纸质图档实现数字化的创新实践—— 以中石化石油设计工程有限公司为例

文·袁渊

石油石化行业档案信息化建设经过多年的探索发展，已经基本形成综合管理信息系统一体化。随着石油石化行业信息化、数字化、网络化与档案管理深度融合和创新，特别是互联网+、工业4.0、能源互联网等一系列新的信息技术革命与管理思想的普及，促使企业档案信息化建设朝着“数字化+档案管理”的方向不断前行。

纸质图档实现数字化的创新管理是信息时代一个新生事物，在保护纸质图档生命周期，改变纸质图档管理模式，改善纸质图档利用方式等方面有着特殊意义和作用。

一、纸质图档实现数字化的服务创新

中石化石油工程设计有限公司是国家甲级勘察设计单位，全国勘察设计和项目管理、工程总承包双百强企业，国家一级档案管理单位，山东省特级档案室。

近几年，公司积极推进转型发展，经营范围从油田走向社会，从陆地走向海洋，从国内走向国外。由过去单一的勘察设计企业逐步建设成为国内一流工程公司。快速增长的底图库存与库容有限之间的矛盾凸显，底图库现存底图总数达224万余张，库容已处于基本饱和状态，而底图仍以平均每年约7万张的存档速度递增。为减轻公司纸质底图库房压力，公司开始将纸质底图扫描为数字化电子档案管理。

工程设计底图是原始档案，是一种硫酸纸介质的天然描图纸，底图型号分为880CM、620CM、440CM、310CM以及A3、A4幅面。一个设计项目结束后，存档多则上万张，少则几十张的底图入库。

因为存档时间较长、利用次数多，底图存在撕裂、残缺等破损现象，一般破损的设计底图是用透明胶带粘贴修复，方便快捷又不妨碍重复利用，但时间一长，就会脱落，甚至留下粘贴痕迹，影响底图寿命。有些因为项目施工或竣工需要反复抽晒的底图，经过晒图机多次烘烤早已“伤痕累累”，如果不及时利用现代化数字扫描技术把这些珍贵的原始纸质底图集中起来进行数字化、网络化加以保护，必将造成档案资源的损失，给公司的发展带来阻碍。

（一）缩小纸质图档占用空间

公司设计图纸从1962年开始存档，是公司在油田工程建设中的原始记录和重要依据。传统设计图纸的存储载体以纸质居多，存储记载丰富、海量的设计底图，必定所占存放空间十分庞大。要将这些历史底图整理好、保管好，充分利用，发挥价值，具体从事底图管理工作的档案人员就必须承担许多繁琐的整理工作。纸质图档实现数字化后，既不占用库房空间，也节约建设纸质图档密集架成本，使人力、物力都得到有效缓解和利用。

（二）改变历史图档管理模式

近年来，公司改革向转型发展聚焦，项目管理的实施对传统存档模式带来冲击。原来传统的存档模式是专业+年代+流水号，如“电-2001001”，所以对应的库房管理模式也如这般简单明了，只需分开专业、年代，按从上到下、从左至右的顺序流水排列即可。项目管理的实施与国际设计编制接轨，以项目为单位存储图纸，彻底打破传统的专业存档模式。现在的存档模式是设计阶段+项目号+专业+单元号，如“项目号DD2018001，专业DL1-0000EL01”，这种存档模式势必增加库房管理难度。因此，形成的海量纸质图档必然要通过数字化处理，制作成电子文件代替原件使用。这是在信息时代档案管理的必然趋势，它既能缩小图纸占用空间，又能快捷便利地提供利用。

（三）改善纸质图档利用方式

纸质图档数字化是改善原有纸质档案利用的最佳方式。一份数字化加工后的“孤本”图档，可以通过计算机网络查询利用平台，同时提供给所有需要它的人共享，“孤本”不再受限制。纸质图档数字化以后，将上传公司综合管理信息一体化平台，这样利用者就可以通过权限审批，下载这些数字化历史图档进行复用设计、作为参考，“时间”不再受限制。数字化后的历史图档也可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，在异地也可以调阅利用，扩大了历史图档的利用空间，“空间”不再受限制。

