公共资源交易项目档案管理模式构建分析

齐健

摘 要：随着我国公共资源交易项目的增多，项目档案数量也随之增加，这使得项目档案管理在公共资源交易项目管理中的作用和价值逐步凸显。公共资源交易中心必须加强项目档案管理工作，创新项目档案管理模式，以保证档案资料的完整性、安全性和利用价值。本文从概述公共资源交易项目档案入手，论述了公共资源交易项目档案管理模式的构建策略，期望对提高项目档案管理水平有所帮助。

关键词：公共资源交易中心 项目档案管理 电子化档案

在我国深入推进公共资源交易市场化改革的背景下，逐步建立起了集成各种公共资源交易活动的交易平台，实现了对公共资源交易项目的统一化、规范化管理。在此形势下，各地区公共资源交易中心要加强项目档案管理工作，使项目档案资料能够如实反映交易项目的完整过程，为监督和调研公共资源交易项目的实施提供可靠依据，以确保项目档案管理适应公共资源交易平台的建设与发展需要。

一、公共资源交易项目档案概述

公共资源交易项目档案是指在工程建设项目招标投标、政府采购、建设用地使用权和矿业权出让、国有产权交易等公共资源交易活动中形成的多种形式的资料。在项目档案管理中，严格遵循“一事一卷”原则，按照公共资源交易活动发生地以及交易活动发生的先后顺序，由各地区的公共资源交易中心进行归档处理，档案资料包括纸质文件、设计图、音视频、U盘、电子光盘等多种形式。一般情况下，公共资源交易项目档案的保管期限必须在15年以上，同时还要按照相关法律法规细化项目档案资料的不同类别和不同的保管期限，如开标现场的音视频材料保管不得少于8个月，参与投标的未中标人文件资料保管期限不得少于1年。公共资源交易中心拥有项目档案立档权，中介代理机构可以辅助公共资源交易中心完成交易项目文件的收集、整理和立卷工作，并将全部的档案资料移交给公共资源交易中心，严禁中介代理机构擅自复制或留存资料，以保证项目档案资料的安全性。

二、公共资源交易项目档案管理模式的构建策略

（一）构建项目档案精细化管理模式

公共资源交易中心要积极引入精细化管理理念，弥补以往项目档案管理中的不足，通过构建起精细化的项目档案管理模式，不断提高项目档案管理的专业化、规范化、标准化水平。项目档案精细化管理模式的构建策略如下。

1.规范档案整理工作。公共资源交易中心在项目档案管理中要强化档案资料的收集整理工作，夯实项目档案管理基础。具体做法如下：档案工作人员要及时收集与项目有关的资料，如图纸、纸质和电子文件等，并对这些资料进行整理，按顺序依次排列，编写页码。在对案卷的页码进行编写时，要保证字迹清晰，易于识别，单独组卷的封面无须重新编写页码;档案工作人員要正确填写案卷的档案号、保管期限、秘密等级等信息，采用三孔一线的方法，对案卷进行装订;档案管理人员要将封条粘贴在案卷的脊背中段，并保证封条的大小适宜，不得遮盖字迹;在组卷时，如果资料的厚度过大，可采用单独组卷的方法，另加封面和封条进行装订，不需要额外增加卷内目录，当完整的项目组成一卷时，只要有一个封面和目录即可。

2.加强档案资料审核。公共资源交易中心项目档案室要做好档案资料真实性、完整性、有效性的审核工作，办理好档案资料接收手续，避免在项目档案管理中出现违法乱纪行为，为交易项目审查提供重要证据。具体的审核内容如下：项目档案室要对项目开标过程中各项资料原件的有效性进行审核，包括招标代理合同、投标文件、中标通知书等;项目档案室要对项目档案资料的完整性进行审核，包括签字盖章、填写日期的位置、字迹、图样等;项目档案室要对项目档案中交易信息的真实性进行审核，看招标、中标等信息是否依法在指定的媒体上公开;项目档案室要对项目档案的归档情况进行检查，看有无修改、伪造和拒不归档等情况;项目档案室要对卷内招标资料进行审核，看资料是否齐全完整，确认真实有效后，审核人应当签字，并按照相关程序办理档案接收手续，完成档案接收。

3.规范档案保管期限。公共资源交易中心要按照《招投标法》《招标投标法实施条例》以及《政府采购法》等相关法律法规做好项目档案保管工作，针对不同的项目类型细化规定项目档案的保管期限。具体如下：可将政府采购类大于等于100万元、建设工程类大于等于200万元和国有建设用地使用权、矿产权出让以及国有产权交易等项目的档案资料，归入到永久保管之列;可将政府采购类10～100万元和建设工程类20～200万元项目的档案资料，归入到30年保管期限之列;可将政府采购类10万元以下、建设工程类20万元以下项目的档案资料，归入到15年保管期限之列。通过对不同类型档案保管期限的规范，能够提高档案管理的工作效率。

