独立学院基建档案规范化管理研究

王艳芹

【摘要】当前民办教育启动分类管理，为独立学院的发展带了新机遇，也提出了新要求。面对新形势，独立学院迫切需要进一步加强规范管理，改善办学条件。通过分析独立学院基建档案管理的现状，建立科学的基建档案管理体系，规范基建档案建设流程，对独立学院的档案管理工作以及独立学院的发展、评估意义重大。

【关键词】独立学院;基建档案;规范化管理

独立学院是我国高等教育改革发展过程中出现的新型办学模式，是高等教育的重要组成部分，在应用型人才培养、办学体制机制创新、高等教育大众化及教育改革深化等方面做出了积极贡献。独立学院所产生的基建档案，是学校基建活动的最真实原始的记录，是独立学院发展过程中宝贵的资源。经过20余年的快速发展，独立学院基础建设项目不断实施，基建材料的收集归档工作需要进一步规范管理。

一、独立学院基建档案的主要内容及特点

独立学院的基建档案有着高校基建档案的共性，是以单项基建工程为主体，每一个单项工程都可以分为前期准备、设计、施工结算、竣工验收、使用维护等阶段。所形成的档案数量庞大，档案内容所包括的方面也极其广泛，环保、建筑、结构、给排水、供变电、空调、通讯、消防等都属于基建档案收集的范围。

独立学院基建档案具有一般高校基建档案的专业性、成套性、现实性、周期长等特点[1]，同时还具有与母体高校基建档案的交叉性。独立学院建设初期的档案多保留在母体学校，经过20余年的发展，独立学院的很多基础建筑都经过了改建、扩建、维修，基建档案的归档与母体学校呈现不同时期的交叉性，这种交叉属性直接影响到基建档案的成套与完整性。

二、独立学院基建档案管理现状

（一）重视基建档案材料的收集，但尚未完全独立

独立学院的基建档案工作始于独立学院成立初期，由于历史原因，在初期时基建档案工作依赖于母体的档案管理体系，没有形成独立的管理模式和体系。目前，面对民办教育的各类验收与评估，虽然各独立学院积极进行基建档案材料的收集整理，但由于历史原因，档案保存内容与母体学校仍有很多交叉，基建项目的档案材料缺乏完整性和连续性。

（二）基建档案管理意识强化，但制度不完善

基建档案是独立学院档案管理的业务档案之一，与学生档案、科研档案、人事档案相比，基建档案的受重视程度不足。基建档案在收集、整理、归档各环节的配合和管理上尚未形成系统的管理体系，在制度上依赖于母体档案管理制度，但又不能完全适用，导致独立学院基建档案管理分散，完整性不足，电子档案材料的收集与保管不到位。

同时，由于基建行业的特点，如施工时间长，涉及人员多，施工环节多，没有统一的管理模式和完善的档案建设制度，档案交接过程中不及时，监督不到位等问题[2]，为档案资料的收集、整理、立卷归档增加了不少困难。

（三）缺少資金投入和专职人员配备，限制了管理水平的提高

独立学院受办学资金的限制，用于档案建设的资金相对较少，专业设备配置不到位，制约了独立学院档案管理工作水平，主要表现在：没有独立的档案馆，基建档案存放在不同的经手部门，无法实现集中管理;硬件设施设备落后，信息化管理水平不高，查询利用效率较低，纸质材料有不同程度的损坏。

档案管理人员的综合素养直接决定了档案管理工作的水平。目前，独立学院的基建档案管理人员多是兼职工作人员，从专业知识结构、档案意识和职业素养等方面进行衡量，还存在很多的不足[3]。加之学校对基建档案管理人员的继续教育与培养、考核与激励等措施不到位，导致基建档案管理人员不受重视，工作积极性得不到激励，岗位流动性大，基建档案材料收集的连续性、完整性得不到保证。

