办公设备管理与维护探究

贾祥森

摘 要：随着社会的不断进步与发展，企业在发展中应用了越来越多的越来越先进的办公设备。这些办公设备对企业的生产和管理起到了很重要的作用，企业的各项活动大多都运用到了办公设备。现代企业办公设备主要以电子计算机、打印机、传真机等为主。这些电子设备在使用时需要注重很多方面。为了让办公设备能更好的为企业服务，给企业带来更大的效益。这时，需要对办公设备进行管理与维护工作。本文主要讨论了如何对办公设备进行管理与维护，并且对此提出了自己的看法与建议，仅供读者参考。

关键词：办公设备 管理维护 探究讨论

1.办公设备管理与维护的目的与范围

目前，企业中的办公设备大多比较智能化，价值也比较高。办公设备主要是为公司各项业务服务的，办公设备是每个公司必备的专用设备，所以每个公司都会涉及到办公设备的管理与维护。办公设备管理与维护的目的主要是让办公设备能够合理的被使用，并且能给企业带来良好的效益。有效的办公设备的管理与维护不仅能提高企业的工作效率，还能为企业节约大量的成本。办公设备的管理与维护的范围主要包括了主要的计算机办公设备。其中，与计算机相关的例如打印机、传真机、复印机、网络设备、多媒体投影仪等一系列的设备也属于办公设备的范围。这些办公设备是公司经常用到的设备，这些设备对公司来说必不可少。所以这时，有必要对办公设备的管理与维护进行探讨，以求能更好的维护办公设备以达到提高公司生产管理效率的目的。

2.办公设备管理的职责分配

办公设备的管理与维护工作需要有明确的职业分配，有了职责分配之后每个人會对自己的工作有一个初步的了解。一旦某个环节出现问题，负责某一方面的员工就会承担相应的责任，进而能进行及时的处理。明确的职责分配还可以提高办公设备管理与维护的效率，办公设备管理与维护人员也会对管理与维护工作提起更高的重视程度，这样一来能防止管理与维护人员推卸责任，玩忽职守等。办公设备的职责分配可以从这几个方面入手。

第一，办公设备的使用人员主要负责计算机的日常维护以及保养工作。使用者应该正确的使用计算机等办公设备，并且要对自己经常使用的计算机等办公设备进行日常的维护与保养。这样一来，能有效的对日常办公设备进行日常管理与维护工作，保证了办公设备的正常使用。

第二，由公司的维修部门管理办公设备的日常采购、维修以及判定报废等工作。办公设备在使用过程中不可能一帆风顺，不出现一点问题。这时，办公设备一旦出现问题会对办公效率有所影响，从而影响整体的生产效率。这时，需要维修部门负责日常的技术性维修工作，专业的人员才能对办公设备进行专业的处理，这样才能保证办公设备恢复正常，继续为公司服务。办公设备的报废要有一定的标准，办公设备一般来说价值比较高，随意的报废办公设备无疑是增加了公司的经营成本。这时，需要专业人员对办公设备的报废进行一个认定，只有到达了报废标准之后，才能对办公设备进行淘汰处理。

第三，公司管理资材的部门负责报废办公设备的处理与回收工作。办公设备的寿命结束后，这时需要有专门的人员进行回收处理。办公设备的回收处理工作主要有资材部门来处理，这样能让资材部门更加轻松的计算资材的支出等，能让办公设备的管理工作效率更高。

第四，公司管理部门以上三个管理部分进行培训落实工作，明确的规定相关部门自己个人的具体工作。办公设备的管理与维护工作已经进行了明确的划分，最后一步就是要对这些职业进行明确的落实与监督其执行的作用。管理部门主要对以上部门进行监管工作，因为只有计划没有执行的工作相当于空谈。管理部门做好最后的管理工作能有效的提高管理的效率，也督促让相关人员尽快执行其本职工作，提高工作效率。

