新时期改制企业档案管理模式的分析

冯佳丽

摘 要：社会经济的发展、信息化进程不断加快，企业面临的内外部环境也发生了较大的变化，在技术环境的改变下档案管理模式也发生改变。信息化为企业档案管理提供了很大便利，也产生了新的操作模式。本篇文章基于企业处于新时期改制背景，探讨当前技术环境下的档案管理模式，首先介绍企业档案的特点和基本管理内容，分析在档案管理中存在的不足，最后提出新时期档案管理模式构建建议。

关键词：企业档案管理；改制；管理模式

企业在日常运营中产生企业档案，其内容包括统计时间范围内的经营状况，以及各业务项目的执行进度。根据不同的管理方式，企业所呈现的档案管理模式也有所差异，涉及人事、经营管理、销售、开发等部门，这些部门产生的数据和文件都需要记录成档案，确保各项管理内容和策略有序实施，为公司业绩考核和人事管理提供决策依据。

1 企业档案的特点和基本管理内容

档案是企业保存本公司信息的重要形式，通过不同的载体将信息记录下来，通过它管理者可以发现企业发展史、重大事件和财务情况。在存储方式上，有传统的纸质文件和电子版形式。对于企业而言，档案可以看作无形资产的一种，根据相关记载信息能够帮助决策者理清企业发展的脉络，和各业务项目的关键节点，从而采取更有效的管理策略，促进企业经济效益提升。传统的档案记录手段，采用纸质文件的形式，通过手工记录将企业日常运营的信息记录下来，方便后期查询需要。但在信息技术不断发展的背景下，信息化代替了部分传统档案的作用，其数字化的存储格式更方便使用者取用信息，同时电子版档案更节省空间，受到环境变化的损害影响较小，查阅、取用档案有很大便利。

档案管理，主要是对记录的档案进行整理、分类，方便使用者快速地定位所需文件，利用其记录的信息辅助决策。因此常规档案管理，包括对档案的记录和审批，严格遵循管理流程，保证查阅更快速、便捷。对于记录的档案文件进行分类，对于无效、无益文件进行销毁，降低档案管理成本。建立专门的档案室，依据完善的档案查询流程与系统，在保证信息安全的前提下，为档案使用者提供便利[1]。

2 当前档案管理存在的不足

2.1 档案管理制度不完善

在企业面临改制的时期，传统企业过于依赖传统行政力量推动管理工作，但在改制后，这种管理力量失去了约束，同时又没有完善的制度约束，使得相关档案管理工作难以实施。针对我国企业的档案管理，国家也颁布了相关规定，如《技术档案室工作暂行通则》、《国营工业企业工作条例草案》等。但在市场经济体制下，企业自主经营的条件下，缺乏行政力量的约束，加之管理层对于企业档案管理工作不够重视，使得档案管理工作人员缺乏动力。

2.2 档案管理模式单一

改制后企业仍沿用着传统档案管理模式，没有充分利用改制后更大管理自主权的优势，对档案管理工作进行变革。针对企业的性质，没有制定针对性的档案管理方法，工作方式仍按照改制前的标准，不能适应当前信息化、多元化的环境。

2.3 缺乏资源共享和整合

在电子化档案存储的条件下，部分档案管理人员仍保持着传统的思维，没有认识到档案信息共享和整合的重要性，缺乏对老员工的技术培训，不够重视档案人才的培养，使得工作人员工作积极性不高[2]。

