“纸文化特色档案”数据库视阈下的新时代档案数字化建设刍议

文·金泽龙

广东轻工职业技术学院（以下简称：广东轻院）是一所具有85年历史的国家示范高职院校，图书馆与档案室历史悠久，有丰富档案馆藏，是学术研究的重要机构。然而大量珍贵档案为纸质版本，保存相当脆弱，无法全面开放供外界阅览。为了将可公开的珍贵档案予外界使用，图书馆与档案室响应“国家馆藏数字化计划”，积极参与整理规划珍贵馆藏资料的数字化活动，加速馆藏“轻工文献”资料的数据库建设，力图使“养在闺中”的深具轻工文化特色的文献资料早日供大众使用，协同学术研究发展。

轻工文献资料中“纸文化特色档案”是一个比较重要的资源，是独立的有影响的纸物态文化、行为文化、制度文化与心态文化的表象，是以纸为主线，延展由此而派生出来的生产与应用内容。

一、“纸文化特色档案”数据库与高校档案数字化的工作协同

“纸文化特色档案”包括了纸的物态文化档案——纸生产、纸应用、造纸术传播；纸的行为文化档案——纸习俗、纸使用导致进步；纸的制度文化档案——纸载体法律、宗教、政治、经济等制度形成；纸的心态文化档案——纸精神、纸语言艺术、纸载体艺术等。

为展现广东轻院档案资料的数字化成果，馆员和数据库商协同合作，依据数字化工作经验，针对“纸文化特色档案”数据库要求，制定了相关规则与规范，编排了文字、影像、声音等档案资源转化的程序，打好档案资源数字化的工作基础。

（一）档案数字化工作计划

“纸文化特色档案”数字化工作，分为文字的电子化、建构可供检索的数据库、影像资料的电子化三个部份进行。具体流程为：了解数据现状，制作详细列表与各种相关表格→设置数字化的规格与工作标准，撰写数字化规格书→订定工作规范→搭建数据库。

首先，对“纸文化特色档案”资料清点与记录。纸文化特色档案复杂度颇高，文献现实状态非常不堪。较多纸质文献相互黏连，尺寸规格又不一致；很多档案文献包含有多个附属文件，且部分附件无从判断其原属于哪件文献；有的较大篇幅文献必须分区扫描，才能显示完整等等。

其次，制作纲要式清单，设计对应列表及各种相关表格。清单制作遵循以下条件：①明确长度较长的档案名称；②标记数字化图像文献名称；③鉴定数据复杂性高的档案。纸文化特色档案里两种清单都要制作，如进行扫描的时候，每扫描一笔，即在流水式清单中打勾，并在档名之旁标注所测量尺寸，同类档案文献扫描完成后的总清单，交由馆员依据输入档案文献的尺寸，更新档案文献名列表。同时，对于没有修裱也未扫描的档案文献，在档案文献名旁加注特定符号，完成全部扫描并更新档案文献名列表之后，再以筛选特定符号的方式，寻找出相关档案文献，即可简易的以复制、黏贴的手段，为未扫描的档案文献制作清单，方便日后调取档案文献，及时送去修裱和扫描建档。

（二）文字资料电子化进程

“纸文化特色档案”因为前人的耕耘和有意识的收集，已经保有一定的馆藏量，但并不完整。根据我馆现状，我们将“纸文化特色档案”文字部分制作了两种电子版。一种是经由全文电子文件为蓝图排印出版，特色是字体较为清晰；一种为微卷影印制成的纸本，比较不失原貌。

电子版经过排版、校稿修正后，已非馆内初步校稿工作完成的版本。因为“纸文化特色档案”文档版式复杂，印刷本大多为上下双栏，文中间杂不同大小粗细字体，又有双行并排文字以及粗黑方括号等不适用一般的排版软件，直接转换回纯文本文档后，错误率极高。而OCR汉字辨识系统对于版面样式复杂、较早期印刷与文字清晰度不均匀的印刷版本，又无法进行辨识。因此，纸文化特色档案文字资料电子化可以考虑直接以印刷本进行转换，亦即采用将印刷版本转换成PDF文档的方式，以节省再度检校的时间。

（三）数据库检索设计价值

数字化工作目的是通过技术手段，将档案文字内容转换为数据形式永久保存，建立数字化成果文档，进而建构可供查询利用的数据库，增进使用的方便性。理想数据库功能应拥有：提供人名、地名权威档目的灵活便捷检索；提供主题词、关键词清单；提供选单检索；提供阅览简目、阅览详目、阅览全文、阅览影像等选项；提供某一笔（某一页）资料和具有相关性的上下属、平行等资料，或前翻页、后翻页等选项。

