档案信息化建设创新研究

董淑娟

摘 要：社会不断发展和进步，现代信息管理机制和信息管理模式也在不断的变化。信息全球化背景下，生产生活中产生的信息量增多。大量的信息资源被归集在一起后，形成了各种样式的档案。近些年来，现代数字技术和信息技术的出现，改变了档案的形式和档案服务机制，档案信息化成为档案服务的方向。如何利用现有的信息技术条件，结合档案的特点对档案进行开发和管理，是档案管理人员需要思考的命题。本文基于数字档案管理背景，从信息化的视角对档案服务工作予以阐述，希望能够为有关单位开展档案服务工作提供指引。

关键词：信息化；区块链；终端；云储存；管理

1 相關理论概括

我国于21世纪初开始档案信息化建设工作，最早主要单一的运用计算机来对一些电子文件进行归档和整理[1]。近些年来，档案学研究的不断深入以及信息技术进一步发展，使得我国档案信息化建设工作有所突破，也取得了相应成就。对于档案信息化的概念，学界观点众多，也尚未系统且统一的概念[2]。本文认为，档案信息化的核心在于信息化，即依托于互联网以及其他信息技术，并将这些技术融入到档案管理当中，以提升档案管理成效的一种方式。档案信息化建设并不会改变档案管理工作的内核与实质，档案管理工作仍然是一种服务性工作，服务于单位各项决策以及其他工作。信息化建设过程中，档案管理仍然应当坚持安全第一的原则，单位仍然应当确保档案具备原始性和真实性。

2 新形势下档案信息化建设创新意义所在

2.1 时代发展之必然

在全球信息技术革命的浪潮之下，信息技术以及其他电子信息设备在各行各业愈发的普及，人们在生活与生产过程中需要运用信息技术以及电子信息设备的频率增多。在这种时代背景下， 单位必须要创新档案信息化建设工作，在服务内容、服务手段和服务机制上予以创新，用创新引领单位发展。除此之外，我国早已将信息化建设上升到国家发展战略的高度。单位只有坚定不移的利用现代化科技和信息化技术，才能不断完善档案服务体系、革新档案利用手段并优化档案资源结构，推动单位走向可持续发展的道路。综上所述，单位在档案服务领域进行创新，符合国家总体发展战略规划和时代发展潮流，能够加深档案服务工作与其他工作之间的联系。

2.2 实现档案工作价值和目的的必要方式

近些年来，部分单位档案服务工作逐步出现边缘化的特征，档案服务工作始终难以得到重视。之所以出现这种情况，归根到底是档案价值没有得到充分体现与挖掘[3]。单位创新档案信息化建设工作，能够彰显档案的社会效益和经济效益，防止档案服务工作出现边缘化。一方面，单位创新档案信息化建设工作，虽然前期的人力、物力和财力投入较大，但在后期却往往能取得卓越成果，在整体上缩减单位人力、物力和财力的开支，确保档案服务工作能够可持续化，为单位创造更多的经济效益。另一方面，单位创新档案信息化建设工作，能够使用户享受到创新所带来的成果，提升用户的满意度，为单位创造出更多的社会效益。综上所述，档案信息化建设创新能够实现档案工作价值和目的。

3 创新路径

3.1 探索云储存技术的运用

伴随档案资源的日渐增多，不仅档案管理人员需要承载较多工作量，档案管理基础设施的工作量也在不断增多。为了有效节约单位档案经费开支，缓解档案资源增多与档案基础设施承载力之间的矛盾，有必要充分利用云储存技术以及大数据技术，降低档案管理基础设施的工作量。首先，单位应当与相应的云储存系统供应商进行合作，购置相关的云储存系统，将档案资源上传到云储存系统当中，降低计算机硬盘的储存压力。其次，单位可以将云存储系统与档案管理系统相连接，实现二者的共通，加快数字档案上传速度和上传效率。最后，对于涉密且重要档案，单位应当有区分的进行管理，根据档案的内容决定是否上传到云储存系统，严格遵守档案保密的规定。

3.2 探索区块链技术的运用

区块链技术是现阶段较为前沿且安全的信息技术，其可以很好地对档案进行加密处理，最大限度的保障数字档案的真实性。众所周知，档案真实性是档案具备价值的基础，一旦档案失真，则内部大量的信息资源都可能丧失“生命力”。近几年来，部分不法份子利用单位档案管理系统的漏洞，对单位档案管理系统进行入侵，导致部分档案被人为窃取、遗失和损毁， 严重破坏了档案的价值，不利于单位档案服务工作的可持续发展。尤其是互联网环境与云共享环境中，更是容易遭受不法份子的窃取。

在这种形势下，单位有必要将区块链技术融入到档案服务领域，切实提升档案服务工作的效率和质量，确保档案信息真实可靠。首先，单位可以充分利用分布式数据存储以及加密算法技术来对储存在互联网终端的数字档案进行加密处理，夯实档案安全管理的基础。其次，单位可以利用区块链技术中的点对点传输技术，对档案资源进行一对一渠道传输，减少档案传输过程中失真的风险，筑起档案安全保护的城墙。最后，单位可以利用区块链技术中的共识机制来对档案进行管理，优化档案数字签名，做好档案事前防控工作。

除此之外，单位还可以探索利用区块链技术来切实推动档案保管自动化工作。档案信息化建设过程中，最为琐碎的就是数字档案格式转化以及数字档案移交接收工作。如何转化不同类型的数字档案文件，将其统一为一种格式进行管理，降低档案管理人员工作负担，是现阶段较为复杂的问题。单位将区块链技术融入到档案管理领域，通过自动执行功能和代码型合约，可以将数字档案资源自动转化成相关的代码，进而有效对其进行管理，提升数字档案格式转化以及数字档案移交接收工作的效率和质量，推动档案信息化建设走向高效化、集成化和自动化。

3.3 探索掌上档案服务功能

伴随未来智能电子终端的进一步发展，档案服务势必会走向智能化、科学化和便利化的道路。因此，单位必须利用现有技术，开发和探索掌上档案服务平台，为用户提供更为多元化、个性化和便利化的档案服务，让用户切实享受到档案信息化建设所带来的便利。一方面，掌上档案服务平台可以集检索、查阅、调入和调出等服务为一体，为用户提供“一站式”的便捷服务。另一方面，档案管理人员可以利用掌上服务平台发布最前沿的消息和档案服务信息，吸引更多公众关注这一平台，为公众提供及时的档案咨询服务。总而言之，档案管理人员必须树立创新意识和开放思维，加快利用互联网、APP、互联网技术以及智能电子移动终端，才能切实为档案信息化建设注入创新的活力和动力。

4 结束语

近些年来，档案管理学界关于本课题的探讨十分活跃，这说明了档案服务工作转型的紧迫性和必要性，也说明了该课题中尚存许多现实问题和理论问题亟待探讨。本文根据未来档案发展趋势，立足于现有信息技术条件，细致分析了档案信息化建设的路径，希望能够为单位优化档案服务工作提供切实可行、详尽且全面的理论参考。未来智能移动设备以及数字信息技术的进一步发展，档案服务工作势必会迎来新一轮的变革。在这种背景下，档案管理人员必须打牢信息化建设的基础，用联系、整体和发展的眼光看待档案信息化建设工作，彰显档案价值。

参考文献

[1]张玲.新时期基层档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2018（22）：87.

[2]刘啸.档案信息系统建设若干问题分析[J].办公室业务，2018（22）：90.

[3]张继东.档案信息化建设现状及改进策略分析[J].科技经济导刊，2018，26（33）：234.