新时期机关档案室建设思路及要点

白玉兰 兴安盟科右中旗哈日诺尔苏木人民政府

引言：在信息化时代的冲击之下，新时期的机关档案室建设工作必须要做出工作模式的创新和转型，这是切实提升机关档案室服务水平和效率的重要途径。同时我国相关组织还颁布了《加强、改进新时期下的机关档案室工作意见》，文中明确表达出新时期下的机关档案室的格局要点和具体建设要求等，为我国的机关档案室事业发展指明了方向。

一、构建数字化机关档案室以便推进新时期机关档案室建设

（一）采用电子文件化管理。信息化时代的到来，为机关档案室建设工作提供了新动力，即运用信息化技术建设新型的新型数字化的机关档案室，这不但与时代的发展所契合也是机关档案室进行模式创新、转型的必要途径。列举事例分析：在机关档案室建设工作中，机关可以将传统的纸质文件全部运用计算机技术转换为电子文件，实现文件工作的电子化、无纸化。同时运用新型的编程技术编制出机关档案室管理系统，如OA办公自动化系统等，从而实现电子文件的信息化管理。待到机关完成新型机关档案室转型之后，就要对内部档案管理人员进行技术和素养上的培新和提升，以便其熟练掌握新型电子文档和电子文档管理系统的使用方法，从而保障文档管理的规范性和科学性。同时还要运用新型电子文档系统对机关内部的文件和数据进行整合，以便实现行政、物业、后勤等部门档案资料数字一体化管理，从而做到文档共享。

（二）推进基础层面的建设。在机关档案室完成基本的数字信息化管理之后，就必须要对机关档案室的基础层面进行创新建设，这是保证机关档案室数字信息化运营的基础。首先要加大机关档案室制度改革力度，因为现阶段的机关档案室运用的技术都是新型科技，所以新型的机关档案室制度要科学严谨，例如参考行业标准建立适合于当地机关的电子文档管理制度、数字化档案流程管理制度、档案安全防护保密规定等，以便让机关对内部的机关档案室、业务、技术等部门进行管理时有据可依。此外相关制度改革之后，新型的机关档案室方面还要注重人才方面的建设，这是数字化机关档案室正常运营的保障。因为新型的机关档案室运用的技术都是具备高专业性、高技术性的，所以必须要有具备专业技术和素养的人才进行管理。例如：机关必须要积极招聘这方面的高技术性人才，然后对其进行考核然后让通过考核的人才对机关内原有的技术人员进行培训，实现全体基层技术人员转变为技术人才，从而保证新时期机关档案室的工作效率。

二、推进机关档案室建设的内在因素—对文件信息进行分析和挖掘

（一）转变管理理念，适应文件信息分析挖掘需求。信息数字化时代的到来实现了人们对档案管理观念上的创新，使得档案不再是单纯的文字，而是转变为机关单位进行发展所需的知识成果和重要资源。同时现阶段机关档案室的工作不单在是对现有档案进行管理，而是转变为文件内在信息价值的发掘和分析，这就要求机关档案室工作人员对档案进行有意识、有方向的研究分析，然后再将其中有价值的信息呈现给机关决策部门，从而为机关单位未来发展趋势和业务拓展等方面提供数据方面的支持，以便体现出机关档案室的另一作用及为单位发展做出更好的服务[1]。

（二）把握信息的三个维度，以便体现文件分析挖掘的价值。在对档案文件进行价值挖掘时，要根据实际情况进行实际的操作。列举实例分析：要根据文件时间维度，对信息的及时性和新颖度进行把控，以便发掘出具有时效性的信息；同时还要根据文件的内容维度进行信息准确性、是否完整、关联度等方面的把控，以便为企业提供验证过的完整信息且要确保该信息要与机关单位有关联，不然这些工作都是“白费功夫”；还有一个关键的要点就是数据文件的“形式维度”，这就要求机关档案室工作人员要把有价值信息，做成表格、图表、PPT等形式，以便让决策部门直观清晰的了解到该信息的价值。三个维度的把控，可以优化档案信息的价值，从而发挥出更大的效益[2]。

三、新时期机关档案室建设的重要保障—贯彻归档新型标准

归档文件的质量是新时期机关档案室建设是否科学规范化的重要因素，所以机关单位要对从事档案管理的人员进行宏观上的统筹协调，同时还要贯彻卡洛斯国家出台的《档案归档整理规则》，以便让该方面的工作有据可依。这就要求:首先相关人员必须要明确档案号码的制定规则，因为档案号码是进行归档的唯一识别标志，档号反映出档案的类型、排列方式、具体部分等方面的信息，列举实例分析：根据相关规定制定的档号，可以反应出文件中的宗号-档案具体分类代码、年份、机构部门、事件代码时间日期等，档号的制定可以提升归档工作的效率和质量。同时还要对文件的页码进行精准编制，这是保障具体文档是否完整的唯一方法，例如：一份完整文档进行归档时，如果没有详细的页码识别，就不能够确保这份文件的是否完整的归档，这样就会导致部门档案文件的丢失[3]。而电子文件版的档案就要对进行写保护设置以及为其编制页码，以便其内容不容易进行复制、转载、方便顺序阅读等操作。

结语：现阶段的机关档案室建设必须要朝着信息化方向发展，还要对机关内的文件信息进行研究分析，以便体现新时期的机关档案室的作用。此外还要制定详细的归档方案和日常管理机制等措施，从而切实提升机关档案室的质量