基于教务管理系统的高校学籍档案电子化归档研究

杨沁

2016年11月3日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《国家电子文件管理“十三五”规划》，对“十三五”时期电子文件管理工作做出了全面部署，学籍信息电子化已被国家列入《国家电子文件管理“十三五”规划》，势在必行。学籍档案电子化是指使用电子化工具或方法有系统地搜集与呈现学生学籍信息与学习历程。为了建立快速高效的学籍档案管理，必须运用现代信息技术、计算机编程和网络管理技术，遵循国家档案局、教育部及广东省档案局相关标准与规范，结合国家档案局《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》要求，实现对高校学生学籍信息电子化归档，把纸质学籍转向电子化学籍进行管理。因此基于教务管理系统的学籍信息电子化归档研究与实践意义重大。

一、高校学籍档案管理的现状

1.信息化管理手段落后

档案信息化是随着网络与信息技术的迅猛发展，逐步形成的一种新的管理模式。目前高校在教学管理中大都使用了教务管理系统、办公自动化、网络传输等现代信息技术，但学籍档案管理的信息化程度不高，基本沿用传统的手工管理方式，学籍档案归档也沿用传统手工管理方式，如学生的高考录取名册、学生学籍表、学生成绩单、毕业生学历证书电子注册信息表等通常不是以学生个人为单位立卷存档的，而是以学生录取年份、毕业年度按班来整理并装订成册存档的。传统手工管理方式直接导致了学籍管理工作量和管理难度的大幅增大，易发生数据丢失，劳动强度高，速度慢，造成学生个人查准率降低。

2. 学籍档案分散管理

归档前的学籍材料分散在学校多个部门，如教务处有本科生基本信息、学籍变更、成绩记录、毕业信息等;研究生院有研究生的基本信息、成绩记录、毕业信息; 招生办有学生录取名册;学生处奖惩记录、就业情况等。由于学籍档案管理人员对学籍档案管理业务比较熟悉，但对于计算机网络技术的应用能力和学籍档案管理的日常工作流程不熟悉，导致教务处、研究生院业务管理系统中学籍材料和信息不能及时归档到档案馆。学籍档案管理还存在分散管理的问题，各部门又都有自己的管理系统，相互独立，形成一个个信息孤岛，严重影响了学籍档案电子化归档。

3. 电子化归档工作尚未启动

目前教务系统和研究生院业务管理系统形成大量的电子学籍信息，但没有学籍信息归档管理模块，电子化归档工作尚未启动。档案部门依然采用纸质的收集、整理、归档方法和归档范围，没有制度性文件要求实现电子学籍归档，难以在数字校园环境下实施学籍信息的电子化归档，造成大量的、历史形成的电子信息滞留在业务系统中，学校教务处、研究生院的信息系统建设目标主要是满足学生、老师和教务管理人员正常业务工作的开展，并未考虑到教务系统和研究生院业务管理系统中形成的学籍电子信息如何按要求进行归档。

二、确定高校学籍档案电子化归档范围

1. 学籍信息的采集

电子档案从产生起就处于各个信息系统内部归档模块之中，因此在构建教务管理系统之初，教务处、研究生院要与档案馆积极沟通合作，对学籍信息和电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划，明确归档范围，统筹部署部门之间的数据交换标准。电子档案数据对接到档案管理系统一般有在线和离线两种方式，一种是在线方式需要信息系统和档案管理系统做一个数据交换接口调用或采用数据推送方式送达，另一种是离线方式则需要对数据包进行下载处理并加载到档案室档案管理系统，两种方式的性质都一样。

2. 确定学籍电子化归档的内容

明确与细化归档范围，是做好学籍档案电子化归档的基础。电子文件归档客观上依赖于各种信息系统的归档模块和电子档案管理系统，电子档案质量很大程度上取决于电子文件的质量，还取决于电子文件的归档质量。界定学籍电子文件内容与范围，梳理学籍电子文件各个阶段的业务内容，明确每个关键节点可能带来学籍电子文件在元数据、内容、结构、属性及其与其他文件之间建立关联等方面的形成与变化，规范化操作流程。通过对学籍电子化归档文件的范围进行了标准化梳理，明确界定学籍电子化归档文件材料和教学活动管理过程材料目录清单。