二、纸质图档实现数字化的管理创新

公司档案管理中心按照“存量数字化，增量电子化”的档案信息化原则，依托公司综合管理信息系统一体化平台，与中石化档案管理系统接轨，实现在线归档和授权利用，实施档案信息资源数字化的动态管理。

（一）纸质图档实现数字化过程

纸质图档数字化成果是公司业务活动中最直接的记录。它所具备的信息存储、传播、检索等功能将为公司发展和生存提供有效的工具和手段。

数字化扫描流程包括纸质底图出库、清洁除尘、清点核对、目录录入、前期处理、图档扫描、图像质检、图像存储、数据上传、数据验收、底图入库等11项内容（见图1）。

目前，已扫描完成1962年至2003年设计底图472765张。完成整理、编辑、上传平台数字化历史图档41682个，容量达22.2GB。

（二）纸质图档数字化后的管理和利用

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次挑战和创新。纸质图档数字化加工之后，利用计算机和综合管理信息一体化平台等现代化手段来管理，可以收到事半功倍的效果，从而使底图管理人员从繁重的体力工作中解脱出来，提高工作效率，加强工作质量。纸质图档数字化后成为历史图档，要规范其借阅利用流程（见图2）。

这些经过后期数字化加工处理形成的电子历史图档，利用综合管理信息一体化平台系统模式架构，在系统内部最终实现历史图档的网络发布和年代查询、项目号查询、项目名称查询、关键字检索等多种检索途径，便于用户浏览、检索、下载，实现资源共享。2017年，全公司职员共借阅数字化历史图档11290个、152人次。

三、纸质图档实现数字化的安全创新

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。公司档案管理中心创新档案安全管理机制，不断完善档案资源、档案安全、档案利用“三个体系”建设，着力推进档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变。

（一）保证扫描后历史图档的完整性

纸质底图出入库必须认真清点交接，操作必须按照标准规范执行。扫描前处理过程比较复杂，包括清点、除尘、修补、除皱、去霉等，工作人员需要有底图档案修复的知识和经验。原始扫描影像一般不要求进行优化处理，保持原始影像信息不变，同时要符合不同图纸档案的顺序要求。质量检查项目繁多，包括图像的完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图像畸形等，确保数字化后的历史图档完整清晰。

（二）保证扫描后历史图档的安全性

对于石油工程设计公司而言，历史图档是重要的知识产权和宝贵的资源财富。在以往存档中，历史图档是以纸质形式存在，通过纸质图档数字化后一般以电子文档的形式存在。历史图档的数字化开发与传播，有严格规范的审核流程和监督机制，必须由专人专岗负责管理，严格执行历史图档的存储、保管、利用等安全制度和措施，严防数字化历史图档出现安全事故。

扫描仪集成：通过扫描仪将纸质图档转化为电子图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找图纸文档所花费的时间，降低图纸文档可能被损坏和丢失的风险，减少因不同用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

安全备份：支持光盘刻录和完整数据上传服务器备份两种方式。数字化后历史图档存储介质因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证数字化后历史图档的完整和安全。

权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行精细度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、借阅等操作，保障历史图档只有公司内部人员经授权才可查看，不会发生信息泄漏、恶意攻击等事件，实现历史图档数字化安全管理和利用。

数据加密信息安全：纸质图档数字化后上传至综合管理信息一体化平台，明确人员的资格条件和授权范围，规定电子文件浏览、查阅权限，依人赋权。通过数据加密技术，实现数字化历史图档的保密与防泄漏。数据加密安全系统的实施，使数字化后的历史图档得到严格保护，确保公司设计档案信息资源的独有性和安全性。

工程设计纸质图档实现数字化、信息化、网络化管理，既是一种档案管理方式的挑战和转变，又为档案更好服务公司转型发展提供必要保障条件，更提升了工程设计者对数字化历史图档成果价值和利用价值的认可。公司将进一步推动数字化历史图档的存储海量化、技术标准化、管理科学化、资源共享化、信息动态化，为电子档案库房和数字化档案馆建设奠定基础。