高校政府采购内部控制建设浅析

张 剑

(杨凌职业技术学院 资产设备处， 陕西 杨凌 712100)

政府采购和内部控制制度是高校管理的重要组成部分,高校的政府采购工作目标是增强国家对高等教育事业的宏观调控能力,规范采购行为,提高资金使用效率。随着国家对政府采购业务的工作推进,由《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购实施条例》等一系列的法律法规和地方政府采购制度体系的全面实施,各院校依据地方政府采购目录和采购限额标准开展的政府采购业务也较完善。但各高校政府采购制度的执行过程中必然会出现各式各样的问题,解决这些问题,堵塞漏洞,内部控制监管是各种监管手段的重要组成部分。做好政府采购业务中的内部控制工作可以有效防范和控制风险,使高校的政府采购工作处于公平、公正、公开的管控体系中,最大限度提高财政资金的使用效率,尽可能杜绝采购活动中的违规和腐败现象。

1 高校政府采购存在的问题

(1)政府采购在高校的认知度较低。

《政府采购法》于2003年颁布实施，同一年，教育部要求全国高校实施政府采购，但存在的问题是有些高校对政府采购的宣传不到位,政策不到位。有些高校虽然执行了,但对采购目录理解宽泛，方式运用选取等过于简单随意。

部分高校认为政府采购工作由政府采购部门负责,其他部门人员没有必要学习掌握政府采购知识,造成了这些高校政府采购工作难以推进;有些高校未制订出本单位的政府采购工作办法,相关业务部门人员不学习、不了解政府采购工作,当使用部门产生需求需要政府采购时,往往会出现工作效率低下、推进缓慢;部分高校内部的政府采购管理部门人员少,兼岗问题严重,经办人兼复核人、采购人兼验收人,造成应当独立设置并不相容岗位分离的政府采购岗位由一人兼任;还有些高校未设立专门的政府采购管理部门,将政府采购工作直接下放给了使用部门,造成“谁需要谁采购”的乱象,致使高校的这些政府采购工作很被动。

(2)高校中使用部门、财务部门与政府采购部门协调不足。

从实际情况看，高校中相关部门与采购部门沟通不足主要表现在以下两个方面： 一是教学仪器设备等物资的使用部门对采购数量、配置标准等没有足够的论证, 使用部门没有长远的实验实训建设规划，同时对所需物资的使用功能、配置规格、型号、价格等参数论证不足，对市场情况不熟悉；

二是预算编制的财务部门与采购执行部门不能有效协调,造成工作中“推诿扯皮”现象时有发生,极大地影响了政府采购的工作效率,造成高校预算执行严重滞后;采购项目没有按照政府采购目录内的项目编制采购预算,而是以自行采购的形式直接在财务账上列支,造成财政资金的运作脱离了政府部门的监管。

(3)高校政府采购活动过程不够规范。

有的项目未按规定选择采购方式,将存在市场竞争的招标项目以单一来源方式采购,造成政府采购的应采未采;有的项目未在财政部门指定的网站媒体发布招标采购信息,造成潜在的招标人无法参与招标项目;有的项目以化整为零的方式规避公开招标,人为拆分招标项目,使采购预算不足公开招标规定的金额下限,进而违规使用非公开招标方式达到逃避公开招标的目的;有的高校对制定的招标技术参数进行“埋参数”,对个别产品供应商有方向性的提供能满足需求的技术要求，以排除其他潜在竞争投标商，导致高校政府采购工作公平性不足；有的项目个别人员在评标环节与评标专家串通舞弊,操纵专家打分,将优质供应商排除在外,不但造成了中标产品价高质次,而且还容易滋生腐败问题;还有些项目采购预算编制不合理,为了节省资金而将采购预算人为压低,在招标环节造成投标人报价普遍超预算,进而造成废标,这对政府采购的工作执行率造成了极大地影响。

(4)高校政府采购队伍专业素质不够全面。

政府采购具有较强的专业性，涉及经济、法律等专业领域；同时又必须面向市场，严格考察采购产品的价格、特性、相关纸质出版资料的发行行情等，是一项强政策性、高市场化的工作。科学规范的政府采购行为需要较强的市场操作技能，因此需要一支熟练掌握社会自然科学知识的专业采购队伍。

