来华留学生管理信息化建设的实践

赵晴晴，戴俊霞，胡善贵，樊永刚，张侃敏，朱婷婷

(安徽工业大学 国际教育学院，安徽 马鞍山 243002)

近年来，随着我国综合国力增强，高等教育国际化水平不断提高，来华留学生规模持续扩大。据教育部官网数据显示，2017年，全球共有来自204个国家和地区的48.92万名外国留学生在中国学习，遍及中国31个省市、935所高等院校，来中国留学人数增幅已持续两年达10%以上[1]。安徽工业大学作为一所以工为主、科技部与安徽省联动支持建设的省属重点高校，在国家和地方政府相关政策推动下，已于2014年正式启动来华留学学历生招生培养工作，并将留学生教育纳入本校“十三五”规划。2014年，安徽工业大学留学生人数仅为17人；2018年，留学生人数增加至380人，其中本科生占85%，生源国数量增加至46个。随着我校留学生规模日益扩大，以往采用的邮件接收学生申请、纸质档案和Office办公软件管理留学生信息等办公模式已不能满足日益繁重、复杂的留学生工作需要，如能创新一种更简单且高效的办公模式来处理日常留学生教招生和管理工作，将更有利于留学生教育的管理和发展。因此，建设留学生工作信息化平台就显得尤为重要。

一、来华留学生信息化理论研究与实践现状

相比中国学生，来华留学生信息化管理和应用起步较晚。随着国际文化交流增强及来华留学教育事业的日益发展，关于留学生信息化管理的理论研究逐渐增多。金泉元等对来华留学生管理系统进行了数据库设计和技术分析[2]。李林泽分析了来华留学生与中国学生在信息化趋同管理过程的深度融合问题，阐述了影响来华留学生信息化水平提高的重点、难点之处[3]。朱萍和李娒竹等针对来华留学生教育管理的特点和难点，提出了信息化平台的设计需求[4-5]。卢秀娟、周振环和程亮等证明了留学生教务信息化、档案管理信息化的可行性及必要性，强调了留学生信息化理论研究的重要性[6-8]。随着网络化、信息化技术的迅猛发展，越来越多的高校根据各校的实际需要开发来华留学生信息化管理平台。目前，来华留学生信息管理平台较少，主要有全国来华留学生管理信息系统、中国政府奖学金管理系统，国家留学基金委、来华留学生管理云平台，平安保险公司等。此外，清华大学、北京理工大学、南昌大学和西南大学等部分高校结合自身特点及管理模式开发出适合本校的留学生管理系统。吉艳艳等在对湖北省31所来华留学生院校调查发现，该省使用留学生管理系统的多为国际学生规模在500人以上的高校，近50%高校没有适合自己的留学生管理系统，且不同高校系统之间存在对接性、兼容性差和重复建设等问题[9]。安徽工业大学作为以工科为主的高校，在留学生招生和管理工作上有自身特点，其他院校的系统匹配性差，无法直接“拿来”使用。因此，设计和开发符合本校特色的信息化管理系统对于做好本校的留学生工作更为重要和迫切。

二、我校来华留学生信息化管理特点

我校使用的教育部来华留学生管理信息系统，目前仅局限于向教育部上报本年度留学生信息，不能满足我校留学生工作的需求。我校留学生工作有着自身特点，且传统工作模式已难以适应留学生教育的发展规模和速度，留学生招生管理、日常管理及教务管理的信息化建设的需求愈加迫切。

一是传统招生宣传模式无法满足规模化招生需求。面向全球招收全英文授课的学历留学生，通过学校中英文网站及纸质宣传册的宣传模式不仅效果单一，并且存在国外学生无法打开校园网的弊端。其次，通过邮箱接收学生申请材料的招生方式不仅效率低下，而且极易出错。且不同学历层次的申请人需要提交的材料要求不同，传统的方式难以进行准确筛查及分类管理，极大地限制了留学生招生工作处理效率。