“纸文化特色档案”数据库建构目的就是使纸文化特色信息广泛流传，发挥其收藏的文化与学术价値。数据库功能均涉及“诠释数据”或“后设数据”的档案资料，有批注与描述数据呈现保存记录。数据库字段设计遵照国际和国家标准，从流水式清单产生，以备将来能够与各国各地档案馆交换数据，便于整合成更完整的数据库，也是图书馆或档案室管理“纸文化特色档案”数据的依据。同时，运用数据库，还须考虑回收率、精确率与排序，区分“简单类目”与“详细类目”，以符合使用者的需求。

（四）影像资料电子化必需

在影像档案资料转变为电子化以前，需依照功能、类目，合理编排各种档案规格大小，统一建立新的档案目录资料。按照当前中国国家和行业标准，一般分为馆藏级、电子级和公共级三种。馆藏级：未经压缩之档，如Tiff档（纯文字），仅用于永久馆藏，作为电子档案文件被损坏，没有其它档案可供转档或复制时的备份；电子级：将档案先建立Tiff档（纯文字），之后转档成JPEG档（图片）；公共级：将数字成果放于网络阅览，考虑网速因素，一般设置档案文献大小在350KB内较佳。

“纸文化特色档案”数量大，规格多，经初步收集整理后，委托厂商对大量档案原件扫描成图像案卷，再配合全文电子档案放于网络。原则上档案文献以“件”为单位，每个全文电子档案配一个影像电子档案。使用者在阅读全文电子档案的同时，如果要了解跟踪与此档案文献其它相关内容，可以点选影像电子档案做进一步的查阅工作。影像电子档案还有放大的功能，读者可以在最佳的情况下察看影像电子档案。

二、“纸文化特色档案”数据库建设发展缘由与特色内容呈现

“纸文化特色档案”数据库对广东轻院数字化的影响，不仅可以体现档案本身价値，而且对高校档案教育有积极推动的作用。希望借此项工作的开展，尝试回答“纸”的某些问题，充盈“纸”的知识，丰富“纸”的文化，推动“纸”的应用，拓展其它档案数字化工作，树立高校档案数字化的品牌。

（一）“纸文化特色档案”选择缘由及发展历史

据档案文献考证，我国西汉时已开始了纸的制作，东汉时得以完善。魏晋南北朝时期纸广泛流传，普遍为人们所使用，造纸术进一步提高，也有了竹帘纸、藤纸、鱼卵纸等名目繁多的纸的名字出现。与此同时，人的聪明才智也在造纸原料开发方面得以充分发挥。如蔡伦造纸的原料就非常广泛，以烂鱼网造的“网纸”，破布造的“布纸”等。隋唐时期，利用树皮制造“宣纸。唐代在前代“染黄纸”的基础上，在纸上均匀涂蜡，使纸具有光泽莹润艳美，生产出“硬黄纸”。北宋歙州制造出当时公认为是最好的“澄心堂纸”。到了明清，造纸业又兴旺和创新，各种“笺纸”再次盛行起来。质地上推崇白纸地和淡雅的色纸地，颜色上以鲜明静穆为主，如康熙、乾隆时期的“粉蜡纸”，印花图绘的“染色花纸”等。彼时，纸的制作已到了完美绝伦的地步。

时代的发展进步，使记录各种知识的“纸”成为展现独立的有影响的纸物态文化、行为文化、制度文化与心态文化的特殊物质。造纸术传播体现了纸的物态文化；纸习俗体现了纸的行为文化；纸载体的法律、宗教、政治、经济等形成了纸的制度文化；纸精神、纸语言艺术展现了纸的心态文化。

由此可见，广东轻院虽本身拥有不少的珍贵档案，但优先挑选“纸文化特色档案”进行数字化，发挥纸文化的特殊性，辅助师生教育学习有十分重要的意义。主要原因有四：

一是“纸文化特色档案”由于年代久远、政局动荡与保存不易等因素，目前仅有部分文化档案流传至今，珍贵性可想而知。对此文化遗产的保护利用是我们责无旁贷的义务和责任。

二是“纸文化特色档案”做过一定的系统整理与校稿。早在民国时期和解放初期，广东省第一技工学校、轻工业部广州中等专业学校（广东轻工职业技术学院前身）曾因学校专业建设，辅助教学，增进“纸”知识的了解和应用的需要，就将这些纸文化特色档案陆续收集，并进行了部分的整理供研究利用，如“纸图大观”和“纸与国学”就有“纸文化特色档案”的案例影子。后来，中国轻工业部、广东省轻工业厅、广东省造纸研究所、中国轻工总会、广东省轻工学会等轻工技术及造纸专家与我校林润惠教授等学者通力合作，经过数年时间开展 正式的大规模整理档案，进行了裱褙修补、分类编号，并且将之更名为“纸文化特色档案”，虽还有遗缺，但也为参与数字馆藏计划与数据库建构打下了良好的基础，展现了高校档案室和图书馆数字化行动的活力，成为广东轻院档案数字化的模范。