4.加强档案保密工作。公共资源交易中心要建立起项目档案保密制度体系，避免项目档案资料出现丢失、损毁等问题。具体做法如下：公共资源交易中心要与档案工作人员签订安全保密协议，增强档案工作人员的安全意识;项目档案室要执行档案资料调阅利用审批制度，对档案资料的调阅进行登记记录，及时收回逾期调阅的资料;项目档案室要在档案库房安装防火防盗报警装置、温控湿控系统、视频监控系统等，完善技防基础设施，形成人防、物防和技防于一体的安全防护体系。

（二）构建项目档案电子化管理模式

在全国深化公共资源交易平台整合共享的背景下，电子化招标形式得以普及应用，这给项目档案管理带来了新的考验，要求各地区公共资源交易中心积极推进“互联网+”项目档案管理模式建设，逐步实现项目档案无纸化管理。项目档案电子化管理模式构建策略如下。

1.完善电子化管理的基础设施。公共资源交易中心要统筹规划各项资源，建立起项目档案管理信息系统，主动接受同级档案行政管理部门的业务指导，顺利完成纸质化档案管理向电子化档案管理的过渡。中心应加大对项目档案管理信息系统建设的资金投入，购置电脑、扫描仪、刻录机等硬件设备，开发建设适用于项目档案管理的专用软件系统，实现项目档案资料的电子化处理。

2.实施纸质与电子并轨管理。公共资源交易项目档案管理应实施纸质档案与电子档案并轨管理模式，充分发挥出两者的优势，弥补两者的不足。在纸质档案管理中，要严格遵循精细化管理的要求开展工作，保证纸质档案资料的安全完整;在电子档案管理中，档案工作人员要对纸质档案资料进行扫描存档，同时还可以借助互联网在档案管理信息系统上开展档案工作，及时办理档案业务，降低档案管理成本，为档案资料使用者提供便捷的资料查询服务。

3.加强电子档案备份管理。在项目档案电子化管理模式下，要将电子档案备份管理作为管理重点，以保证电子档案信息安全。具体管理方法如下：项目档案部要对归档的存储载体进行妥善保管，确保存储介质远离强磁场、强热源的区域，并将存储介质进行独立存放，控制好存储空间的环境温度和湿度;项目档案部要根据电子档案的重要性进行分级管理，对于普通级的电子档案存储介质，要采用一式三份的管理方式，分别用于日常查阅、封存保管和异地保存。对于重要级的电子档案存储介质，要采用一式四份的管理方式，保证其中两份用于日常查阅，以满足档案资料频繁调阅的使用需求。

4.加强系统安全管理。公共资源交易中心要加强项目档案管理系统的安全防范，在计算机设备上安装防火墙，并采用入侵检测技术、身份认证技术等技术，防范非法用户入侵系统。同时，项目档案室还要每两年对电子档案的有效性进行全面检查，如果发现电子档案存在安全性隐患，则要立即进行处理。

（三）建设高素质项目档案工作队伍

在项目档案管理中，要组建一支责任心强、业务水平高的高素质档案工作队伍，为提高公共资源交易中心的项目档案管理水平提供坚实的人力保障。具体措施如下：其一，实施档案人员委派制度。公共资源交易中心要在招标代理机构中下派一名档案人员，由该名档案人员负责收集整理招投标过程中生成的档案資料，并负责与项目档案室进行沟通联系，按照项目档案室的指示开展工作。下派的档案人员要尽量稳定本职岗位，减少岗位轮换，以免因频繁的岗位交接影响项目档案资料的完整性。其二，加强培训。公共资源交易中心要定期安排档案工作人员业务培训，使档案工作人员掌握有关公共资源交易的最新法律法规，丰富档案工作人员的专业理论知识，不断提高档案工作人员的业务能力和实践能力。其三，强化交流学习。项目档案室要建立起档案管理交流沟通平台，如利用互联网社交工具建立QQ群、微信群等，方便项目档案室工作人员交流工作心得和工作经验。同时，项目档案室还要加强与其他地区公共资源交易项目档案室的交流，学习先进的档案管理经验成果，提升本地区公共资源交易项目档案管理水平。

三、结语

总而言之，项目档案管理是公共资源交易中心的一项重要工作，公共资源交易中心要结合实际工作需要，构建起精细化、电子化的项目档案管理模式，推进项目档案管理模式创新发展。在项目档案管理中，公共资源交易中心要投入充足资源，完善项目档案管理的基础设施建设、管理制度建设以及人才队伍建设，从而实现公共资源交易项目档案的最大化利用价值。

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