二是留学生信息采集量大、各部门可协调性差。留学生培养涉及新生注册、签证管理、住宿管理、教学教务管理等多个环节，与国内学生相比，留学生信息管理有两个特点。首先，留学生需要采集的信息种类更多，涉及学生的基本信息、入学信息、体检、保险、签证、住宿、财务、出勤、成绩、奖惩、学籍状态等多项内容，仅姓名、护照号码、学号、国籍、宗教等基本信息，学校管理部门需要统计的项目就达53项之多。其次，留学生信息管理及使用涉及到校内校外多个部门，各部门的业务及使用的系统相互独立，涉及到留学生信息的报送主要采取Office办公软件的形式进行。在进行数据采集及报送时，缺乏统一标准，不同业务部门之前甚至出现多个版本，重复性工作多，导致协同工作难。以安徽工业大学为例，校外相关单位主要是辖区派出所、辖区公安局、省教育厅、省外事办、相关大使馆及其他相关单位。校内相关部门主要有各具体培养单位(学院)、教务处、研究生院、财务处、后勤处、保卫处。传统的工作方式难以满足现代化管理的需求，严重影响管理和服务效率。

三是以全英文授课的本科留学生为主，培养周期长。我校学历留学生全部单独开班授课，学生培养方案及课程设置复杂。尽管我校本科留学生的教学计划与课表安排已纳入学校教务系统进行统筹安排，但由于学校教务系统全部为中文界面，学生无法在系统中准确及时地了解课程、考试、成绩等有关信息，与教学教务相关的事务全部由教务管理人员翻译为英文后再告知学生。这种方式不仅效率低下，而且工作量大，容易出错。同时，随着在校人数的增多，教务人员使用Office办公软件处理储存学历生历年的学业成绩、修读学分等信息档案的方式工作量巨大，教务管理人员任务繁重。

三、我校留学生信息化管理平台功能分析

留学生工作业务生命周期[3,10]包括留学生入学申请、在校学习至离校毕业等不同工作阶段。受相关外事政策的约束，各高校在留学生管理上存在较大共性。但高等学校在留学生教育工作上又具有较大的自主权，各高校留学生的管理分工又有所差异。安徽工业大学来华留学生工作流程主要分为招生宣传、网上报名、审核录取、迎新注册、在校生管理、教务管理、学籍管理、校友管理等环节。根据实际业务需求，我校留学生信息化平台建设包含两套系统：留学生招生系统和留学生信息管理系统。这两套系统数据库分开运行，避免了一套系统数据量过大导致系统运行缓慢的弊端，同时能根据服务对象针对性地设计对应功能，界面展现更加友好。此外，留学生招生系统中预录取的留学生数据信息可以一键导入管理系统，实现两套系统信息互联。

(一) 留学生招生系统

1.前端功能

安徽工业大学留学生招生系统的前端设计不仅局限于在线提交申请的功能，还加入了校园新闻、项目介绍、奖学金政策查询、校园景观、FAQ等板块。这些板块面向学生账户全方位地展现学校品牌，成为了学校留学生招生宣传的重要平台。除此之外，为了方便学生申请，系统增加了引导栏、申请状态跟踪、在线答疑、快递查询、住宿，接机预订等功能，实现了学校宣传、申请引导、状态跟踪及在线互动等全流程的功能设置，成为学生了解学校、提交申请、接收录取材料、实现入学报到全流程的可靠平台。

2. 后台功能

安徽工业大学留学生招生系统的后台功能主要是管理员账户对学生的申请材料进行在线评审、反馈评审结果以及自动导出学生材料、生成录取通知书和JW202表格等。这些功能极大方便了招生人员保存处理学生材料，另外还包括对学生、学院和管理员账户进行用户管理以及对校园新闻、FAQ、项目及奖学金信息内容进行更新维护等。此外，本人根据本校的招生管理特点，又增加设计了三种辅助功能：(1)实现对同一护照号码下的多个重复申请进行提示，方便管理员对申请人的重复申请进行综合评估。(2)增加数据联动筛选及信息统计功能，方便对留学生的报名信息进行分类管理。管理员可针对不同状态下的申请(如：已提交、审核中、已完成、缺资料、已拒绝、已失效)进行统计管理，服务招生审核过程。(3)一键设置学生学号，并将预录取学生材料一键导入留学生管理系统，保证了信息和数据的连贯性。

