浅析新形势下机关档案管理中存在的问题及对策

马丽

摘 要：目前，我国经济发展十分迅速，在服务体系中有了更高的要求。而为了适应新形势的发展要求，机关单位不得不将管理模式在实践中通过不断摸索来进行体制改革，且在其中认识到档案管理的重要性，但在管理人事档案的时候也存在很多问题需要我们去解决。本文通过对管理中存在的问题来提出策略，从而促进人事档案管理的发展。

关键词：人事档案管理；问题；策略

机关的档案是记录其工作以及发展的重要凭证，也是促进其后续工作良好开展的重要保障，只有从基础层面得到了加强，才能有助于机关档案管理工作效率水平的提高。通过从理论上对机关档案加强研究，就能为实际管理工作起到一定启示作用。

1 机关档案管理当中存在的具体问题

1.1 档案管理的标准化建设不够重视

首先，缺乏标准化制度的建设。机关单位的工作比较繁杂，各种制度相对健全，相对而言，档案管理的制度建设不够。有的机关档案管理制度不够健全，有的即使有相关的制度，由于缺乏改革和创新，导致在管理当中不适用。其次，档案管理当中没有设置专门的管理人员。管理人员一般由办公室当中的工作人员兼职，由于缺乏管理的专业素养与实践，难以实现标准化的档案管理。第三，档案管理方面的投入不足。机关在档案管理方面的资金、人力和物资的投入都有一定欠缺，档案信息化建设缺少一定的设备，影响了标准化建设。第四，档案分类不明确。由于机关当中的档案资料种类繁多，管理缺乏科学性，导致分类不明。

1.2 管理人员专业水平需要提高

由于对人事档案的管理工作不够重视，导致管理人员的专业性不够强，甚至是非专业出身，那么对人事档案管理的专业性知识则严重缺乏。人员调动过程中，新任的档案管理人员自学能力差，工作中存在一定的畏惧情绪，人事档案业务主管部门组织举办系统专业的知识培训较少，传、帮、带和衔接工作不到位。同时职工对档案的相关要求及材料的收集、整理之类的都不太了解，导致难以满足岗位的需求，使得人事档案管理工作并不到位。

1.3 机关工作人员不稳定

档案管理工作在发展过程中，由于机关人员工作不稳定，对档案工作本身也会造成严重的影响。一是一些专职或兼职的档案人员对于工作的责任心不强，不能静下心来对档案工作做一个长远的规划。二是档案的工作人员对档案业务知识了解不透彻，很多管理人员对于这个工作岗位的知识想象得太过简单。三是对相关的管理和收集资料工作不熟悉，不能从大方面上把握档案管理的节奏。因此，造成档案管理上缺乏持续性。四是由于档案管理人员的水平参差不齐，或是档案工作人员身兼数职，档案管理者年龄较大，对档案工作的投入精力少，有些工作不能及时处理，从而严重影响了档案工作的发展。

1.4 信息化基础设施建设不完善

处在当前信息化发展时期，机关档案管理质量水平的提高，要充分注重档案管理信息化目标的实现，这也是提高档案管理效率的重要途径。但是当前的一些机关在档案管理工作方面，没有将信息化建设工作加以重视，档案管理信息化的基础设施不完善的现象还比较突出，软硬件建设没有结合实际的需求进行完善，这就影响了档案管理信息化的进一步发展。

1.5 档案管理的电子信息化程度低

机关当中的档案多以纸质形式进行保存，很少将文件进行电子化处理，即使有的文件进行了电子化处理，并没有存入电子档案当中。档案的电子化程度低，不便于查询，影响了档案归档之后的使用率和查询率都很低。

2 实现机关档案标准化管理的策略

2.1 加强机关档案信息化的建设

实现档案资料的数字化管理，将所有的档案资料数字化，实现资料数据的永久保存，实行纸质文件与电子信息共同运行的管理模式。应用软件系统完成数字化档案平台的构建，强化电子信息的归档与管理工作，建立相关的工作规范与技术方面的保障。建设机关档案的网站搜索系统，方面档案资料的查询与利用。

2.2 专业培训促进管理发展

通过培训来提高职工的专业水平以及职业素养，实现事业单位人事档案管理水平的进一步发展。随着我国经济技术的发展，事业单位在不断地改革，在改革的过程中职工的素养、专业水平及技能等都在不断的改革，只为了促进事业单位的发展。那么在事业单位中，根据需要来对人事档案管理进行专项的培训，通过多种方式促进知识的吸收，提升自身的水平。

2.3 檔案管理方式的创新

新形势下机关档案管理工作的开展，就要能从管理的方式上进行创新，从传统的实体档案管理向着信息档案管理转移，通过对网络技术以及计算机技术等科学应用，提高机关档案信息的数字化程度，加强数字化档案建设的整体力度。将信息化技术和机关的档案管理工作进行科学对接，提高档案管理的方式，就能有助于档案管理工作的整体质量水平的提高，这也是提高机关单位发展竞争力的重要途径。

2.4 树立科学的机关档案管理理念

随着信息化、电子化的不断发展和普及，电子建档制度已经成为新时期机关档案发展的重要形式。电子档案管理技术也会成为未来机关档案管理趋势。在新形势下，很多单位已经采用了这种管理方法，电子档案的管理水平、技术水平也在不断提高，基本也实现了在计算机中将纸质文件与电子档案管理一体化。所以从目前的发展中可以看出，电子档案已经成为档案管理的自动化发展形势。因此，也要认识到电子档案中采取的收集、存储、管理和归档是必须在计算机设备上完成的。所以单位就要树立机关档案管理工作的创新理念，加强推广电子档案的优势，定期组织相关人员学习电子档案管理工作。还要开展好档案管理工作中的硬件设备维护工作，从而保证档案在管理过程中不会出现受损现象。

2.5 强化机关档案法律法规的建设

加快完善机关档案管理的相关法规和规范，建立健全档案管理当中的相关制度，对相关人员的进行严格的岗前培训，组织其学习档案管理的法律法规方面的知识，为工作人员树立起依法管理的工作理念，提高其专业素养和工作能力。

3 结语

在新形势下，档案管理的标准化与规范化是实现档案的高效与标准化的管理基础和前提，也能有效提升管理工作的效率。要机关档案管理的标准化建设，就要解决目前管理工作中存在的一些具体的问题，通过有效的措施保证机关档案管理实现标准化的工作，确保档案资料管理的安全性和有效性，使档案资料最大限度地发挥其价值。

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