高等学校内部控制信息化建设及完善

冯智纲 仝乃礼 史张宇

摘要：高等学校是我国发展高等教育的重要主体，也是实现科技强国和民族复兴人才培养的关键。因此，高等学校的内部管理水平无论是对学校自身而言，还是对国家和社会而言，都有着重要的意义。而内部控制是高等学校内部管理的重要组成部分。尤其是高等学校需要涉及多项经济活动，而这些经济活动又与高等学校的办学目标及人才培养效果有着重要联系。所以，加强高等学校内部控制建设是当前我国高等教育重点工作内容之一。另一方面，随着信息技术的发展与普及，内部控制的信息化成了强化内部管理和提高管理效率的重要手段。本文主要以高等学校为研究对象，对其内部控制信息化建设进行了探讨，分析了其中存在的问题，并提出了相应的完善对策，期望对促进高等学校的发展有所帮助。

关键词：高等学校;内部管理;内部控制;信息化建设;完善对策

作为教育强国战略的重要参与者和主导者，高等学校在我国教育体系中占有重要地位，其不仅是科技研发的主力军，更是为国家和社会培养人才的重要主体。在我国，高等学校各项经济活动的资金有多种来源，而其产出则主要是为企事业单位输送人才，并产出高科技成果。随着我国高等教育改革事业的稳步推进，对高等学校内部管理的改革也成了急需解决的问题。为了促进对高等学校各项经济活动的监督和审计，加强内部控制建设就十分必要。然而，由于我国高等学校行政色彩浓厚，加上牵涉到的部门众多，使得很多制度的执行需要面临很多困难。而信息技术的应用，可以有效提高高等学校内部控制效率，优化内部管理流程。因此，内部控制的信息化是当前高等学校内部管理的主要改革方向之一。

1. 高等学校内部控制的内涵

对于高等学校而言，内部控制主要是通过政策、制度及程序的制定及实施，实现对其内部各项经济活动进行规范管理的一个过程。由于高等学校经费来源众多，且多数经费来自纳税人。因此，为了保证这些经费使用的合理性，加强高等学校的内部控制建设也有着重要的社会意义。而这也直接与高等学校内部会计控制相关。与企业一样，高等学校的内部控制也是一个发展过程。随着内部控制理论的不断完善和经验的不断增多，高等学校的内部控制也在不断地革新中。然而，受到行政干扰多、部门牵涉广等因素的影响，我国高等学校内部控制无论是在理论建设还是实践等方面都比企业内部控制落后很多。所以，利用新的技术，促进高等学校内部控制的改进和完善也成了我国高等教育发展急需解决的问题之一。

2. 高等学校内部控制信息化的必要性

2.1 信息化可以提高高等学校内部控制效率

随着高等学校规模的增大，高校内部管理需要涉及更多的部门和信息，这就使得其内部控制难度更大。一方面，财务信息和人员信息的增多，使得高校在资料管理，尤其是经费管理等方面需要投入更大的精力。另一方面，因监督和审计的需要，高等学校的内部控制必须做到更科学和更客观，相关信息和经费收支必须保证准确性。而内部控制的信息化发展，则能有效提高其效率。信息化建設有助于对复杂和烦琐的各项经济活动信息进行自动记录和高效处理，并对相关业务流程进一步优化。通过信息化办公，可以有效减少人工操作的时间耗费，也可以减少人工操作的失误。更为重要的是，内部控制的信息化建设，还能更好地实现岗位分离制度，避免暗箱操作和徇私舞弊的出现。而且，通过信息系统的建设，一些重要的审批制度都可以纳入到系统中，这样，内部控制的信息化发展也能起到减少人为主观因素对相关规章制度执行的影响，从而能保证高等学校内部控制的客观性和公正性。

2.2信息化可以提高高等学校信息管理的时效性

对于高等学校的内部控制而言，信息的时效性和相关性至关重要。各级管理人员和各个部门的经济活动，很大程度上取决于相关信息的实时传递情况。而内部控制的信息化，可以使得一些重要信息通过信息系统专项传递给相应的部门或者负责人。而部门或者相应的负责人在授权之后，可以登录相应的信息查看相关信息。这些信息，既可以是学校的预算执行情况等财务信息，也可以是学校管理规划和人员信息等。同时，部门或者相应负责人在接收到这些信息后，也可以将自己的反馈意见或者政策执行情况上传给系统，以便上级管理者的统一监督。因此，高等学校内部控制的信息化有助于各级管理人员对规划的执行力度，也有利于管理者及时做出正确的决策。此外，高等学校内部控制还可以通过信息系统实现相关信息的共享。通过共享平台，有关部门或者负责人将需要共享的信息上传，这样其他部门和负责人都可以看到这样的信息。这不仅有利于提高一些重要人士任免信息和财务信息的透明度，还能有效减少这些信息在传递过程中人为主观因素的影响。因此，高等学校内部控制的信息化对保障重要信息的公正性也有着重要意义。

