大流通背景下图书馆工作引导系统构建探究

张向伟

摘 要：随着科学技术、经济社会的快速发展，更多的新技术也在不断的开发中，工作引导系统就是其中之一。它比传统的办公系统更智能、更高效，这也使得在大流通背景下，图书馆管理人员的工作量能够得到减轻，同时也降低了工作难度。相比起充满局限性的办公系统来说，它对于提高图书馆的工作效率和质量有着显著的效果。时代是在不断变化的，与此相应的工作方式和工具也要随之改变，以适应现代化的管理模式。工作引导系统的建立，不仅仅可以保障管理员工作的有序进行，还有利于良好管理工作的开展。

关键词：大流通模式背景；图书馆管理；工作引导系统

1 工作引导系统的概述

工作引导系统的定义最先是由管理者在实际工作总结得出的，这种系统与办公系统相类似，但又有所不同。从工作主体来说，办公系统的主体大多为员工自己，而办公系统仅处于客体的位置，起到引导管理人员更好完成各项工作的作用；但在工作引导系统中，员工多处于配角地位，工作引导系统则起主导作用。它不仅具备传统办公系统中的基础效用，且其更多的功能体现在管理工作的协调和分配上，并对员工的具体工作内容、工作地点、工作时间进行指导，针对不同的员工给予不同的管理办法和合理的情况评价，以此来提升图书馆工作的效率和质量。另外，在不断改善和创新图书馆管理模式的同时，应结合实际情况，选用合适的工作引导系统以便员工使用。

2 为什么要建立工作引导系统

2.1 实现对员工工作的正确引导

现如今，图书馆的管理模式主要有三种类型：闭架、半开架、开架。以这三种类型为基础，图书馆人员的工作又是以反复多次的体力劳动和基本的计算机操作为重点展开的。针对这种工作方式，传统的办公系统就能够充分迎合员工的工作需求，因此工作引导系统就失去了应用价值。但是，伴随着大流通背景下管理方式的改变，员工过去的工作状态也必须进行转变，由简单变为复杂。与此同时，相应的管理人员应具体了解工作内容，提供更优秀的服务；将个人服务与多人协作进行结合，首先从个人工作来看，可以利用工作引导系统对员工的工作进行有针对性的指导，明确工作时间。其次从多人协作来说，根据系统测算出不同员工的工作量和工作情况，并以此来组合出最佳的合作关系，全面提升图书馆工作的效率和水平。

2.2 提供合适的工作量以供分配

图书馆的工作类型大致可分为两种：一种是本职岗位工作，另一种是临时性工作。由于这两种工作都是以人为主体而进行的，因此在工作分配过程中就可能出现错误。例如，临时工大多都希望得到经验丰富、品行优秀的老员工的指导或是工作的分配；而鉴于临时工作量的增加，导致部门主管不能及时的了解相关情况，一些员工在完成本职工作的同时也会进行相关的临时工作，这在无形中加重了员工的工作压力。但若是图书馆管理工作具备工作引导系统，这种情况就可以避免。因为，工作引导系统不仅更改了工作分配的主体，将人为分配转变为系统计算分配，又可以从数据上对工作量进行分配，保证不同员工有着大致相同的工作量，并具有公平性和准确性的特性。

3 构建工作引导系统的条件（核心）

3.1 明确各个岗位不同工作的顺序

顺序的确定可以让员工知道不同时间段的工作内容，为整个图书馆的管理工作指明方向。在主管人员确定工作优先顺序的同时，应积极的鼓励全体員工一起进行参与、发言，汲取大众的意见再制定方案，这在过程中也可以加深全体员工对工作顺序的了解和认识，从而在工作过程中促进理解，尽可能地减少发生的冲突和矛盾。另外，由于各个岗位有着不同的劳动内容，确定工作顺序的优先级别也就有差异，因此在规划方案时，应结合各自岗位的实际情况或问题进行有针对性地制定。

3.2 合理的量化各项工作

工作引导系统可以对图书馆的各项岗位工作进行合理的量化，这不仅包括员工的本职工作，同时还囊括了临时工作，它能够精准的计算出各项工作所完成的时间，并检测出员工的完成度。在图书馆的各项工作中，存在一些比较轻松的岗位，但大多数工作都比较复杂，主管部门通过系统可以具体了解每个员工的工作量，并尽量均匀的分配各项工作。

4 构建工作引导系统结构

为了更好的满足图书馆的日常工作服务和管理的需要，设计时可以邀请具备专业知识的学者进行设计、参考；另外，也可以咨询一线工作人员的意见和经验。在设计时，要考虑到信息社会不断更新变化的特点，确保各个层次之间相互联系且能够进行动态变化。

1）员工登陆。这是员工与系统的接口，员工可以通过输入用户名和密码的方式进入系统，查看工作岗位要求，并获得一些管理权限。

2）员工工作岗位分配。在进入系统后，系统会自动对工作进行分配，员工可在登陆后进行查看，并明确各自的工作内容。另外，系统也会对各个岗位出现的状况进行调整和处理。

3）员工工作状态显示。员工的工作状态通过工作引导系统可以反应给每一个人，它既可以加深主管人员对于员工工作的了解，也可以起到一种监督的作用。

4）临时性工作插入。由于图书馆工作中经常出现临时工作，因而这种设置可以在一定程度上减少临时工作和本质工作的冲突，方便领导对人员和工作进行管理。

5）员工工作环节指示。员工可以在系统中查看主管人员给予的工作指示，确保良好的工作完成质量，提升工作效率。

6）工作问题提交及处理。员工若是在工作中发现问题时，可以通过系统进行提交，而后主管人员提供指导、进行解决。

5 总结

在信息化、大数据高速发展的时代，要想与时俱进、满足大流通管理模式的需要，工作引导系统就是图书馆工作中不容忽视的工具。

参考文献

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