新时期加强干部人事档案管理工作的思考

李忠燕

摘 要：人事档案是职工个人德能勤绩廉的真实反映，是选拔任用干部、考察后备人才的重要资料。新时期下，我们党对人事干部档案管理工作提出了更高要求，也对干部的考察提出了更严格的要求。因此，新时期下，干部档案的信息反馈是组织部门考察干部的重要依据，在一定程度上决定着干部任用是否正确。本文从干部档案的重要性出发，阐述如何加强档案管理工作。

关键词：干部档案；管理工作

干部人事档案真实反映了一个职工从重要的学习时期、参加工作以来的经历，也包含了职工一些基本信息。其中的三龄二历一身份、履历表、组织审定表、政治历史资料等是组织部门考察的重点，也是组织部门选拔干部的最基本的参考材料。在《干部人事档案工作条例》第三条中明确指出：干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。可见，干部人事档案在干部选拔任用中有着极其重要的核心作用。那么，如何才能让干部档案发挥其应有的作用，本文试从以下几方面论述：

1 从规定和意识形态重视档案工作

我们国家对干部人事档案管理工作有着专门严格的规定和制度，凡从事干部档案管理工作的人都知道，笔者在此就不一一罗列了。但是作为从事档案管理的工作者必须认真学习，吃透政策。干部档案“属于党和国家所有”，对于这份厚重的“国资”，我们不但要管理好，还要用好，要有效的发挥其重要作用，要为组织部门提供真实、可靠的档案材料。

思想上认识到位是学习好档案管理法规的前提条件。新时期学习档案管理规定应是全员化、全覆盖的，这里强调的是除党政领导、档案管理部门外，其他每一位职工都应加强学习，这不但是一种责任，也是每个职工应尽的义务。档案材料有组织部门在工作中形成而收集上来的，也有职工自己主动提供的，包括其社会关系、学习经历、思想状况、世界观等等。如果职工自身没有认识到档案材料的重要性，思想上不重视，不及时与组织部门沟通并提供相应材料，干部的档案材料就会失时、失效，甚至失真，其档案的真实性和利用价值就会大大降低。因此，作为党组织、档案管理部门都应该加强档案管理工作的宣传和学习，大家达成共识，档案管理工作就一定会向好发展。

2 推行集成化和系统化管理

因为干部人事档案有着其机密性，所以能够直接接触到档案材料的人原则上就只有档案管理员。又因其档案管理技术含量低，管理软件开发利用有其局限性，导致大多数单位仍然停留在传统的手工管理模式上。档案管理人员也习以为常了，每年就固定的就那么材料存档，可能也并不觉得需要改进方法。又或者管理人员虽然也觉得应该规划化、系统化管理，但因为与领导层沟通不充分，没有引导领导层的重视，而仍然停留在传统的手工管理模式上。但是，这种传统的管理方法存在着很大的弊端，管理效率不高暂且不论，错误太多，根本无暇顾及且防不胜防。管理过档案的人都知道，每一位职工每年填报的年龄、参加工作时间、党龄、学习时间、简历等等，前后常常会不一致，有些事件描述不统一，更别说不按照要求填写材料的情形了。这给档案材料的认定带来了巨大的工作量，同时存在档案管理不善的履职风险。

在前两年，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作。在这次专项审核工作中涉及面广、要求严，单位投入了大量的人力精力，成立了干部人事档案专项审核工作领导小組，单位党委书记、院长为组长，分管领导为副组长，各部门负责人为成员，定期对专项审核情况进行研究。结合单位实际，制定了干部人事档案专项审核工作方案，按照“严、细、准”的要求，对每卷档案都进行初审和复审。中央组织部把干部人事档案作为衡量干部的特别是对党忠诚与否的重要方面。在这些专项审核工作中，不仅仅是我们档案工作人员，也使得广大干部受到了一次生动的教育。借着这样的契机，使广大干部认识到档案的重要性。

