提升档案管理质量推动档案工作创新发展

杜文颖

摘 要：随着我国的经济水平不断提升，信息化也随之而来的快速发展，因此各种行业对于信息技术方面的要求就有所提升，人们在日常的生活中已经不能离开信息技术了。档案的建立、保管以及相关信息的利用过程繁琐，一旦没有处理好，不仅会影响档案资料的正常使用，还会影响企业的管理效率。现代化技术中主要以先进的信息化技术为主，将其应用在档案库房管理工作中能大大减少档案管理的工作量，提升档案管理的质量。

关键词：档案资料管理；问题；措施

最近几年，我国在档案管理方面逐渐往信息化上努力。每个企业所需要做的首要任务就是进行档案管理。在档案管理中，信息技术往往起到了重要作用，企业中的每个档案部门也越来越重视档案的信息化管理，在实际的工作中积累经验，使得档案的信息化管理井然有序。所以档案的服务效率和管理效果较未使用信息化之前有明显的提高。

1 档案管理的发展现状及问题

1.1 档案管理的发展现状

档案管理是我国精神文明建设的重要组成部分，是反映企业发展历史，推动文化建设的重要助推要素。随着社会的不断发展，档案的数量、种类以及保存方式越来越复杂多样，尽管档案管理工作人员不断推陈出新，改革工作模式，提高管理水平，但随着工作人员的工作量越来越大，无法及时对所有档案进行科学归类，致使工作效率低下，工作情绪会受到一定影响；应用计算机技术进行档案管理的企业比将档案存放为纸质的方式要高效一些，但仍然存在利用率不高、管理人员无法实时更新数据库等问题。总体而言，我国的档案管理发展水平相较于国外仍然有一定的差距，对国外的档案管理模式“取其精华 去其糟粕”，结合我国的社会现实，创新完善档案的科学化管理，适应时代的发展潮流。

1.2 档案管理中存在的问题

1）国家未出台相关政策，管理系统不完善。我国现有的对档案管理规章制度中，对管理人员的奖惩标准、责任追究等细节问题都没有作出相关规定，这就导致了各相关部门对档案管理工作的重视程度不够，由于地域、人员、设备等的差异性造成的档案管理的混乱、共享性差。当前我国的经济发展迅猛，信息化时代很多数据、文件需要更加科学有序的管理，这就要求我国需出台相关政策，形成一套标准化和制度化完善的管理体系，才能够为我国的经济发展提供更有力的支撑。

2）企业领导未给予足够重视，工作人员消极怠工。由于国家的相关政策不够全面，很多企业的领导人没有对企业的档案管理给予很大的关注度，对企业档案管理科学化发展对企业进步的促进作用了解较少，在聘请档案管理人员时，仅仅关注于其综合能力的水平，而不是专注于相关被聘人员的专业知识素养，没将档案管理的科学化贯彻实施，上行下效导致员工的工作积极性不高，档案管理的科学化水平不足，没有起到促进企业发展的应有作用。

3）相关档案管理人员专业水平不足，信息化水平建设程度不高。在对目前档案管理的现状分析中提到，我国档案管理的发展水平不高，工作人员的专业水平不足也是原因之一。人们对档案管理的理解往往是将企业数据收集、分类、整理，然后束之高阁，并不会对企业产生直接的经济效益影响，只要保证信息不丢失、不遗漏就是尽职尽责。这样的思想普遍存在于档案管理工作人员的观念中，事实上，档案的实际价值在于其利用上，如果“重藏轻用”就会导致所收集的档案资料失去其应有价值，并在管理档案过程中耗费人力、物力、财力，阻碍了档案管理科学化水平发展势头。虽然我国很多地区档案管理模式应用了计算机系统，但大都是根据企业自身特点和历史沿袭开发软件，统一性不强，标准不一，并且管理人员的创新能力不足、信息化应用不彻底，导致即使建立好计算机系统的信息档案，也不会使其处于主流位置，并不能发挥全部作用，也会造成全球网络环境下的网络安全、信息遗漏等问题。

2 档案管理质量创新

2.1 加强重视做好制度建设

档案管理工程量很大且很复杂，涉及的部门和范围非常广，所以各单位要重视档案管理，督促各部门配合档案管理部门完成档案的收集、整理、归类及管理工作。单位领导要重视档案管理，将档案管理工作提到日常工作日程上，将档案管理作为部门考核的指标，通过全员重视做好档案管理，发挥档案的有效作用。同时，单位要根据实际情况在档案法的指导下做好单位档案管理制度的建设，使档案管理人员和各部门在进行档案归档和管理时有制度可依。为了确保档案管理的顺利实施，领导要加大对档案管理经费的投入，聘请专业能力强的人员进行档案管理，引导员工积极配合档案收集与管理，使档案管理过程的问题得到及时解决，以全面提升档案管理的质量。

2.2 提高档案管理技术

科技发展使计算机技术广泛应用于社会各领域，在档案管理领域也不例外。档案管理的信息化、数字化使档案管理与科技有效结合，提升了档案管理效率，加强了资源共享，使档案管理走上了良性发展的道路。档案管理人员要积极运用信息技术手段加强档案管理，以减轻自身的工作强度，提高工作效率，降低管理过程中的失误率。在利用信息技术进行档案管理时也要关注网络安全给档案管理带来的威胁，做好档案的备份工作。要对档案管理设施进行及时更新，使档案管理有稳定的硬件基础，要在转变传统档案管理观念的基础上应用现代化档案管理技术，并保证设备的使用不浪费。可以根据单位实际情况进行信息化档案管理系统的建设，使档案管理达到自动化、数字化和信息化，以提升档案管理效率。

2.3 提高档案管理人员的素质

档案管理的顺利实施与管理人员素质有很大关系，要加强对档案管理人员的素质培训。首先加强对其业务能力的培训，使档案管理人员熟练掌握计算机应用技术和档案管理操作基础技能，并对单位的核心工作专业知识有所了解，以促进档案管理的顺利进行。其次，加强档案管理人员的管理意识，使档案管理人员认识到档案管理的重要性，在进行档案管理工作时以耐心、责任心和细心进行。有能力且文化素养高的档案管理人员是合格的档案管理人员，也是单位档案管理顺利实施的保证。

2.4 落实规范化档案管理方式

档案管理需要规范化，以提升档案管理效果。对于档案管理材料的归档要制定制度，以使归档材料有序且规范。单位要根据实际情况对收集材料的标准制定统一的标准，以保证档案收集过程中的规范和完整。

3 结束语

档案信息化建设是各个政府和企业加快信息化建设的重要环节，需要进行合理的规划，并建立起一个完善的档案管理机制，提高檔案信息化的管理质量。档案信息化管理是在档案管理中不可缺少的一个环节，我国在档案信息的管理中，虽然取得了一些成就，但仍然有一些问题需要解决，将这些问题顺利解决才能更快的发展档案信息化。综上所述，要把档案信息化管理作为政府和企业长期需要重视和发展的内容，努力培养人才，来适应复杂多变的信息化发展趋势。

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