三是因为“纸文化特色档案”内容与我校轻工类专业和艺术设计专业（均为国家重点建设专业项目）相关的历史、地理、造纸学、艺术学等各方面知识匹配。例如历史部份，可以将特色档案中纸张由来、纸张制造、折纸和剪纸艺术设计相关的案例，做成一个可供查询的纸历史文化数据库，提供师生学习利用。

四是选定优秀的成熟的数字建设数据库厂商协同合作。为响应“数字中国”建设，跟上新时代步伐，我校倾全力在资金时间上加大投入力度，由学校教授学者专家团队联合目前中国规模最大的数字图书馆解决方案提供商和数字图书资源提供商——北京超星公司，在广东省档案局指导下，强强联手开展高校数字档案计划，由双方共同制作，搭建“纸文化特色档案”数据库，传承以纸为主线，由此而派生出来的生产与应用的档案文献遗产。

“纸文化特色档案”收集了非常翔实的数据，内容丰富多彩，提供社会生活的实态，全部以动态“纸”档案方式呈现，希望以生动简单的叙述引起使用者的兴趣，唤醒使用者对纸文化特色档案的需求，为研究东西方“纸”历史的政治、经济、社会、行政组织各方面做出贡献，也使“纸文化特色档案”数据库成为广东轻院档案数字化的首个自建数字档案。

（二）“纸文化特色档案”内容呈现与特色之处

“纸文化特色档案”数据库网站共分为“纸文化”“纸与艺术”“纸的大观”“纸的艺术”“纸与社会”“纸与经济”“纸与自然”“纸的视频”“纸的歌曲”“中国的造纸”“其他”等十一个部分。

内容上描述了纸的发明与历史环境与人类需求的关系；链接了纸文化特色信息系统和多媒体数据库；呈现了较丰富的纸文化特色参考资料。并且，在“纸与经济”栏目中嵌入了电子游戏与市场调查，冀望借由活泼的教学与游戏，让使用者能够更深入了解“纸”的历史。同时，附有教师的教辅资料与意见交流，希望能做出使学生真正喜欢的动态的纸文化特色档案馆。

（三）“纸文化特色档案”数据库应用效能展现

广东轻院推广的“纸文化特色档案”是介于古典与现代交互的学术档案文书，包含了纸张来源与广泛使用的相关资料。数字档案中行文与用词遣字，风格新旧杂陈，涵盖了古代、现代、东西方种种纸文化特色历史，加强了学术与教育应用，充实了“纸文化”特色档案丰富内容，建构了学习知识网（http://211.66.190.2/），为读者了解“纸文化”，查询利用“纸文化特色档案”做出了贡献，极大提升了师生思维和文史素

1.具有充盈内容的“纸文化特色档案”学习课程与知识库。数据库有纸文化特色（藏书票集、非纸之纸、节约用纸、金石艺术）；纸与艺术（纸与烟标、3D画集、儿童画集、钢板画集），纸的大观（纸品大观、纸图大观），纸的艺术（龙飞凤舞、裱画艺术、玻璃纸集、叠纸艺术），纸与社会（纸的漫画、纸能破案、纸与法律、纸与国学），纸与经济（电子游戏、市场调查、纸的广告、纸与包装），纸与自然（纸与地理、纸与化学、纸与生物、纸与数学）等丰富多彩的纸档案内容与品目，甚至还有纸的视频和纸的歌曲。

2.图文并茂的详细解说了“纸”角色及纸文化档案内涵。通过“文字描述”和“多样图片”等形式，将社会历史进程中各种“纸文化特色档案”加以解说，帮助读者掌握各类纸档案中的重要信息，正确解读“纸文化特色档案”。列举了纸档案的行政、民事、刑事等较具完整的个案，说明“纸”在各流程工作中的作用；不仅呈现全案内容，亦可以了解涉及当时社会各层面的生活状态。

3.设置“测验”栏目，提供读者测评学习成果的参考。数据库也具备知识库中的百科特色，设置了相关内容的测验。如什么是纸文化特色、纸的市场应用在哪里以及视频测试等等。同时，也开辟了主人为猫猫建造纸、纸制航母、纸的旋律show、造纸术的体验等栏目。「档案柜”则是收录与“纸文化特色档案”相关的期刊论文、博硕士论文、专著、学者评论、研讨会论文与网络资源等内容。

4.为后续完善“纸文化特色档案”归类整理打下良好基础。“纸文化特色档案”内容与种类繁多，数据库的构建前期分类妥善，制作了相关清单，标注了档案名目，记录了数字化流程，对今后决定修裱、文字电子化与影像数字化打下良好基础。从馆藏目的出发，尽可能的将“纸文化特色档案”信息展示在使用者面前，进一步走向推广运用，使读者掌握使用特色数据库，并从中加深人文素养与历史认同。

