探析会计电算化背景下的会计档案管理实施策略

苏丹丹

摘 要： 随着科技的发展，二十一世界已经成为网络的时代，我国相当多机构已经开始使用会计软件进行账务处理，会计电算化也成为了当前会计工作的一个主要发展方向。本文就当前电算化背景下的会计档案进行分析，阐述其在人员综合素养、管理体制完善以及系统安全性管理等方面存在的不足并针对性的就档案收集、管理体制的完善以及档案管理人员素养的提高等方面提出改善意见。会计档案管理效率的提高对于多方面具有重要意义，因此通过本文内容希望可以对相关人员有所帮助。

关键词：电算化背景 会计档案管理 策略分析 档案管理人员 网络技术

通常我们将凭证的存储、财务报表预计账务信息等的数字网络化管理统称为会计电算化管理。电算化的管理模式大大改变了传统的会计档案管理形式，可以更为直观有效的对企业经济发展进行记录分析，从而提升会计信息数据的客观性以及全方位性。除此之外，会计电算化的处理方式也有助于档案数据管理的工作范围的进一步拓展，并有效解决以往管理模式存在的弊端。故本文就会计电算化背景下档案管理存在弊端进行分析，探讨相关应对策略，从而为进一步提升电算化背景下的会计档案管理奠定基础。

1会计档案

在当前阶段，会计行业发展的一个主流方向是会计电算化，基于会计电算化，会计档案的特点主要表现为以下三个方面：内容广泛化，档案信息载体多样化，信息具有可变性。电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制。会计档案作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照国家规定的专门档案进行专业化管理。会计档案的整理，是会计工作的一部分，是会计档案业务建设的中心环节。会计档案的整理，是会计工作的一部分，是会计档案业务建设的中心环节。整理工作，对于实现会计档案的科学保管，充分发挥会计档案的信息作用，实现会计档案工作的目的具有十分重要的意义。

2会计电算化背景下的会计档案管理存在的不足

2.1档案管理人员缺乏对档案管理的认知

电算化会计档案管理工作过程中，电算化管理方式主要就是借助计算机来实现档案信息的采集、档案信息的分析以及档案信息的归档等相关工作。会计电算化背景下会计档案管理中非常容易出现的问题之一是认识不足，同时也是一项根本问题。目前有很大部分会计档案管理者和财务部门有关领导对于电算化会计档案的了解还比较浅显，管理经验较浅。电算化的会计档案管理模式主要借助计算机设备以及网络技术实现，因此需要相关人员务必具备较为专业的计算机应用能力，从而可以面对设备故障以及网络技术局限等多方面问题影响。而实际情况是相关人员大都以财务专业出身，因此其自身并不具备专业的计算机实际应用能力并且对于电算化的档案管理领域缺乏足够的认知，对其价值缺乏必要的重视。这也一定程度上制约了电算化会计档案管理发展，同时也造成对于会计资料信息的数据备份不够完善，导致大量数据丢失。除此之外，在对档案信息进行电算化管理中，需要做好对网络的安全性维护等方面内容，而实际许多单位未有配备专业的岗位人员，一些工作人员甚至只是经过简短的培训就上岗作业，尚未深入对计算机原理及其与会计档案管理之间有深刻了解，在网络维护以及管理方面能力亟待提高，难以满足时下电算化档案管理的网络安全与稳定需求。

2.2缺乏足够的安全性

电算化的档案管理模式有助于实质性的提高档案管理效率，提高档案管理质量，从而达到资源的高度共享效果。而实际由于计算机网络、设备以及相关人员等方面的局限性，使得电算化会计档案管理存在多方面的影响因素，一旦其中任何一项出现问题，极有对会计档案管理带来严重负面影响。从目前的技术发展来看，电子数据的非法修改非常的简单，这就为档案管理留下巨大的安全隐患。电算化的会计管理往往基于磁性介质作为数据输送与存储的主体，因此数据的存储以及传输等方面具有一定优势，但另一方面在安全性等方面也存在一定的弊端，磁性介质的存储模式会使得数据极易被破坏甚至篡改，进而严重影响信息的准确性与可靠性。就当前电子信息技术而言，非常简单即可实现对存储数据的修改。此外，由于计算机设备特殊性，一些情况下人员未经授权也可以对计算机资料进行访问，从而接触完整的数据资料，一定程度上加大了伪造数据以及篡改数据的风险。此外，计算机网络犯罪也有一定隐蔽性，实际所造成的危害相较于传统形式的档案管理更大，因此計算机的安全性以及数据完整性受到严重威胁。

2.3缺乏健全的制度

信息技术的飞速发展促使电算化会计档案管理得到了非常大的发展，非常多的事业单位开始引进使用，从目前会计电算化档案管理来看，存在着管理制度不健全的问题，会计电算化条件下所实施的会计档案管理工作，缺乏相应的备份制度以及保管制度等，导致会计档案信息的真实性以及完整性得不到保障。由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。制度的不健全是当前会计档案管理工作中的另一大问题。意识到信息技术对于会计档案管理的突破性发展优越性，许多事业单位以及企业均引进了该技术理念。虽然在技术上实现了快速发展，但在相关体制建设方面却依然存在滞后性。对于电算化会计作业人员而言，大部分均来自于财务管理部门，因此往往缺乏必要的专业计算机知识，对于电子档案的管理也存在一定的片面性。实际对于电子档案的管理工作也只是简单的基础操作，因此难以应对当前对于会计档案多样化管理需求。