3. 规范学籍电子化归档格式

在学籍档案电子化建设过程中，最为基础也是最为关键的一项工作就是将传统纸质版的学籍档案转换成电子格式。为了保障教务系统中形成的学籍电子文件在归档时能够从内容、结构、元数据、背景信息等方面是真实的、完整的、有效的和安全的，学校需要根据相关标准要求，对电子学籍档案的格式以及编制方式进行统一明确，规范学籍档案电子化归档格式。

三、高校学籍档案电子化归档实施策略

1. 制定学籍档案元数据标准

元数据（Metadata）是关于数据的数据。ISO/ IEC 11179- 3： 2003 （E）对元数据的定义为：元数据是描述数据的数据，它描述文件内容、结构、背景及其整个管理过程。元数据文件包括单位名称、电子文件号、责任者、正题名、主题词、文件编号、日期、主送、抄送、密级、页数、附件、附注、收发文类别、定稿时间、文件大小、格式信息、电子签名标识等等，如有附件也需归档。目前，高校学籍档案的元数据没有统一的标准，根据电子学籍档案归档要求及国家档案局《数字档案馆建设指南》《数字档案室评价办法》，电子文件规范管理中的文件格式、样式、整理等要求，结合我校实际情况，档案馆与教务处、研究生院根据学籍档案电子化归档的需求制定了一套学籍档案元数据标准，学籍档案元数据标准节选如表1所示。元数据标准的制定可以提高数据库建库质量，使数据加工达到规范化、标准化，从而加强对数据的控制、检索利用和共建共享。

2.制定檔案化标准接口

完成数据实时归档的主要关键技术是创建档案化标准接口，该接口要有信息发送和数据迁移和对归档数据进行”档案化”处理的两个功能。根据电子学籍档案元数据标准需要制定一个标准的数据对接方法，结合档案系统及教务系统的特点，选择了webservice接口方式，档案系统提供接口标准，教务系统根据接口标准约定好的格式信息推送数据到档案系统。接口分为两部分：第一教务系统的学生信息和元数据及电子文件信息通过接口方式传输到档案系统;第二学籍电子文件通过教务系统推送到FTP服务器传输到档案系统。

3.形成电子学籍档案

建立电子学籍档案归档标准接口后，教务处根据学籍归档模版，进行数据填充，按照归档要求生成PDF电子学籍档案，及对应学籍档案的元数据，其中含有学生信息、电子学籍文件元数据属性、学籍背景信息和过程信息，再根据档案馆提供的接口把数据推送到档案管理系统，档案管理系统自动根据接口标准抽取学籍档案元数据，利用接口程序自动编制档案号、电子归档章等，由系统自动完成学籍档案的预立卷工作，形成电子学籍档案，不需档案工作人员二次著录，提高了工作效率。（见表2）

通过实现系统无缝对接，将学籍电子文件的描述性内容与学籍电子文件一并归档，并进行归档文件的“四性”检测，确保电子档案的数据安全。

学籍档案电子化归档已成为一种新型的档案管理方式，它不仅使学籍档案信息资源共享、远程查询利用成为了现实，同时也给档案管理工作带来了新的要求， 以电子档案取代传统的纸质档案，已成为一种发展的必然趋势。高校领导必须充分认识学籍档案电子化归档的重要性认识，规范学籍管理，提高管理水平，完善制度建设，不断探索学籍档案电子化归档的可操作性和实效性，加快推进学籍档案电子化归档进程。

注：本文为广东工业大学青年基金项目《基于教务管理系统的学籍信息电子化归档研究与实践》研究成果之一。

（作者单位：广东工业大学）