“互联网+”在科技档案管理中的运用

卢加慧

摘 要：互联网高速发展改变了人们学习、工作、生活方式，对推动社会进行有重要影响。对科技档案管理工作而言，应从认识到“互联网+”对自身发展作用，适应时代发展及环境发展需求，拓展视野，追求发展。科技档案管理自身有一定信息基础，应将档案工作向电子化、数字化方向发展，以大数据、线上共享等方式推动档案管理和互联网的结合，为科技工作人员提供便捷服务。

关键词：互联网+；科技；档案管理；方式

“互联网+”是对多项工作融合的概念，其以互联网为基础，提倡将工业、商业、金融等融合起来，以创新延长产业链，增加互联网核心价值。因此，“互联网+”被人们广泛关注，其将产业和互联网联系起来，以信息通信、线上平台，为传统行业发展创造新时代发展形态[1]。当下正处于信息时代高速发展使其，互联网和各行业充分融合，对科技档案管理发展具有重要意义，可以有效优化传统科技档案管理中的弊端，以现代化技术提高档案管理质量及效率。

1 传统科技档案管理弊端

“信息即知识”是知识经济特点，科技档案管理是科研单位工作的重要组成，其将资料数据及科研成果统一记录，形成信息资源，将数据保存并传播。但是，传统科技档案管理具有一定弊端。

1.1 以纸质档案储存为主

传统档案管理中注重以纸质文件为“证据”，片面性观念影响档案管理工作开展，其档案管理给予纸质档案过多重视，以管理要求，纸质档案储存不仅控制温度、湿度，还要控制分类、防虫，纸质档案储存占用大量空间，投入大量成本。长久发展下来，纸质档案后期维护及库房建立消耗大量資金，不利于其长久发展[2]。

1.2 查阅利用效率低

科技档案包含当下众多科技成果，对科研事业进步、借鉴发展具有重要意义。但是，传统科技成果档案以纸质保存，查找需专业人员按照目录检索，查询位置后深入档案室查找，查找效率低下，不能发挥科技档案实际价值。

1.3 共享率低

科技档案管理的初衷，就是记录科研成果，以便日后科技人员在原有技术的基础上对金属进行优化创新，为科技人员研究技术提供经验及借鉴。但是，传统科技档案管理以纸质档案管理为主，一些档案查找不便，借阅有限，且多次借阅后可能会对档案造成一定破坏，不能充分利用档案，实际共享率有限，科技档案利用价值大大降低。

1.4 科技档案归档率低

科研单位对科技档案管理工作认识不足，认为档案管理只是对档案进行整理，没有认识到管理工作对档案安全性、利用率的促进作用，科技文件实际归档率较低，科技活动及项目开发档案只是对立项档案归档，缺乏对项目研究中档案数据、项目结题验收、验证等档案的归档。

1.5 科技档案管理不当

管理不当主要是传统科技档案管理属于分散管理，单位将档案管理分散到各个部门，一些单位科研人员对科研成果的把持，使大量科技人员分散在科技人员中。科技项目中关键数据掌握在个人受众，以被篡改或加工，档案存在可信度风险，自身价值受到威胁[3]。

1.6 科技档案法律法规薄弱

法律法规薄弱主要集中在档案保密性方面，在国家立法中对档案保密性的阐述有待优化。其中，《中华人民共和国保守国家秘密法》中对保密给予明确规定，但是在新时期计算机、互联网技术进步影响下，在科技档案保密性上展现出明显的滞后性，互联网发展会科技档案保密性带来一定挑战。此外，科技报告制度不完善，对档案公开、共享等缺乏明确的规范支持，导致科技档案共享利用无法推广发展。

2 “互联网+”下的科技档案管理发展方向

互联网推广发展为科技档案管理可持续发展奠定基础。应注重互联网和档案资源管理工作的有机结合，以互联网对科技档案管理创新，提高其生产力。

2.1 以“互联网+”规范科技档案管理

针对传统科技档案管理弊端，其管理人员不能及时获取档案文件，搜寻查找浪费大量时间，需对档案整体分析时不能达到要求。一些档案虽然储存完好，但是其自身价值遭到埋没，档案散落、信息缺失、归档错误等，使得需要使用档案时不能及时查找到准确档案，科技档案失去借鉴性作用。在此方面，需结合信息技术，以信息资源共享理念，构建互联网管理平台，实现高效管理。在归档及借阅上，应注重节约归档及借阅步骤时间，确保查阅利用的高效性。当下，应向科技档案管理规范化、标准化不断发展，以引入互联网为契机，提高工作效率。