3 企业改制后构建新档案管理模式的建议

3.1 完善档案管理机制

首先是法制化建设，加大对《档案法》的宣传和学习力度，让员工依法制档的法律意识深入人心，从而在日常工作中自觉遵守法律，不逾越法律红线，提高其守法的自觉性。明确指出档案损毁、丢失的重要性，对于档案管理犯错的主管或普通员工，都要依法予以处分，若是问题比较严重还要追究相应法律责任。制度化建设，制度是档案管理的流程和标准支持，是指导档案管理人员具体操作的重要依据。构建档案管理中心，应坚持科学性原则，制定一套更符合企业实际、可操作性强的规章制度。内容包含档案日常收集、整理、保存、借阅等标准型流程，对于在上述过程中造成的档案资料凌乱、信息缺失等情况，要制定相应的解决措施。如规定借阅权限以及借阅方式，根据档案的保密等级划定权限，不得随意修改、出借、出售档案资料，在保证档案安全前提下，提高档案利用率。在档案管理制度的基础上，细分档案管理各项操作的子制度，如《档案资料接收制度》、《档案库房检查制度》、《档案保密制度》等。

由于企业产生大量的档案文件，为了保证电子化进程顺利，需要构建统一化的管理标准，将档案管理纳入ISO体系进行规范化管理。如针对照片档案，可以遵照GB/T11821-2002照片档案管理规范；针对科学技术档案，遵照GB/T11822-2000规范的要求。通过建立统一化的工作标准，促进档案按照特定要求保存、整理，提高档案利用质量。

3.2 基础设施建设

当前企业档案主要有电子和纸质文件两种模式，其中前一种具有原始记录性，能够最大程度保证档案的安全性。但是对于非机密或过了保密期限的档案，可以采用电子档案存储。随着技术的发展，企业管理层也越来越重视档案管理，但是受限于档案管理中心基础设施不完善的情况，如没有对档案室设置防火、防地震等自然灾害的防护措施，以及没有配备电子档案必要的存储设备[3]。

重视档案基础设施建设，为了保证纸质文件的良好保存环境，需要对库房进行改造，通过安装温湿度测控系统，同时设定相应的数值，在发现温湿度数值超出限定值，则安排工作人员进行除湿、降温处理，避免档案受到损毁。

对于电子文件的基础设施，主要考虑存储设备的扩充，以及存储数据格式的兼容性，确保旧的数据能够有效转移到新的存储设备。为了提高档案的共享效率，还需要为电子档案构建管理网络，确保使用者在借阅档案的过程中，保证整个过程的安全性。针对电子档案的特性，构建相应的信息服务体系，充分利用企业软、硬件条件，提高档案使用质量。

3.3 档案信息资源整合与共享

充分利用当前信息技术条件，构建数字化档案平台，为企业档案管理提供多种形式、载体的内容。利用档案管理软件，将数字档案资源进行整合，按照记录的时间和类型进行分类，通过这样的设置提高管理效率。对于档案整合，要遵循统一化的标准，要求电子档案严格遵循相关管理规定，根据特定格式、分类原则，将电子档案妥善安全保存，参考中介机构的标准，针对其实际情况和环境背景进行适当修改。

为提高档案的使用率，针对不同保密等级的档案设置相应权限，然后根据不同员工的层次设置借阅权限。通过电子档案信息管理网络，员工凭账号密码登录查询相关资料。同时加强与兄弟企业、其他档案中介结构的联系，构建档案资源共享机制，更好的实现改制档案信息资源整合与共享的统一。

4 结论

综合上述，在企业改制和大数据的背景下，档案管理模式发生了变化，顺应时代发展潮流，完善自身的档案管理机制。加强档案管理基础设施建设，为纸质文件、电子档案保存提供更安全的硬件保障，加强企业与档案中介机构的合作，通过构建的信息管理网络，促进档案整合与共享，为企业提供高质档案服务。

参考文献

[1]毕然.信息化环境下档案数字化管理的分析[J].农家参谋，2018（17）：292.

[2]张晓琴.以经济效益为导向的企业档案管理初探[J].财经界（学术版），2018（16）：132-133.

[3]李沁玲.基于大数据的企业档案管理信息化建设探究[J].中国管理信息化，2018，21（10）：192-193.

作者简介

馮佳丽，女，山西临县人，大专，毕业于天津商业大学，初级档案馆员，研究方向：档案管理。