《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

四、企业档案收集工作要求

7.4.2档案与资料的收集

7.4.2.5  企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

5.除按国家有关规定必须归档的文件材料之外，企业还可根据发展需要，采取多种形式和途径向社会、企业员工、离退休人员等征集不同年代、不同发展时期与企业相关的照片、錄音录像，有一定历史价值的手稿、文本等，以丰富企业档案的内容，从不同的侧面反映企业发展和员工成长的历史全貌。

五、企业档案整理工作要求

档案的整理是档案工作六大环节（收集、整理、鉴定、保管、统计、利用）之一，是开展档案工作的重要基础环节。它是档案部门为了方便档案的保管与利用，遵循一定的规律与原则，对接收的档案进行条理化、系统化整理、分类、排列与编目的过程。档案整理工作包括系统整理和科学编目两部分。

系统整理包括对档案进行分类和排列，以真实反映企业活动的历史面貌，保持其有机联系为原则;科学编目包括编制档号和案卷目录，将经过系统整理的档案进行固化，编制检索工具和进行著录，揭示各类档案的内容和构成。

7.5.1  档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。

全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。也可通俗地理解为一个立档单位的全部档案。立档单位即形成档案全宗的单位，又称“全宗构成者”。

对于企业来说，构成立档单位的条件主要有两点：1.具有企业法人资格;2.属于独立经营的经济核算实体。一个立档单位可能只有一个全宗档案，也可能会形成多个全宗档案。一般情况下，一个企业的全部档案就是一个全宗，但当企业的生产关系或基本职能发生了根本性变化，比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时，则应另立全宗，同时将变化前各自的企业档案全宗保持不变，这时就会形成多个全宗。还有一种情况，就是当上级企业接收下属单位档案时，也应为符合条件的下属单位另立全宗。形成多个全宗档案的企业，应区分全宗进行分类、排列与编目等档案管理工作。

7.5.2  分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

企业档案分类方案，就是通过文字、数字、代号或图表的形式，形成本单位档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系，它是对档案实体进行分类的依据性文件。为了做好档案的分类工作，每一个企业都应根据档案整理工作的原则和要求，结合本单位的经营管理职能，对本企业形成的档案，编制一个科学的、切实可行的档案分类方案。企业档案分类方案不仅对指导档案分类工作有重要作用，而且借助它可以了解库藏档案的内容构成及组织体系，便于对库藏企业档案的科学管理和开发利用。

1.企业档案分类方案的结构

企业档案分类方案由编制说明、类目表、类别号三部分组成。

（1）编制说明

编制说明是分类方案的前置部分，是对企业档案分类方案的编制目的与原则、分类的依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释，是使用企业档案分类方案的指南。

（2）分类表

类目表是分类方案的主体部分，是由纵向类目和横向类目构成的，它将企业各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，并以图表的形式表示出来，类目表能够反映出企业全部档案的类目体系。分类表有三种形式，即分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。

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