筑工程资料的保存与项目施工是同步进行的。项目工程的资料整理、报批直到竣工的整个过程所有活动以及工作都需要真实的记载下来，并与实际项目保持一致性。另外，建筑工程的档案资料除了具有真实性，最重要的是具备实用性。一般建筑工程项目竣工后，首先需要对建筑档案进行评价，当档案通过时，就开始对工程建设工作进行进一步考核。最后，建筑工程档案资料还具备整体性特点，整体性即档案资料能对整个建筑项目进行文字体现，从而全面反映建筑项目的施工效果，也对整个项目工程起到了指导性作用。

2 我国城市建设档案管理的现状及问题

2.1 现状分析

分析建筑工程档案资料管理體系的发展历史，自建国以来就已经得到了十分重视，并建立了专门的建筑工程档案管理机构——城建档案馆进行负责管理。现如今，我国共有两种机构负责城建档案管理：

由建筑企业的各个主观部门建立的专门履行城建档案工作的行政管理型机构；

面对城市建设项目产生建筑工程档案资料管理和利用型机构，例如——城建档案馆。但就目前来说，我国城市建设档案资料管理工作仍然存在很多不足之处。

2.2 我国城市建设档案管理中存在的问题

2.2.1 缺乏优秀的档案资料管理人员

在城市建设档案管理体系中，很多建筑企业中的档案资料管理人员并不具备专业的管理技术，大部分都是刚步入社会的非档案专业的毕业生，缺乏一定的知识和实际管理经验。因此，由于缺乏优秀的城建档案管理人员，建筑工程档案管理工作效率低下，从而导致不能及时管理和保存，阻碍了建筑企业工程项目考核工作的正常进行。基于此，提高城建档案管理人员的素质变得非常重要。另一方面，我国各个城市之间的城建档案管理工作发展局势并不相同，一些政府比较重视的建筑工程对其投入力度非常大，这些城市也已经具备了规模较大、体系较为完善的城建档案馆，并形成了独特化的档案管理体系，但在一些较为落后的城市甚至没有相关的建筑工程档案管理机构。

2.2.2 建筑工程档案管理技术已经设备落后

我国的建筑工程档案资料管理技术以及管理设备相对于国外先进水平来说，有着严重的落后问题。例如一些先进的计算机管理设备以及档案编码管理技术在我国建筑企业甚至落后城市中的城建档案管理馆中都未得到广泛应用。

2.2.3 政府单位管理人员缺乏城建档案资料管理意识

我国很多地方政府的相关单位管理人员缺乏城建档案管理意识，甚至认为建筑工程档案管理工作并无重要作用，不会对建筑工程的审核以及城建造成影响。因此，其管理工作大多流于形式，无实质性内容。

3 基于城建档案馆制度管理问题表现

3.1 对建筑工程档案管理的基本准备工作不充分

城建档案馆中大部分馆藏都来源于建筑工程档案资料，但现如今，档案接收部门因一些原因使得城建档案的接收工作不够顺利。例如，部分施工单位中的城建档案负责人缺乏责任意识，甚至缺乏法制观念，从而出现了一些私自保管档案资料的现象。此外，再加上很多建筑工程，施工单位对城建档案工作不够了解，因此在实际的建设工程档案整理和保管工作中容易出现文件资料归档不及时、档案损坏或丢失等情况。在之前，我国城建档案保证金制度下，可以促使建筑工程以及相关施工单位能及时的将档案接收进馆，但就目前来说，经济手段的缺失使的背景下，依靠行政手段促使城建档案合理储存成为了唯一方法。我国如今的行政手段力度仍存在一些不足，例如基本准备工作不充分，大多数城建档案资料的质量不达标，城建档案馆接受数量趋于下降等。目前，虽然有很多针对性的法律法规约束这档案管理部门，但并没有赋予城建档案部门具体的职责和权力。因此，无论是城建档案馆的接收工作，还是建筑工程档案资料的管理工作都无法顺利开展。甚至一些部门为了满足自身的利益需求，不依法移交建筑工程档案，城建档案接收工作不能顺利进行。

3.2 城建档案馆档案鉴定工作滞后

对于建筑工程档案资料来说，档案鉴定工作是保证档案真实、有效、完整的必要工序。而城建档案馆的就是鉴定建筑工程档案工作的重要场所，在确保档案完整的同时，也能有效节约档案管理上的人力和物力资源。但由于关于建筑工程档案鉴定的法律法规不健全，因此施工单位配合积极性比较低，所以建筑工程的档案资料鉴定工作相对落后。

4 如何提高建筑工程档案管理工作质量

4.1 以建筑企业内部管理角度加强工程档案管理

4.1.1 加强档案管理人员的培训工作

首先，对所有参与到建筑工程档案资料管理的工作人员进行科学的专业化培训，使他们能熟练掌握档案管理流程以及管理技术。此外，适当提高建筑工程档案资料管理人员的入职门槛；其次，对建筑工程档案资料管理相关人员进行集中性的业务理论培训工作，培训内容应包括各类建筑档案的认知、归类、整理和管理标准等。例如对建筑工程类档案进行管理，应做到工程施工与档案管理工作同步进行，从而为之后的建筑工程档案管理工作做好一系列的准备；最后，相关政府部门应加大支持和投入，强化城建档案管理人员培训力度，最终提高建筑企业工程档案管理水平。