各个单位投入大量的人力物力来做这个专项审核，认定三龄二历一身份等，说明这个事情是无论是对组织还是对个人来说都是极其重要的。回过头来想想，如果做到对干部档案专业系统化，真正的规范化了就能在日常的管理中把这项工作有条不紊的管理下来了。在专业系统化管理后，材料入档时如果基础信息不一致系统会自动提示，必须核对一致才能归档，这样既能减少手工操作的失误，及时的发现问题防止错漏。另一方面也能防止把问题累积下来。这样对于提拔任用干部对档案的使用，以及退休入社保都是极其便利的。

实现现代化管理档案的工作要求，必须利用专业管理系统，对干部档案进行科学化管理，切实保证档案材料规范、真实、全面及调取便利。另外，在切实能够保密的前提下，上下级组织部门间利用大数据、互联网管理档案也是可行的，这样才是真正意义上的档案管理集成系统。

3 完善人事档案管理法制建设

档案管理基本制度多数单位都已形成了，但真正把每一个制度执行好的单位恐怕不多，这在我们平时档案检查中就早发现这一问题了，如收集材料不规范、不完整，查阅档案审查手续不全，硬件设施配备不全等等情况。这些问题存在的根本原因，就是责任制没有得到落实，工作不认真，检查重形式太多，每次上级检查结果是整改，追究责任的很少很少。又如，近年来大学生档案转递基本上不走机要局了，学校让个人带至单位报到，因追究责任不落地，这种档案材料失控、有遗失可能的高风险行为被大家忽视了。失控有可能造假、遗失会引发人事纠纷，因此，任何违反档案管理的行为，一经查证，必须制度给予相应处分，甚至是依法惩处。

这里引用一案例，1995年董先生将人事档案寄存于某人才中心，2008年董先生在办理退休时，因人才中心将其档案遗失，导致其无法办理退休手续，造成经济损失，法院最后判定赔偿经济损失5万元。本案中，涉事当事个人并没有得到应有处罚，体现不到法律的威慑力。因此，建议在相关法律中明确档案管理失职，造成经济损失等后果的法律责任。

4 探索干部档案管理认证和评级工作

大家知道，质量管理体系认证从沿海外企中推行，逐步发展到内地，并快速被国企所认同，有了这一套参照国际标准制定的适应国内企业的质量标准，不但能够适应世界经济发展，还为验证管理、服务、产品质量的提供可判依据。干部档案工作标准均由国家组织部门制定并发布执行，各省再依据实际情况细化，这样形成的标准难免会各不相同，造成了档案材料五花八门，表式不统一、内容不一致、填写要求不一样，等等。建议上级组织部门，或由其委托第三方，制定档案管理评定体系，统一管理模式、统一考核指标、统一技术标准，把档案管理评级工作做为对党委年度考核的重要工作内容之一，从而最大化约束档案管理行为，让人事档案材料更好地为决策者提供决策。

5 定期分析及时反馈信息

档案管理工作的重要内容就是及时为单位组织部门提供全面、真实的数据，为领导层提拔干部、加强人才队伍建设提供依据。从这方面来说，档案管理人员不应被动工作，“只把档案管理好，需要时提供即可”的管理思想已不能适应新形势下档案管理工作需要。档案管理人员要实行动态化管理，对人事档案进行分析，定期形成正式报告，为单位管理层提供人事依据，便于及时调整组织架构和人才发展目标，维持人才梯队的可持续性，打造未来团队的战斗力。

6 结束语

新时代、新形势、新征程，在我们党加大从严治党力度以来，各级组织部门对干部人事档案提出了更高、更新、更严的要求，各单位档案管理工作担子更重了，科学、规范、高效管理干部人事档案工作尤显重要了。各档案管理人员一定要加强业务学习，接受先进的档案管理方法，最大限度发挥人事档案的组织、经济建设上的重要作用。

参考文献

[1]《干部人事档案工作条例》 2018年11月28日发布