(二)留学生信息管理系统

根据安徽工业大学来华留学生培养流程，留学生信息管理系统主要服务于留学生日常管理及留学生教学教务管理。结合本校留学生实际工作特点，该系统共设置迎新注册、在校生信息管理、财务管理、教务管理、学籍管理以及其他功能六大模块。

1．迎新注册管理

新生报到时，通过迎新注册模块完成对其资格审查，相关费用记录统计，入学班级、宿舍分配等手续的办理，同时实现住宿登记表、居留许可登记表等表格的自动生成。注册完成的学生进入在校生管理模块，未完成迎新报到注册的学生无法使用留学生信息管理系统。

2．在校生信息管理

在校留学生管理最终落实在对留学生信息的汇总管理，因此在校生信息管理模块是本系统的根本。为了方便管理人员及时全面地了解留学生在校表现，该模块集中显示学生基本信息(个人基本信息、入学信息、教育背景、家庭信息、体检、保险、学籍状态等)、签证管理(护照号码、护照有效期、居留许可证件信息)、住宿管理(住宿楼层、房间)、奖惩管理(学生获奖和不良记录)、勤工助学管理(岗位发布、学生报名、岗位调剂和历年学生勤工助学记录)5个部分内容。同时，为提高信息报送的准确性，降低管理人员工作量，该模块还增加设计了一些辅助功能，如留学生护照、居留许可到期预警功能可提醒学生及时办理相关手续，避免发生因签证过期导致的违法行为；学生住宿登记表、居留许可申请公函、学生成绩单等多种格式文件的文档导出打印功能。

3.财务管理

本模块主要对学生历年财务状况，奖学金信息、缴费明细进行统计记录，学生端可对个人财务明细进行查询。

4.教学教务管理

教学教务管理模块设计开发了课程管理、考试管理、成绩管理、重修/补考管理、请假管理和出勤管理六大功能，可实现课表录入、网上请假、出勤情况跟踪预警、考试信息管理及发布、成绩统计及登载管理、成绩模板导出打印、重修/补考集中管理、奖学金自动评比等功能。其中，课堂出勤情况跟踪预警和奖学金评比功能是本模块开发的亮点。课堂出勤跟踪预警可对学生的课堂出勤状态进行有效提醒，有利于教师及管理员及时了解学生缺勤率并进行有效干预，进而实现对学生课堂教学的过程管理，提高教学效果。为增加 出勤率计算的精确性，出勤管理模块还与请假模块相关联，自动调整学生在该请假时段内的课程出勤状态并自动计算出勤率和出勤分。奖学金评比功能关联成绩、重修/补考、奖惩及财务管理模块，可实现对不同专业班级的学生综合成绩排名，并设置奖学金类型及金额，大大减轻管理人员工作强度。教学教务管理模块可供任课教师查看个人课表、班级学生信息，记录学生出勤、平时成绩、布置作业、录入考试成绩，及时了解班级内异动学生和重修学生的情况。学生端可以查看课表、成绩、考试安排、重修/补考课程、出勤情况、预警提醒以及进行网上请假和上传作业等。

5.学籍管理

学籍管理模块主要针对在校生异动情况、毕业生信息以及校友信息进行管理，可以实现对在校生异动情况(如退学、休学、复学、开除学籍、延长学习时间、转专业等情况)的查询管理以及毕业生信息汇总，目前校友管理模块为预留模块。

6. 其他功能

其他功能主要包括用户权限管理、通知公告、活动发布和下载专区。其中，用户权限管理分为后台及前台用户，即管理员端、学生端、教师端，各端口采用角色控制的管理思想进行权限分配且采用中英文两种语言进行切换[11]。

四、结语

留学生信息化管理是我国来华留学生管理的趋势，也是评价一个高校来华留学生管理水平的标准之一。我们从留学生工作业务生命周期出发，结合本校留学生工作特点和需求，充分利用现有信息化资源，开发出页面友好、适合本校的来华留学生招生和管理系统，提高了留学生管理人员的工作效率，加强了各部门之间信息的高效对接与共享，促进了我校留学生教育工作全面发展，为我校留学生的招生和管理工作提供了切实保障。