信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件研究

刘丽华

摘 要：当前社会经济处于高速发展阶段，以信息技术为核心的互联网渗透到了人们的日常生活和工作当中，人们对其逐渐产生依赖。人力资源管理也随着信息技术发展呈现出了新的特点，知识经济时代背景之下，人力资源档案信息资源实现共享，全面提高了人力资源的档案管理工作效率。本文从人力资源档案管理部门进行信息化建设的必要性出发，重点论述了如何为信息化建设提供保障，促进人力资源档案管理水平提高。希望通过本文能够对人力资源档案管理工作起到一定的推进作用。

关键词：人力资源档案；档案管理；信息化建设

1 引言

以互联网信息技术为代表的各种软硬件已经全面渗透进我们的日常生活工作当中，对各行各业的工作方式都产生了深刻变革，极大的提高了工作效率，且逐渐让一些落后的工作手段变为历史。对人力资源档案管理部门来说，积极推行信息化建设能够摆脱对纸质档案的依赖，节约物理空间，提高档案数字化建设水平，提高档案的使用效率，有效实现人力资源共享的目的。

2 人力资源档案管理信息化建设的必要性

2.1 信息化建设是人力资源档案管理的必然要求

信息技術的普及提高了各行各业的工作效率，同时也加剧了各行业之间的竞争，各领域所面临的挑战也进一步被放大，人才作为各个单位应对挑战的重要力量，必须要建立先进的人力资源档案管理体系，完善对应的管理制度，提高对档案管理工作的重视。制度的健全性对于档案工作的未来发展水平影响甚大。目前人力资源档案管理的信息化可保证高效的档案管理工作，能够极大的提升工作质量，因此这也是推动档案管理的有效手段。过去我们习惯于使用手工记录的方式进行人力资源档案管理，但是容易出错，效率也不高。而信息化建设则能够克服传统模式的缺陷，充分利用现代网络信息技术实现信息的有效输入与输出，进而提升人力资源档案管理应用水平。

2.2 信息化建设是人力资源档案管理实现现代化的必经之路

人力资源档案管理工作过去长时间都处于半封闭甚至全封闭的状态之下，以至于人们无法全面了解人力资源档案管理的意义，相关信息资源的管理开发也仅能够停留于想法层面，实践困难。另外传统档案管理模式也影响先进档案信息共享发展，在这个资源共享的新时代中显得格格不入。对此需要快速解决人力资源档案管理信息化发展存在的一些问题，也由此看出实行信息化建设的必要性，信息化建设不仅能够提升管理效率与质量，还能够最大限度的实现人力资源档案信息开发，最终实现信息共享。

2.3 信息化建设是人力资源档案管理服务水平提高的重要途径

人力资源档案管理工作的最终目的是要提供良好的档案管理服务，手工输入人力资源有关信息是传统工作方式，随着在档案管理工作中逐渐普及信息化技术，极大的提升了人力资源档案信息使用效率和质量，减少了档案查阅的时间和查阅成本，提高了查阅效率和准确性，进而也提高了档案的使用频率，进一步凸显了档案的使用价值。

3 人力资源档案管理信息化建设的保障条件

3.1 进一步健全人力资源档案信息化建设的有关法律规定

要从档案管理单位当前的管理现状出发，从档案的管理、技术和业务角度构建完善的人力资源档案信息化过程制度体系，按照规范合理的操作程序积极开展各类档案管理业务，有效的维护人力资源档案的知识产权与档案所有人的隐私权，明确档案管理部门的职责所在，保证对人力资源档案信息规范化管理。另外，要对单位内部的档案管理人员通过纪律条例严加约束，建立基于信息化技术的档案安全保密制度，通过权限分级确定浏览者的浏览范围，进一步保证档案管理的安全性。

3.2 进一步强化人力资源档案管理人员的信息化意识

要以档案管理法律条例为准则进行档案管理意识构建，要在法律范围内树立人力资源档案信息化建设的长远管理目标，不断地提高人力资源档案管理者和单位领导对档案管理的重视程度，深入开展档案信息化建设研究工作，制定目标并积极执行；第二，单位领导务必要高度重视档案管理意识的形成，认识到对人力资源档案管理工作进行信息化建设的重要性，以身作则，主动探究信息时代前沿知识，通过会议讲话、人员约谈和现场指导等方式指导人力资源档案管理者逐渐形成较强的信息管理意识，掌握档案管理领域的科技发展趋势和实时发展动态，为全面进行档案管理信息化建设提供保障。

3.3 建立基于信息技术的现代化人力资源档案管理平台

档案存在的意义就是要在使用的时候提供重要真实历史记录，人力资源档案是伴随档案所有人一生的重要记录，且随着人事的变动，不同部门对其都需要进行档案审查工作，这也就涉及到了档案互调。过去依赖于纸质档案管理形式想要实现档案互调很麻烦，而信息化建设背景下的电子档案则可以轻松实现。对此要增加对档案管理软件的投入，建立人力资源信息管理数据库，形成人力资源管理系统，实现无纸化档案管理。要将重要信息导入进数据库当中并设置密码和访问权限，构建电子档案并有效归档各类信息，为了查阅以及共享人力资源信息提供方便，为人才流动更好提供即时服务，同时还能够降低纸质案卷损耗，长久的保存有价值的人力资源档案。

3.4 全面提升本单位的人力资源管理中的业务素质

当前人力资源档案管理部门的档案管理人员呈现出老龄化的特点，人才衔接方面显得青黄不接，现有人员对计算机的使用仅限于简单的文字编辑和表格管理，对一些专业的档案管理软件操作不熟练，导致购入的一些软件一直没有得到实际使用。对此，首先要提升人力资源档案管理部门人员的计算机网络技术水平和电子文件的管理水平，通过继续教育和网络课堂等方式提高人力资源档案管理能力；其次，要提升每一位档案管理工作者的责任心和工作使命感，进一步提高人员思想政治工作水平，提倡尊重他人隐私权，增强其安全保密意识，做好人力资源档案信息的保密工作防止信息外泄；最后，还要结合每个人的具体工作建立健全人员绩效考评体系，通过人事晋升和职称评定以及评奖评优等方式来提高有关工作者的工作热情，保证人力资源档案信息化持续进步。

4 结语

目前，网络信息技术仍在发展，并出现了诸如云计算、大数据分析技术为代表的数据分析功能，如果未来能够将该类技能应用到人力资源档案管理部门的信息化建设当中，将能够更好的进行人员档案管理，更好的选拔优秀的人才到对应的岗位上，实现人岗相宜，促进档案管理水平进一步提升。

参考文献

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