以共享会计模式为基础的会计档案管理探索

成宋君

摘 要：我国会计档案管理在计算机技术发展下也得到根本性变化，经历了从传统的会计电算化档案管理模式到以共享会计模块为基础的会计档案管理模式。本文通过对传统会计电算化档案管理模式进行分析，进而对以共享会计模式为基础的会计档案管理进行阐述。

关键词：共享会计；会计电算化；档案管理

在我国会计电算化发展中，逐渐走到共享会计的阶段，这就让企业的会计人员实现在一个同一个账套下工作，对会计数据的准确性有很大的提高。同时国家也对会计档案管理做出新规，使得电子会计发展的步伐加快，进一步促进我国会计档案管理改革步伐。

1 财务共享模式对企业会计档案管理的重要性

通过案例也能发现财务共享模式的优势，美国运通实施财务共享模式后，全球员工下降1000人，节约成本8000万美元。企业财务管理工作中，会计档案管理工作是其很重要的组成部分。会计档案管理就是对能够放映企业经济状况的材料进行保存。传统的会计档案管理主要是以纸质版的形式实现的，档案很难实现有效的管理和保存。在科技的不断进步下，很多企业的会计档案管理方式也发生了根本性变化，财务共享服务中心的建立，让企业财务工作得到有效集中，极大的提高财务人员工作效率，也对纸质会计档案管理中的不足进行有效弥补。财务共享模式下，企业的财务关系更加明确，且实现财务服务为中心的管理模式。同时还能对会计工作进行有效的管理和监督，促进企业会计档案管理环境得到改变，实现现代化的会计档案管理模式。

2 我国传统会计电算化的档案管理

传统会计电算化下，会计人员在工作的时候，由于数据服务器在本地，其他办公室的会计人员只能通过电脑和局域网来处理工作。会计档案在存储中，基本是都是纸质版一套和电子版一套两套备份。同时，档案存储中还包括数据和软件，而其主要是为了实现对会计电算化工作环境的实现。根据实际经验可总结出传统电算化档案的特点。

2.1 纸质会计档案，浪费严重且不易保存

在会计人员的日常工作中，将平时工作中的数据、账目、明细等打印出来，然后再交到档案室管理，在这个过程中基本没有对其准确性进行核对，使得档案的真实性有所下降。而且由于纸质版档案数量巨大，会造成纸张的浪费，且由于储存中占用很大存储面积，造成人力、财力等方面的浪费。

2.2 打印会计账簿，复杂且容易出错

会计账簿有专门的人来负责打印，但这项工作对会计人员的综合素养有很高的要求。当会计人员遇到多栏式账目的时候，打印过程中如出现一些小状况，很容易造成账目连接不上，且对纸张也造成极大浪费。

2.3 电子会计档案，恢复不容易

在计算机技术水平的不断进步下，电脑系统也在更新换代，很多新电脑都无法支持老系统，所以就需要对电脑进行系统更新。但是在系统更新中，要做好财务信息的备份工作，在数据恢复的时候速度极慢，对时间和人力造成严重的浪费。

2.4 电子会计档案，对存储介质要求高

在对电子会计档案进行保存的时候，需要对其进行备份，便于档案实现异地存储[1]。会计系统软件极易受到病毒感染，对存储的档案造成很大危险。

2.5 传统电算化档案，分散管理

很多企业，以及一些基层单位都有自己的档案管理室，这样索然方便自身的取用，但在母公司进行查账等行为的时候，对他们造成极大不便，需要专门跑到每个基层单位去查看，对工作人员的时间和精力造成很大损耗。

3 以共享会计模式为基础的会计档案管理

就目前来看，世界500强企业超过50%，世界100强企业超过80%都已实施财务共享。会计共享模式下，会计人员在进行工作的时候，数据服務器在企业母公司，各基层单位的会计人员只需要在各自的电脑上进行工作，并对会计事务做出处理。在工作中，基层单位的工作人员职能也有所变化，主要负责为母公司提供基础数据，对凭证和报表进行严格审核。在财务共享服务中，有很重要的一个模块，就是共享模块，通过这个模块会计人员能够及时准确的提取所需数据，并完成会计报表的制作。

3.1 共享会计模式下的档案管理要求

本单位在严格按照国家对会计档案管理办法执行中，也逐渐形成了自己的管理办法。其中电子档案管理办法中有如下规定：第一，财务管理信息系统具有导出功能，导出的档案必须符合国家的相关要求，导出的格式也有相关的要求，一般为PDF。第二，实施本单位的会计档案管理系统，且将该系统与财务管理系统进行连接，使得数据实现共享。第三，为保证会计档案的存储安全，一些会计档案若需要永久保存，必须要以纸质形式再存储一份。第四，在实现共享的时候，可以对纸质档案进行扫描，存储于平台上，以便大家随时查阅。但纸质资料还需保存，并作为副本继续保管。第五，会计资料在电子形式的保存之下，就需要对各业务之下的会计信息系统全都归为本单位系统之下，严禁用备份来代替归档。第六，会计档案是当年份的，在一年结束之后，财务部门在对其进行一年的保管，然后再交由档案管理部门保管。