除此之外，由于保管机制以及数据备份机制等方面的缺乏，使得电算化档案信息管理存在一定的完整性以及真实性。就当前一些较为代表性的案例来看，虽然每天均会对计算机数据进行备份规定，但实际落实情况并不理想且一旦设备出现故障，势必造成大量数据流失。而一些工作人员将数据保存在U盘以及移动硬盘等一类的存储介质中，这也使得其中数据极易被修改，难以有效保持数据原貌，进而造成数据的准确性大大降低，实际各项工作难以得到有效落实。

3会计电算化背景下的会计档案管理实施策略

3.1 提升档案管理人员的职业素质

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，新型工作模式，所有工作均需要借助计算机进行处理，因此需要会计档案管理人员务必具备更高的更为全面的专业素养。会计人员是会计档案整理的第一人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计 档案案卷质量的高低。对内应当注重会计人员的培训与提高尤其在计算机技术以网络技术方面的提高，在上岗工作前应当对其进行全面的技术素养培训与考核，唯有切实通过考核才可以上岗工作。会计档案作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照国家规定的专门档案进行专业化管理。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。在培训时应当依据工作人员不同的岗位特点，而针对性的安排培训内容。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，此外，培训不应当仅仅只是技能素养方面的提升，还应当就法律法规方面进行必要的培训。从而帮助相关人员建立完善的职业道德素养，提高对法律法规的认知，确保各项档案管理工作可以在电算化背景下健康、良性发展，稳步提升财务档案管理效率。

3.2 加强对档案管理的防护

档案的收集，管理，保存工作是会计档案管理中的一个基本工作。只有做好这部分的工作，才能保证档案的准确性。对于财务部门需要做好对数据的管理以及备份工作，从而避免由于计算机故障导致数据丢失。由于数据存储载体的特殊性，对于数据的备份需要做到多份备份，且对于各个备份数据基本信息等进行明确标明，对于不同的备份介质也应当放置在不同的地方。对于备份载体的放置位置，应当尽可能避免与磁性介质过于靠近，同时还应当注意防潮以及防尘等操作。除此之外，对于保存数据的版本也应当进行反复核对，确保其一致性，避免由于软件版本的不匹配，从而造成数据信息完整性的丢失。由于计算机长期暴露于网络环境以及多用户使用情况，因此应当对其进行必要的加密处理，从而提高系统的安全性以及整个计算机的安全性，避免不法人员通过非常规途径窃取重要资料。

3.3完善档案管理的制度

为了能够满足计算机档案管理实际需求，相关档案管理工作部门需要设立统一性的档案管理制度。制度化会计档案管理内容，借助于明文资料的形式确定会计档案管理内容，使档案管理者实施工作时有章可循，为了进一步科学的对计算机档案进行管理，相关部门应当建立规范统一的档案管理模式。应完善会计软件，建立电算化会计档案的归档制度，建立电算化会计档案的保管制度，建立严格的借用手续制度，建立电算化档案定期备份制度，基于体制化的档案管理，通过明确详细的管理条例，对各项档案管理内容以及管理流程等进行明确规定，确保每位档案管理人员各操作均做到有据可循，最终达到规范管理目的。电算化的会计管理背景下，使得所有的档案信息管理以及资料收集变得更为明确，需要周期性的对数据资料进行拷贝从而确保数据的安全性与完整性，通过备份文件的形式，可以有效避免会计档案管理数据由于计算机故障而带来的一系列不必要麻烦。建立更加贴切的会计档案管理和保管制度，明确借用手续方面的制度，完善信息查阅制度，提升档案信息完整性、安全性。参考当前国家所制定的一系列法律法规，档案管理部分应当依据自身实际情況，当前单位的发展情况以及未来发展规划情况等，构建更为符合实际的会计档案管理以及保管体制，对各项制度进行明确制定，完善信息查阅体制，确保档案管理的完整性以及安全性。

从目前的社会发展来看，信息技术的飞速发展促使电算化会计档案管理方式日渐普及， 同时信息技术也广泛的应用于会计的档案管理工作之中。基于当前信息技术快速发展的形势下，会计已逐渐实现电算化，随着信息技术的发展，电算化背景下的会计档案管理应用逐渐广泛，同时也更符合当下社会发展需求。基于电算化的会计档案信息管理很好的转变了传统形式的管理模式，将以往以人工为核心的管理模式转变为基于计算机辅助的现代化会计档案管理形式，大大提升了信息管理效率以及管理质量，对于社会发展以及会计信息化具有重要意义。因此，对于相关管理人员务必意识到档案信息管理工作的重要性，并了解当下电算化发展会计档案管理存在的弊端，并基于部门实际情况针对性的整合有效的解决策略，从而提升电算化工作效率，提升服务品质以及工作效率。

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