2.2 以“互联网+”实现科技档案资源共享

将“互联网+”引入到工作中，其并不是在传统档案管理上叠加“互联网+”，其以互联网平台为支持，将网络和档案管理融合，创造新发展，形成新的社会生态。应充分发挥互联网在社会资源共享上的优势，将互联网自身成果融入到社会当中。科技档案管理工作要为社会提供立体化服务，在互联网支持下，开展全方位、社会化信息服务，满足公众对信息服务需求，对科技档案信息实时一元化管理，结合图书、科技文件、互联网数据、大数据分析、交流结果等，实现有效资源共享。

3 “互联网+”下，科技档案管理的创新建议

3.1 建立网络数据库

应加强对科技档案的收集，将收集工作向完整性、准确性和及时性发展，提高科技档案实际价值。可加强顶层设计，建立统一的管理平台及科技档案归档中心，不同部门联动工作，实现对的部门科技人员档案文件的全面收集。科技档案收集中，应扩大视野，了解档案范围、内容，对需归档部门具体工作落实到的经办人员。归档同一时间，建立不同项档案目录，搜集科研项目全工程记录性档案。

应优化硬件设施，引进计算机、电子识别、电子扫描等硬件设备，优化资源整合，安装并更新档案管理软件，以快捷档案信息管理系统，按照文书、科技、科研成果、著作、奖励等分类，完善数据库。针对某些单位科技信息庞大现象，应采用科学信息采集技术的，以信息资源平爱，实现对大数据整理集成，为科技档案后期管理、利用提供便利。

3.2 实施专业化档案管理

实施专业化管理需要及时转变自身思想观念。科技档案管理应为科研工作提供便利，为其提供借鉴思考，因此，档案管理要结合科研生产工作，两者相互促进，相互发展。互联网支持下的科技档案管理工作不仅仅是对科技档案的管理，还包括对不同单位领导议事日程内容分析记录，需不同部门工作人员相互配合。科技档案管理人员积极宣传《档案法》，将档案管理工作深入科研单位中，引起单位领导的充分重视，创造出良好的管理环境。在管理架构上，需要专业性机构和人员开展管理，以确保管理高效性。应强化对档案管理人员的培训工作，确保管理人员能够适应档案管理数字化发展，建设高素质管理队伍。

3.3 重置流程，建立健全管理體系

重置流程是在互联网数字化技术及自动化支持下，针对档案管理现状，对其重新安排，具体工作落实到实际中去，加强管理人员和互联网技术的配合，提高管理效率。考虑到科技档案管理制度，应规范业务流程，按照标准开展管理工作，在档案归档前、归档后、借阅使用中等落实管理，实现全过程管理。科研工作开展中，档案管理人员要参与进来，将档案的管理工作和科研管理结合起来，科技档案管理人员参与项目总结、成果奖励等，保证技术文件及时归档。“互联网+”下的科技档案工作，应建立数字化档案检索体系，重视科技资料及时归档，将归档工作和绩效考核制度联系起来，提高档案管理工作人员积极性，推动互联网技术和科技档案结合。

3.4 注重档案开发利用

以互联网技术支持，管理人员收集并发布信息，建立开放性、信息化档案管理，挖掘档案深层价值，将档案变化活跃性信息，开发科技档案。对应部门应网络上，积极开发档案信息资源，为科技生产奠定基础。可围绕科研工作，对数据进行归纳分析，获取专业相关信息，为科研工作者提供合理服务。

4 结束语

综上所述，对“互联网+”在科技档案管理中的运用分析，应在了解“互联网+”的前提下，分析传统科技档案管理弊端，有针对性的提出“互联网+”下的科技档案管理发展方向，并对科技档案管理提出创新建议：建立网络数据库；实施专业化档案管理；重置流程，建立健全管理体系；注重档案开发利用。

参考文献

[1]王燕.基于“互联网+”的科技档案管理创新[J].档案与建设，2016（3）：87-89.

[2]王震东.咨询设计企业科技档案数字化管理初探——以中交三航院图档室为例[J].机电兵船档案，2017（3）：18-20.

[3]郑志凯.互联网+形势下的科技档案工作探索[J].信息通信，2016（2）：174-175.