优化科技期刊编辑加工的方法

黄 娟

（中国石油化工股份有限公司石油勘探开发研究院无锡石油地质研究所，江苏 无锡 214126）

编辑加工是指编辑对审稿后决定录用的稿件或对送作者退修后确定录用的稿件，按照出版的要求进行检查、修改、润饰、标注和整理提高的过程的总称[1]。随着期刊行业的发展以及科技期刊编辑的年轻化，高学历和非编辑专业人员的相对增加，编辑加工的优化越发重要。虽然大部分编辑人员的英语和学术专业能力强且具有很强的接受能力和创新能力，但对编辑知识的了解和掌握还不够，对编辑加工的认识还停留在基本的整理格式、检查错别字、统一规范等工作上。编辑加工过程的梳理与优化，能够促进编辑人员编辑技能的提升，少走弯路，从而提高期刊的质量。编辑加工对期刊质量的提升有着非常关键的影响，编辑部有责任对期刊的质量进行把关。

一、高效的审稿减轻编辑加工的难度

科技学术期刊都已执行三审制，《石油实验地质》采用的是原稿由责任编辑初审，主编复审，外审专家审稿后再由主编复审的审读制度（见表1）。对原稿审读的准确与否，取决于各个审读环节专家的判断力和把控力，既影响期刊的质量又影响了编辑加工的难易程度。

（一）编辑部内部的审读

在原稿送外审之前，由编辑部的责任编辑和主编对原稿进行初步把关，是把握期刊学术质量的第一道防线，除了将不符合期刊内容和质量要求的文章退稿，将科学性、逻辑性和创新性等较强的文章送外审专家外，还有一部分文章虽然有较大的研究成果或创新性，但出现了多处逻辑性方面的不足，这时候就需要直接返给作者退修，以减少外审专家的工作量和后续编辑加工的工作量。

表1 《石油实验地质》主要工作内容与方法

（二）外审专家的选择

外审专家是审稿的一个重要环节（见图1），外审专家的意见是鉴定稿件质量和编辑部决定稿件录用与否的重要依据[2]。编辑部平时要跟踪、关注期刊相关专业的发展动向，了解都有哪些相关的专家在该领域有较深的造诣，并对已经审理过稿件的审稿专家的信息进行统计，建立专家数据库。对于经常提供没有多大价值或意见不太准确的专家，在以后选择审稿专家时，应尽量避开。有些学术性很强的文章，如果审稿专家没能够给出精准的审稿意见，就会给接下来的编辑加工制造很多难题。编辑在编辑加工时就会遇到比较大的困难，如关于一些专业术语的使用、专业理论的解释与运用和各种学术观点的融合与发展等，如果在审稿的过程中没有准确地审读和修正，对编辑来说，有些错误就很难被指正。如在一篇实验类的文章中，所用的样品的数量较少，得出的结论可能准确性不是太高，而这时候再让作者添加样品数量，再重新处理数据的话，就会耗费很多时间和精力，甚至影响出版进度。

因此，编辑部在选择外审专家的过程中，应掌握每位专家的审稿特点和能力，有针对性地为每一篇优质稿件选择合适的审稿专家，从而提高稿件质量和后续工作的效率。

二、编辑加工的具体方法与技巧

《石油实验地质》采用的是每篇文章由编辑个人进行编辑加工和一、二、三校工作，在其中穿插责编校和主编校，即二校后责编校，三校后主编校，通过层层把关来控制期刊编辑质量。

（一）编辑部人员的合理配置

科技期刊是科研成果交流和展示的载体，是展示一个国家的科技竞争力和科技发展的重要平台。科技期刊的主办单位大多数是相关专业的科研机构。因此，编辑人员的组成有着其自身的特殊性。科技期刊编辑部的编辑人员大部分是非编辑出版专业毕业，组成的人员常包括编辑业务强、学术造诣高的资深编辑，编辑能力主要集中在某一方面的专职编辑（如英文编辑），高学历、非编辑出版专业毕业的青年编辑以及非编辑出版专业且非本科技期刊相关专业的人员等。人员类型较复杂且常常会出现人才紧缺的现象，因此如何安排编辑人员的具体工作，合理优化人才结构的配置，提高工作效率，对编辑部的发展至关重要。

1.编辑业务强、学术造诣高的专家型编辑，可以说是编辑部的顶梁柱。他们不但具有较高的编辑业务能力、专业学术造诣，还有很广的学科人脉关系。因此，在前期的审稿中发挥了最主要的作用。在编辑加工过程中，对其他编辑人员的指导也是时时刻刻都在进行，特别是对青年编辑的编辑加工能力的培养，比青年编辑自学各种编辑理论、各种出版实务知识更加贴近工作内容，更加容易理解和运用。