3.办公设备管理维护的流程

3.1办公设备的购入

办公设备的购入是办公设备管理的第一个环节，使用人需要办公设备时，需要使用人提供购入申请。接下来，由部门管理人员审核申请，然后再由部门负责人统一上交到主管部门进行审批。审批通过后，再有库存管理人员安排库存领用。如果缺钱库存，那么再由采购部门进行采购安排，完成最后的办公设备购入工作。

3.2办公设备的入库与验收

办公设备采购完成后，需要由相关负责人进行核实验收。这时，需要对采购回来的设备进行入库验收手续的办理工作。还需要信息管理部门对设备的质量等进行检验，一系列的检验完成之后，再由库存保管员进行设备的入库信息的填写，将设备做入库处理。

3.3办公设备的配置

办公设备有很多种类型，不同类型的办公设备的配置方式有所不同，所以这时需要不同的人来申请领用，然后再由相关人员进行办公设备的配置工作。第一，员工专用计算机等设备的使用需要由个人提出申请，并且填写申请，然后相关部门进行审批，再进行后续的领用。需要注意的是，公用计算机不能用于处理私人事务，并且需要对自己的专用办公设备进行日常维护，不能随意损坏公用财产。第二，类似于电话机、传真机等部门设备的领用，需要由各部门主管人员根据需求提出申请。经过审批之后，提交到负责部门进行登记记录，然后等待后续的安装等工作。这类部门设备的日常使用维护是整个部门的责任。这时，需要整个部门肩负起日常的保养工作，按照使用说明进行日常使用维护工作，以保证设备的正常使用。

4.办公设备的使用与维护

4.1注重电子设备的使用环境

办公设备一般都是电子设备，这时在进行日常的使用维护时需要注重使用的环境，以保证办公电子设备能正常使用。办公设备需要在适宜的温度和湿度下才能达到更高的使用效率，所以这时需要对办公设备的使用环境做出要求。首先要保证办公设备所在的室内环境温度适中，温度过高或者温度过低都会影响使用效率，甚至会造成办公设备的损害。另外，办公设备所处的室内环境应该保证湿度适宜，办公设备不能在过于潮湿的环境下使用。过于潮湿会造成下效率损坏、零件受损等。所以这时，需要使用者或者维护者及时的进行除湿处理，一旦湿度过高，一定要采取相应的措施。除此之外，还要保证办公设备的清洁除尘等工作。日常的清洁要保证，避免灰尘引起的设备老化以及损害得。办公设备需要进行良好的日常维护，这样才能保证设备的正常使用，进而提高总体的工作效率。

4.2建立电子设备维护档案

在办公设备的管理与维护中，建立电子设备维护档案也十分重要。办公设备需要进行定期的检修维护，这时需要对每一台办公设备建立详细的电子档案，了解每一台设备的日常状况。电子档案主要记录的是每一次设备维修的时间、故障处以及维修方案等。并且还会记录其故障原因，排除故障的方式等。这样一来，维修人员就能对设备有一个详细的了解，再次进行维修检查时会节约一定的时间。并且建立电子档案还能对设备的信息有一个充分的了解，这时设备的状态、寿命等就会有一个详细的记录。对每一台设备有了充分的了解可以适当的提高管理与维护的效率，让管理与维护工作更加有秩序。

5.总结

总的来说，办公设备的管理与维护对公司的正常运行来说十分重要。办公设备是公司的重要资产，也是公司正常运行的重要工具。只有公司办公设备进行专门的管理和维护，才能保证办公设备的正常使用，才能为公司继续做出贡献。办公设备的管理维护工作需要按照程序一步一步的进行，井井有条的管理维护工作能让办公设备的应用更加科学合理，这对于公司来说意义重大。关于办公设备的管理与维护问题还需要更多的专业人士进行研究，未来办公设备管理与维护工作必定能在大家的共同努力之下更上一层楼。

参考文献：

[1]解春和.企业机关办公电子设备的管理[J].露天采矿技术，2016，12（06）：152-153.

[2]许世民.办公自动化设备资源浪费严重[J].秘书，2014，21（03）：169-170.