三、“纸文化特色档案”数据库数字化解决助推高校档案完善

（一）“纸文化特色档案”数据库的数字化问题

“纸文化特色档案”数据库为广东轻院自主建构的档案数字化产物，建设之初遇到了许多的问题，只能凭借团队集思广益，制定适当的规范进行处理解决。

随着社会发展进步，收集的“纸文化特色档案”越来越多，数据量呈几何数增长。为整理并数字化处理纸文化档案，建档工作必须有具体的规则可循，确保工作前后一致性，保障数字化工作质量，高校必需投入大量人员，增加整理归类的时间。

首先，根据档案数据状况、数据价值、未来规划、数据管理原则等，制定合适的纸文化档案数字化的规格及各种规范。其次，整体全盘考虑档案数字化作业，将其分割成上游（影像数字化、全文数字化）模块与下游（检索程序撰写、数据库建构）模块。充分协调各步骤，研究商榷各阶段工作衔接方案，尽可能完善规划，以不需日后回溯修正为最高目标，努力达到既有助于高校内部档案文献处理，也减少与数据库商间衔接问题的目的。

广东轻院纸文化档案数字化建设与建构“纸文化特色档案”数据库的目标与展望是相符的，最终目的是如何妥善应用与辅助教学，提升教学质量。对研究人员来说，目前“纸文化特色档案”数据库的电子全文仅于校内浏览，若要进行相关研究，不仅要利用出版的“纸文化特色档案”的纸本数据，还要注册广东轻院数据库，应用范围上或多或少成为限制。虽然可以保护“纸文化特色档案”的版权，却失去了数字化中“交流”的意义；对一般读者来说，“纸文化特色档案”数据库的内容必须转换成教学教育娱乐的方式，然而如何“寓教于乐”，仍是一项艰巨的挑战。

（二）“纸文化特色档案”数据库的待改进之处

一是特色档案资源有机利用，锲入文化活动网站。“纸文化特色档案”学习知识网应适应各类人群，通过较活泼的动画与游戏，吸引使用者的目光。网站整体内容不能过于简单，否则学习效果有限。希望透过网站教导如何使用“纸文化特色档案”数据库，锁定有兴趣的使用者，明确网站建构预定目标与内容，丰富网站面貌。二是完善自身数据库出版物建设，奠定研究基础。“纸文化特色档案”数据库（电子版）与“纸文化特色档案”（纸质版）出版要相辅相成，不能忽略其一。当前“纸文化特色档案”数据库仅限于本高校使用，外校使用者并不方便。数据库虽具馆藏效果，但仍有将学术成果视为自身财产的意识，应打破壁垒，实现共赢共促，深入探究数字馆藏计划所面临的共同问题。

（三）“纸文化特色档案”数据库促进高校发展

已有85年建校历史的广东轻院，前身为轻工业部广州中等专业学校，其设立宗旨是以轻工专业教育为主，从事轻工、造纸、艺术的有关历史、自然、产业、资源等各方面的科学研究和企业生产；更以培养华南地区轻工人才，服务于华南地区经济为设立目标，是极具地域特色的轻工业技术教育。因此，学校对于“纸文化特色”相关档案资料的收藏与研究成果，堪称华南地区研究的重地。

“纸文化特色档案”重要资源文献的数字化建设，不仅证明广东轻院有实力将自身的馆藏档案文献整体规划进行数字化与应用，而且表示了档案数字化技术方面的成功，呈现了交叉学科合作的互融效能，对于高校档案未来数字化的方向给予莫大的鼓励，也是高校积极参与“国家馆藏数字化计划”工作的现实行为表现。

随着数字化工作经验的增进，高校各种文献资源的数字化成果不仅要保持传统本色，也要适应新技术网络化物联网的发展。因此，“纸文化特色档案”数据库在保存档案、检索系统与开放应用方面的成功，冀望提供后人模仿改良的蓝图，影响高校档案数字化工作今后发展方向，在数字化的里程碑方面有不可磨灭的意义。

四、结论

为适应新时代，在国家推行建立“数字中国”“数字档案”政策指导下，各地档案馆或图书馆均积极响应以核心馆藏内容为基础、延展学术教育、社会学习与产业应用发展为目标的数字化工作。“纸文化特色档案”数据库具有前瞻性和有效性，最大意义是广东轻院图书馆与档案室馆藏数字化成果的展现，可以将“纸文化”广泛传播，了解“纸文化档案”内容与价值，提供完善便捷的检索服务，实现了推广利用目的。“纸文化特色档案”虽历年收集，但长期卧于高校档案室和图书馆，应用不普及。目前建构的“纸文化特色档案”数据库尚有许多不足之处，希望对所有的档案数字化有引导借鉴的作用。