OA系统对地方院校档案管理工作的冲击及对策

2019-03-15纪爱芹

安阳师范学院学报 2019年6期

纪爱芹，彭桢

(安阳师范学院数学与统计学院，河南安阳 455000)

一、OA系统产生及研究背景

随着计算机的普及和发展，在20世纪八九十年代，基于文件系统或关系型数据系统的产生，使得IT 技术开始慢慢进入到办公领域，但缺乏办公过程中需要的协作支持从而使得初步的办公系统达不到预期的效果，如：基于net+RDB技术的办公平台由于开放性以及兼容性差所以不被广泛利用。但是，随着网络化、信息化的飞速发展，尤其是近几年智能手机功能的大幅提升，使得办公系统开始得以在网络的基础上通过工作流进行工作，使得办公系统能够提供公文流转、流程审批等功能，于是办公自动化(office automation 简称OA)逐步发展起来并因为自身的优势被企业接受，如：降低了办公成本，提高了工作效率，是企业管理更加规范。OA网络智能办公系统俗称网络办公，是现代化办公方式与计算机技术相结合应运产生的一种新型办公模式，是具备内部通讯、人事考勤管理、协同工作、公文审批、资源管理等功能的办公系统。OA的出现，实现了大部分办公的无纸化，这也对高校的内部管理提出了更高的要求。很多高校都结合自身的条件和实际需求，打造了贴合自身的网上办公系统[2]。灵活运用电子文件进行传输、阅览，节省了大量的办公经费和人力，同时也产生了大量的电子文件，使传统的档案管理对象复杂化,因此，OA办公系统对档案管理既带来了好的变化，也产生了一定的影响,这使得人们对档案管理和OA系统的研究产生了兴趣，如张文元和夏芳在《OA系统与档案管理系统管理之间的无缝链接》一文中，从6个方面论述了OA系统和档案管理系统之间的衔接问题。

本文就地方高校的OA系统对档案管理产生的影响以及相应的策略进行了分析和研究，提出了一些有价值的建议，为高校更好地利用OA系统来进行档案管理有一定的理论帮助。

二、OA系统对档案工作带来的影响

(一)对归档工作带来的影响。

传统的档案都是纸质文件，在事项办理完毕后，由各个相关部门整理好文件材料，然后统一交档案馆，由档案馆负责将相应的档案在各部门分类的基础上系统的编号归档。但是，由于各部门之间管理问题，归档时间不能固定，周期都比较长，并且比较容易出现漏件情况。OA系统的特点就是无纸化办公，这使得档案文件除了原有的纸质文件，还包括了各种电子文件，电子文件类型有文本文件、数据图形文件、影像文件、声音文件等，事项完成后，最终可以由档案管理者直接生成材料进行整理归档，档案整理周期减小，保证了各类档案的及时完成，大大提高了效率，减少了漏件的风险。

但是，在归档过程中，由于电子版文件和纸质文档有交叉的情况，又出现重复档较多的问题，使得归档工作变得复杂。

这些变化就要求档案工作者不仅要有扎实的专业知识，还要熟悉计算机和OA系统，适应时代的发展提高业务能力和水平，在能够掌握纸质档案管理方法的同时，熟练掌握电子文档的转换方法，最终按照档案管理的要求完成归档。

(二)电子档案带来的影响

电子档案是由计算机生成的档案文件，目前，电子档案主要储存在电脑、硬盘、光盘、云端等储存介质中，这使得档案的提取和查阅变得非常方便快捷，大大提高了办公的效率。

但同时由于电脑网络的特点，使得电子档案的保密性，比纸质的档案要低，并且电子档案可以通过各种方式修改档案信息，这又使得电子档案存在不安全因素，从而影响到某些档案的法律效力。

(三)对档案管理带来的影响

首先，由于电子档案的介入使得档案收集工作变得更加直接、快捷并且不受时间的限制。同时也因为档案的更加多元化，使得归档工作变得更加繁重和复杂，但是由于地方高校自身资源的局限性以及档案管理人员相对偏少，这就导致了档案管理工作量增大，分工变得更加困难。

三、电子归档的应对措施

(一)完善电子档案管理制度

根据地方院校自身的特点完善符合自身特点的档案管理制度，对传统的档案管理规章制度从归档的范围、收集、鉴定、整理、保管等方面进行适当的调整，进一步制定并细化各种规章制度，特别是电子档案管理制度，会使得档案管理工作的分工更明确，能使得电子档案和纸质档案合理有序的归档，减少重复归档和遗漏的情况发生。

(二)加强档案链接的建设

OA系统里流转的数据和档案管理的文件不是一个标准，制定好两个系统的对应关系，例如年度、文号、标题、责任者、内容、案卷号、部门等，将OA系统里面的数据以事件或拷贝的方式转入档案系统，实现文档的“一次输入、多次使用”，如所有教务处的文件及相关部门数据在教学类档案及对应位置上，党委的文件及相关数据归到党群类档案位置。

电子文件可在线传输、查阅、整理、存储，在电子档案的传输过程中，被盗、篡改等风险也大大提高，因此在做好档案库房“八防”工作的基础上，电子档案的数字加密技术也力求完备，并及时备份，以保障电子档案的法律效应。

(三)利用多种方式进行档案利用

档案工作者可以通过微信、校讯通、OA系统等服务平台开展服务，使档案服务由被动服务变主动服务，加强了与档案利用者的沟通交流。并围绕本科评估、申硕等重大活动，利用各种传播媒介做好档案信息文化宣传。

(四)加强档案管理队伍建设

基于OA系统在学校内部广泛使用，本学校对全体教职工，针对不同的层级和用户权限，采用授课和现场培训的方法进行系统化培训。对普通教职工重点培训OA的各种基本操作，对管理层和档案管理人员则还进行了数据分析、文档管理等的培训。地方院校的档案工作者大部分年龄偏大，思维相对保守，接受新事物的能力相对偏弱，因此，应适当增加年轻的档案管理工作人员，并加强引进专业人才，着力培养一批年轻化、专业化的队伍。

总之，随着网络的发展，地方院校的档案管理工作环境会越来越向复杂化，多元化发展，档案管理工作者应与时俱进，不断用新的知识武装自己，全面掌握和了解OA系统，做好电子档案和纸质档案的归档和整理工作。