2.编辑能力主要集中在某一方面的专职编辑，如英语水平很高而学科知识稍有欠缺的英语专业毕业的编辑，为了统一期刊中英文摘要、图名等的英文表述的一致性，可将期刊的所有英文编辑加工任务都交由英语编辑来做，但最终也需要主编或其他专业人员把关。本刊编辑部聘请了一位国外知名期刊刚退休的主编来对期刊的所有英文部分进行把关，来确保期刊英文的准确性。另外，专业英语编辑在做好英文编辑的同时，每期再编辑加工2～3篇文章，在编辑的过程中，不断强化专业编辑的能力。

图1 《石油实验地质》期刊编辑出版流程

3.对于非编辑出版专业毕业的青年编辑，高学历、有活力、创新能力强，而编辑加工中很多机械重复的流程会使他们觉得枯燥无味，失去工作的热情和积极性[3]。在青年编辑自我培养编辑加工能力的基础上，科技期刊应为他们营造氛围，提供多种学习交流的机会和平台，如编辑部通过“传帮带”的形式，快速地提高他们的编辑加工能力[4]。青年编辑个人也应当调整心态，克服消极情绪，遇到编辑加工中不确定的地方应积极主动地寻求帮助，问同行、问专家、问作者，在编辑加工的过程中不断总结经验，少走弯路，不断提高编辑技能。本刊编辑部的青年编辑多次积极主动地参加省期刊协会举办的期刊编辑技能大赛，并取得了很好的成绩，在学习和交流中不断增强编辑能力，实现自我价值，在工作中获得更强的成就感。

4.对于非编辑出版专业且非本科技期刊相关专业的人员，可以相对多分配一些格式、规范、错别字和参考文献的核对等相对不需要学术专业知识的工作。另外，多承担编辑部的编务工作，能够让其他编辑将更多的时间用在编辑加工上。他们做起来也得心应手，不会觉得吃力且达不到编辑加工的最好效果。

（二）修改意见的撰写

科技学术期刊的文章由于内容的科学性、严肃性，在编辑加工过程中，要求同一篇文章甚至同一期、同一卷期刊在图文的格式、科技术语、量符号、公式等的规范用法都必须严格保持一致。因此，编辑要保证充足的时间来仔细阅读文章，集中精力，弄清楚文章的内容，善于生疑[5]，将文章有明确错误的和确定需要修改的地方一一列出；存在疑问的地方，也分别列出，编辑若有自己的意见，应当将自己所持的观点准确地陈述给作者，等待作者的解释或修正，将文章修改权归还给作者[6-7]。在长期的编辑加工过程中，编辑部定期更新修改意见模板，该模板是在编辑加工过程中，各位编辑总结出来的，在编辑过程中需要编辑或作者注意的常见问题。编辑在编写修改意见的过程中，可对照模板核对是否有相应的问题，减少修改意见的遗漏。最后将文章的修改意见、期刊的格式模板、图表编辑的格式要求等一并通过邮箱发给作者，并要求作者收到邮件后，回复邮件确认邮件已收到。一天之内没有回复的作者可通过手机短信的形式通知作者，以确保作者收到修改意见，以免影响编辑加工的进度。

（三）对作者修改后稿件的编辑加工

经过上述几个环节的准备，编辑在收到作者最终的修改稿后，接下来的编辑加工便会有事半功倍的效果。但编辑还需要进一步深入理解文章的内容，消灭各种差错，核对引文，处理图表格式、统一规范。在此过程中，将自己遇到的无法确定的新问题一一列出，待文章编辑加工基本完成后发给作者，避免一遇见问题就马上找作者的现象，会浪费作者和自己的大量时间。

三、编辑加工后对出现问题的总结

对于编辑加工过程中出现的各种问题，特别是编辑个人没有意识到、通过责编校或主编校才发现的问题，除了在编辑过程中指出并修改外，编辑部还在每期文章发行完成后组织一次内部编辑加工交流会。针对每位编辑在本期编辑过程中发现的错误和存在的疑问展开交流，加深编辑的印象，防止错误再次发生。除了总结错误、讨论统一规范外，还对下一步高效地完成编辑加工工作提出建议。如在主编校时，发现同一期不同文章的基金名称相同，而基金编号不同，及时联系作者，对错误的基金编号进行了修改。由于科技学术期刊的基金项目众多，编辑很难记住每一种项目的名称及编号，通过编辑部讨论，通过官网、本单位的科研项目的合同原件等收集完成了常见的基金项目名称，如各类国家自然科学基金项目、中华人民共和国科技部项目、中国石化和中国石油等能源公司项目等。在今后的编辑过程中，不用每一个项目都去查找核对，使得工作轻松又高效。

编辑加工是期刊保证其质量的重要环节。编辑加工方面的合理优化，提高了编辑加工的效率，保证了期刊的质量，也有利于期刊长远发展。编辑应通过自主学习专业知识，积极参加各类培训和学术交流，在编辑过程中不断总结和提升自身的编辑能力。只有期刊编辑部全体人员的不断进取，通力合作，才能共同打造出高质量的精品科技期刊。