4.1.2 加强对建筑工程档案资料编写的管控工作

1）建筑工程项目的档案和资料编写表格应保持统一。工程表格的设计与制定要依据建筑项目的相关事宜进行针对性配用，表格应用的统一可以有效节省档案管理人员的资料整理时间，从而保证建筑工程档案的规范性和单一化。

2）对建筑工程物质资料做到及时收集、整理。例如，在建筑工程施工過程中用到的原材料，在实际工作中经常出现合同与建筑材料无法同时到达并投入使用，这就需要档案管理人员标注好相差因素，做好材料收集工作。

3）保证建筑工程项目技术资料的完整性。工程项目技术资料是反映建筑工程质量的标准，因此必须加强对工程项目中技术资料的管理工作，保障技术资料收集的及时、完整性，从而保障工程进度以及工程项目质量。

4.2 以城建档案馆角度提高建筑工程档案管理工作质量

4.2.1 加强城建档案的法制建设工作，完善监督机制

一方面，加强城建档案资料的法制建设工作应建立健全城建档案内部管理体制。早在1961年，我国政府就制定颁布了关于城建档案管理的法律法规——《加强管理城市基本建设档案的意见》，1980年，颁布的《科学技术档案工作规定》，之后几年又陆续出台了一系列关于城建档案管理工作的法规和条例。以上法律制度都是城建档案管理工作有效的法律依据，遵循我国基本规章制度，城建档案管理部门就可以自主起草并应用合理的专业管理法规。此外，为了实现城建档案馆档案管理业务的高效化、制度化，其内部也需要制定一套具有约束性、参考性、有效性的规章，从而进一步提高建筑工程档案资料管理工作质量。

另一方面，关于城建档案馆管理方面。城建档案管理人员以及内部领导都应提高对城建方案管理问题的重视，实现集中型城建档案管理工作，将城建档案管理工作提升到相应的法律高度上。在对建筑工程项目档案进行验收时，基于国家和地区相关规定与相关单位人员共同进行工程的预验收工作并加盖预验收印章，做到同步进行，同步调整，同步结束。验收结束后应及时将建筑工程档案移交至相关的城建档案馆，保障城建档案资料的完整性。

4.2.2 合理细化建筑工程档案管理的法律法规

我国政府单位应尽量完善相关法律法规，从而细化建筑工程档案管理流程，最终使建筑企业的档案管理工作能详细、具体的遵守相关法律法规，进而稳定建筑工程档案管理工作。同时，对建筑工程档案管理的法律法规进行合理细化，可以充分保障管理工作的完善化，进而渐渐走向规范化、流程化的道路。例如，在对建筑工程档案资料管理人员职责的相关规定，某市城建档案馆有明确的规章制度规定：从事城建档案资料管理人员必须加入相应的法人企业，不能以个人名义承包建筑工程档案管理工作。此外，相应的档案管理人员必须对建筑工程项目施工中的任何阶段给予充分重视，并将建筑工程档案资料管理工作落实到每一个项目环节中。要想做到以上要求，建筑工程档案管理人员就必须亲临工程施工现场，并掌握施工前、施工中、工程结束后整个流程的一系列管理工作，这样就能最大限度的保障建筑工程档案数据失真、遗漏情况。

4.2.3 加强城建档案馆信息建设中的同步理念

我国目前的城建档案馆情况为：档案分类参差不齐、档案查询方式各异，给城建档案馆管理带来了一定的困扰。因此，城建档案馆应加强信息建设中同步理念的建设，将馆内的基础设施和管理软件的规格型号统一化，以便同步管理。另外，城市档案馆之后的发展目标应从为专门机构服务转为为广大建筑单位、广大群体服务上，让所有大众了解城建资料，了解建筑档案材料，并于城市经济发展文化相互结合起来，通过利用政府政策信息，结合市场实际情况，完善建筑工程档案管理监督指导工作，最终提高自身档案管理工作效率。

随着我国社会、经济的飞速发展，信息化技术已经深入到了各行各业甚至大众的日常生活中，城建档案馆要想跟上发展步伐，就必须加强信息化建设，从而更好的为建筑工程服务，为广大群众服务。

参考文献

[1]李丽.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].门窗，2017（06）：48.

[2]马亚细亚. 城建档案馆功能实现的对策研究[D].黑龙江大学，2015.

[3]文冬莉.城建档案管理中的问题及对策分析[J].办公室业务，2013（13）：190.

作者简介

田曼（1989-），女，汉族，天津蓟县，本科，北京市城市建设档案馆，研究方向：档案。