3. 高等学校内部控制信息化存在的问题

3.1 内部控制信息化水平良莠不齐

从我国高等学校实际情况看，不同学校对内部控制信息化建设的重视程度不一样。一些地方高等院校管理者对内部控制信息化的重视程度和认识都不到位。由于思想观念落后，这些院校的内部控制信息化投入相对较少。同时，内部控制信息化建设也需要高等学校有着足够的财政支持。然而，这些地方高等院校本身经费有限，很难保证内部控制信息化建设的质量。结果就是，这些地方院校的内部控制信息化建设程度较低，无法与经济发达城市高校相比。这就导致我国高等学校内部控制建设呈现明显的地域分布和学校分布特点。一些学校信息化建设程度高，而另一些学校的信息化则水平很低。这种内部控制信息化建设良莠不齐的现状也加剧了我国高等教育的不平衡发展。而对于那些处于经济发展地区的高等学习而言，其内部控制信息化建设也有着不同的侧重点。这些高等学校的内部控制信息化表现出明显的工作分布特点。对于资产管理、经费管理和预算管理等，这些院校的信息化建设覆盖了非常大，基本实现了内部控制信息化的要求。但是，在采购管理、招标管理和合同管理等方面，即使是这些经济发达地区的高等学校，其信息化覆盖也在50%以下。很多高等学校在这方面的经济活动管理还停留在手工记账和人工记录等方面。这就使得高等学校在设备仪器采购和项目招标等方面效率低下，且暗箱操作的概率更大。

3.2 信息管理系统维护力度不够

信息管理系统的建设是高等学校内部控制信息化建设的重要组成部分。而信息管理系统的运作离不开对其日常的维护。这就需要专门的技术人员负责对信息管理系统的日常管理，以保证信息化建设的安全进行。然而，有些高等学校只注重对管理系统的建设，而忽视了对管理系统的维护。以密码登录为例，很多系统登录需要输入密码，并且该密码只能对专门人员负责。然而，这些密码多数过于简单，且因为人员流动的影响，很多密码还会被其他部门人员知晓。这就导致不相容岗位制度很难得到有效执行。同时，由于信息管理系统的工作大多数情况下需要互联网的支持，而互联网的网络安全问题同样是高等学校内部控制信息化需要关注的重点。近年来，我国一些高等学校出现了因为黑客或者网络病毒攻击而导致的信息泄露或者篡改的事故。造成这些事故的主要原因之一，就是高等学校疏忽了对信息管理系统恶日常维护，导致这些系统需要面临着更多的安全风险。此外，信息管理系统的维护与管理需专门人员的支持，而一些高等学校将信息系统管理的任务安排给一些学生，这就导致信息管理系统的日常维护不具备专业性，也就很难保证其运营的安全性。

3.3 信息共享程度低

内部控制信息化的另一个重要优势就是可以实现高等学校内部不同部门之间的信息共享，甚至条件允许的话，还可以实现不同高校之间有些信息的分享。但是，我国很多高等学校则忽视了对信息分享作用的利用。我国一些高等学校内部信息共享效率低下，导致很多重要政策执行不到位，执行速度慢，严重影响了高校内部控制效率。内部控制系统之间的互联互通，以及相关信息的共享，是评价高等学校信息化建设成果的重要指标，也是未来高等学校内部控制信息化建设的主要方向。但是，很多高等學校内部控制还无法达到这项要求。

4. 高等学校内部控制信息化完善对策

4.1 加大内部控制信息化建设的资金投入

高等学校内部控制信息化建设离不开资金的支持。对于一些地方院校而言，其经费来源有限，这就导致其内部控制信息化很难继续发展。因此，对于这类高校，地方政府和中央政府可以共同出资加大扶持力度，成立信息化建设专项资金，以支持地方高等学校内部控制的信息化发展。而对于经济发达地区的高等学校而言，内部控制的信息化建设应该继续加大覆盖率。尤其是在采购管理、合同管理和招标管理方面，要尽快实现网络办公和信息公开，以促进这些经济活动的公正性和效率性。

4.2 加强信息管理系统的安全管理

信息系统管理系统的安全管理是决定高等学校内部控制安全和效用的关键因素之一。因此，为了更好地发挥信息化的效果，保证信息的完整性和安全性，高等学校也要做好信息管理系统的安全管理工作。对于高等学校而言，首先就需要引进专业的技术人才，专门负责对信息管理系统的日常维护。同时，高等学校也要制定严格的规章制度，对重要部门或者涉及重要信息的管理系统，要严格规定操作程序，建立起严格的密码登录制度。同时，为了保证一些涉密信息的安全，高等学校还要建立起保密制度，对重要数据不能通过互联网直接传送。为了促进使用人员具备更好的信息安全意识，高等学校也可以定期组织信息管理系统使用培训和信息安全讲座，提高他们的信息安全意识。

4.3 加强信息化的短板建设

从实际情况看，我国高等学校，尤其是重点高等学校的信息化建设已经度过了高速扩张期。但是，一些细节上的问题，使得很多高等学校的内部控制信息化建设存在不少短板。以前文所述的合同管理和采购管理等而言，很多学校还是主要依靠人工完成。高等学校在基本的财务信息和人员管理信息等方面的信息化相对完善，但是在项目建设管理方面则存在很多的不足。而高等学小项目建设往往需要涉及更高的资金和更多的人员，包括项目进展和项目监督等，都还没有完全纳入到信息管理系统中。因此，在未来，对于这些短板问题，高等学校仍需加大改进力度，以便更好地实现内部控制的信息化发展。

结论

总之，高等学校内部控制信息化建设是建设现代化高等教育，实现国家高等学校建设战略的重要环节。信息化建设的发展，不仅能够有效提高高等学校内部管理的效率，还能帮助高校更好地提高信息传递和管理的时效性，有利于高等学校政策规划的执行，为建设世界一流大学和学科做出更多的贡献。我国高等学校也要充分认识到信息化发展的重要性，并及时发现自身在内部控制信息化建设方面的不足之处。未来，随着技术的进步和条件的改善，我国高等学校的内部控制水平将会进一步提高，从而尽早建设一些世界一流大学和学科，为国家和社会培养更多的优秀人才。

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