高校在政府采购环节中存在的主要问题就是缺乏专业素质过硬的采购队伍，队伍成员多是行政机关工作人员，因此对政府采购的相关政策了解不够深入，对政府采购的主要环节(招标、投标、谈判、合同签订、市场调查等)掌握不足；其次没有经过专业的知识技能培训，采购人员对待采购仪器设备的性能、用途、技术指标及相关操作不熟练，这在很大程度上对高校政府采购的质量和效率造成影响。

(5)高校政府采购重点环节缺乏有效监督。

政府采购重点在于履约验收，有的高校“重采购、轻验收”，政府采购活动验收不规范,在验收教学仪器设备过程中,验收小组成员只核对品牌型号,缺少产品功能性测试,一些违法供应商销售的以次充好产品、贴牌产品流入高校,给教学工作造成了很大隐患。

付款环节审核不严格,将合同规定验收后付款的政府采购资金在验收前就支付给了供应商,造成供应商拿到货款后不再履行合同,造成一定的经济损失。

2 高校政府采购业务内部控制措施

高校的政府采购工作要求系统性和全面性,因此需要得到学院领导的高度重视,同时也要求相关部门全力配合,从采购的各个环节全面地加强内部控制。

(1)高校需要合理设置政府采购部门机构编制和岗位,形成不相容岗位分离,并加强各岗位业务人员培训。

高校要做好政府采购工作，首先需要科学设置独立的政府采购工作办公室，成立相关领导小组，设置不相容的工作岗位；第二，做好政府采购的宣传工作，吸引高校各相关部门积极参与采购活动；第三，对政府采购有关部门和人员进行法律法规、技术技能等培训，全面提高采购队伍的思想水平和专业能力；第四，招聘掌握市场详情及趋势、了解经济法律内容和招标投标专业知识的专业采购人员，提高采购队伍的专业化程度。

(2)高校需要建立不同级别的决策权限和责任归属,建立与采购业务相适应的内部授权体系。

各高校要加强教学仪器设备购置的论证，建立实验实训教学条件改善总体规划，前瞻性、整体性谋划采购内容，并积极引进第三方人员进行论证，充分发挥采购仪器设备的教学用途；各高校需要严格按照各级财政部门规定的程序,先列政府采购预算,预算下达后再采购,根据本单位实际的需求合理地报送政府采购预算;把政府采购计划控制在预算范围内，实现预算和控制相互制约平衡。高校的政府采购部门作为归口管理部门,需要严格审核政府采购预算,实行除应急项目外“无预算不采购”；高校的财务部门从单位总体预算指标的角度进行汇总平衡，保证学院整体投资方向的准确和平衡；各使用部门需要在政府采购预算指标批准范围内,财务部门就政府采购计划是否在预算指标的额度之内进行审核，政府采购部门也要审核政府采购需求的合理性。

(3)高校需要加强采购活动管理,优化流程,实现重点监控。

采购活动需要从论证、开标、签订政府采购合同等环节加强内部控制。一是使用部门提出的采购参数需要委托招标代理机构论证,参与论证的外聘专家应当多于论证专家总人数的三分之二,论证后的招标技术参数不应当具有倾向性。二是政府采购的开标环节需要各高校严格把关,同时按照本单位规定,邀请纪检监察部门人员全流程参与监督采购工作。还应保证本单位的采购人代表(评标人员)在开标前对投标人情况及评审专家情况不知情,保证采购人代表(评标人员)、招标代理公司和供货商“背靠背”,切实防止舞弊情况的发生。

(4)高校需要加强履约验收管理。

为确保实现内部控制,参与采购项目的代表不能再参与同一项目的验收工作,对技术复杂的验收项目,应当成立验收小组并聘请外部专家参与验收。

高校在部门岗位设置中,对招标采购、合同审核、履约验收进行分离。同时加强组织验收效力,按照多人参与原则,对履约验收由使用单位、财务部门、纪检部门等多部门参与,根据规定的验收制度、合同和供应商投标文件,组织多部门对所购物品的品种、规格、数量、质量、功能和其他相关内容进行终验,并出具验收报告。

(5)高校需要加强采购业务的痕迹管理,妥善保存记录控制和采购档案。

高校要对政府采购的预算审批文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料进行妥善保管。对各类政府采购档案,按照档案管理要求由专人负责保管,有条件的院校可以实施影像保存和电子档案。