3.2 共享会计模式下的档案管理特点

现代科技推动共享技术的发展，使得会计工作的方法和理念也在不断发生改变，而会计档案在进行管理的时候也发生了很大变化，具体有下面几个特点：

1）电子会计档案最大的转变，就是由传统会计电算化时期的数据备份，以恢复使用环境为目的，转变为导出共享档案，实现PDF文件为主。通过清远市龙坪林场会计档案管理系统，实现数据的查询和审核，可以不在共享会计系统的基础上进行，使得电子会计档案存储的安全与完整得到保障。

2）会计人员在工作中，会计凭证完成之后，一般交由财务共享中心对其进行装订和保管，等一年之后，再交到上级部门[2]。所以会计人员在平时工作中，对数据进行查询的时候，只能通过电脑实现，会计凭证将和工作人员分离。

3）清遠市龙坪林场会计系统的建立是由很多部分组成，这些模块主要有会计支付管理系统、费用报销系统等，使得会计工作更加方便，使工作人员的工作量有效降低。

4）在共享模块之下，会计档案管理是用共享会计系统和清远市龙坪林场档案管理系统两个备份进行管理工作的，这就使得电子会计档案的备份工作得到简化。

5）在共享会计模式之下，会计人员在查询和管理中只需要进行简单的浏览器操作就可以进行，无需在对软件进行备份，使得会计人员对电脑系统的依赖度得到降低。

3.3 共享条件下的档案集中管理

欧美国家实验表明，共享服务下，美国企业成本节约程度达50%，欧洲企业在投资回收期18-24个月内，成本节约达35-40%。要想实现档案集中管理，财务共享中心在接到相关部门的档案之后，再移交给上级部门，这就需要建立起上级部门或者母公司的会计档案共享中心，对各基层单位或者其他单位的会计档案进行集中保管。

3.3.1 集中管理，统一制度

在对会计档案移交到上级单位的时候，一般有档案中心接收进行管理，使得中间环节减少，减少出错的频率。对档案集中管理的模式，可以帮助单位建立起统一的管理制度，将会计档案能够有效集中。同时，还能会计人员对设备的使用，方便制定符合实际需求，且统一规范的会计档案管理制度。

3.3.2 方便检查工作，减少资源浪费

档案集中管理能够极大的方便上级部门对档案的查阅和审计，这就使得相关工作人员不用再去每一个单位进行检查，由集中的档案管理中心进行管理，可以有效减少工作时间，提高工作人员的工作效率。档案集中管理，还能减少对纸张的浪费，做到节约环保。

4 共享会计模式下会计档案发展之展望

在单位实施共享会计模式下的档案集中管理后，纸质版档案资料还需进行保存，但这时候的纸质档案资料大多数只是会计凭证[3]。而会计凭证的管理在档案管理中也是比较棘手的问题，若想有效解决这个问题，就必须做好发票的验证问题。所以单位要统筹分析，综合考虑，将各个环节进行有效把握。会计档案在发展中，有一个很重要的目标，就是减少甚至不用纸质档案，所以在这个过程中就需要下面的配合：

1）国家新政策的出台，对会计档案管理实施宽松的政策，现在对电子发票的使用还未进行详尽的规定说明，所以就对会计档案管理中的保存造成一定影响，就保存发票的识别码还是整个影像文件还需进一步研究细化。

2）我国税务机关对国税和地税进行合并，现在还处于一个磨合的阶段[4]。但希望二者磨合之后，能够有效发挥出合并后的作用，并将电子发票验证系统或者方式进行健全。同时，社会要对应用接口进行开放，方便单位对其进行联网使用，这样才能保证电子化档案建设中得到技术支持。

3）单位在实现共享会计系统之后，对系统进行升级，就能在系统中进行费用报销。这时只要在网络上申请，并提供电子发票的识别码就可以完成报销工作。财务共享中心会计人员在做凭证的过程中，系统能够对发票发起验证，这个过程不用人工进行操作，完全实现电子化，极大地降低了工作人员的工作力度。

5 结语

新时期我国实现以共享会计模式为基础的会计档案管理模式，能够对现有的电子会计档案管理得到有效完善，从而提高工作人员工作效率，提高工作质量和服务水平，促进会计部门更好的服务企业，为企业的发展提供更多有效的方案。

参考文献

[1]易南冰.财务共享模式下的会计档案管理工作研究[J].环球市场信息导报，2016（29）：105-105.

[2]张庆超.基于财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].财会学习，2016（24）：209-209.

[3]于鲁霞.电子会计档案管理探索与实践[J].办公室业务，2017（6）：177-177.

[4]侯增周.财务共享模式下“会计工厂”探索研究——以某大型国有企业财务共享中心为例[J].商业经济研究，2016（15）：188-190.