（四）大数据背景下，信息化程度明显落后

目前，独立学院的信息化建设远不能满足对档案工作的信息化管理。在大数据背景下，现代的高校档案管理已经全面进入信息化时代，独立学院基建档案的信息化进程由于人力、财力等方面的影响，目前还停留在纸质档案的管理层面，远未达到信息化的要求。随着独立学院建设规模的不断扩大，产生了大量的基建档案，各独立学院虽然意识到基建档案信息化管理的制约，但由于档案管理场馆以及软硬件档案设备的限制，信息化建设还将会有一个较长的时间进程。

三、构建独立学院基建档案管理体系

当前，高等教育实施分类规划、分类发展，民办教育启动分类管理，这为独立学院的发展带来了新的机遇，同时提出了新的要求。面对新形势、新要求，独立学院迫切需要进一步加强规范管理，改善办学条件。基建档案的规范化管理是保证校园基本办学设施，改善办学条件的重要环节。完整的档案管理体系包括制度、组织、培训、评价和整理利用等内容。构建独立学院基建管理体系应从以下几个方面着手。

（一）积极响应高等教育实施分类规划要求，进一步加强基建档案制度建设

教育部与国家档案局发布第27号令《高等学校档案管理办法》，为高校和独立学院档案管理工作提供了重要依据和指导。独立学院基建档案管理应根据基建档案形成的规律和特点，结合独立学院的办学特色，制定出科学完善的管理制度，包括基建档案收集、交接、利用和销毁制度等，从制度上实现基建档案管理的规范化和有效性。在档案材料的交接过程中，除基建相关部门外，学校档案主管部门还应要求学校其他与基建档案相关的部门加强基建材料的收集和整理，明确责任人和职责分工。

同时，应建立相应的档案工作监督管理制度，用制度进行档案工作活动的约束，确保所有基建项目档案材料的收集在合理、合规、合法的前提下进行。将基建档案纳入学校档案管理工作的重要部分，对基建档案进行科学、规范化管理是民办教育实现分类管理的一个重要环节。

（二）科学配置基建档案管理人员，增强档案管理意识

独立学院的档案工作者多是兼职岗位，由于基建档案复杂的专业性，兼职档案人员很难充分理解并恰当进行分类整理编研。因此，对兼职档案工作者进行定期的专业培训，提高业务素质和综合能力是确保基建档案规范、科学管理的前提。

通过加强档案管理意识培养，让档案工作者达成档案管理是校园文化内涵建设，是学校人才培养的基础的共识[4]。可以通过加强档案知识宣传，档案业务培训等途径，促使专兼职档案工作人员不忘初心，本着“对历史事实负责、为现实教育服务、替未来发展着想”的宗旨，共同做好基建项目档案管理的各项工作。

（三）加快基建档案信息化建设，实现档案数据的收集和利用

在大数据背景下，档案数据的收集和利用将档案管理的意义推向了新高度[5]。独立学院的基建档案管理工作应与时俱进，顺应信息化时代发展的大趋势，充分利用大数据和人工智能带来的科技优势，利用现代化信息技术对基建档案进行收集、整理、归纳、搜索、查阅、利用，减少纸质材料的重复查询。

独立学院在加快基建档案信息化建设的进程中，可以充分发挥学校的应用性学科专业优势，或通过校企合作等多种途径，进行适合自己学校特色的档案信息化建设的开发和利用，同时加大对档案管理软硬件设备的资金投入，满足档案管理的基本需求，在软硬件设备上给予保障。

（四）建立科学的评价与考核机制，推动档案工作队伍成长

科学的评价和考核机制可更好地衡量和检验独立学院基建档案管理成果，是独立学院基建档案规范化管理的关键环节。应从以下几个方面建立科学的评价与考核机制，不断推动档案工作队伍成长。

首先，引进档案工作考核评价机制，从工作量、岗位任务完成情况、工作态度、工作能力等方面进行总结，重点考核工作态度、专业技术水平、岗位职责情况等，根据不同环节基建材料的收集、整理、归档等设计基建档案考核评价的关键绩效指标，为基建档案的科学管理提供依据。

其次，优化基建档案专兼职队伍结构，在聘任制为主的前提下引进有专业经验的基建档案人员加入档案管理队伍，从档案专业知识、政治觉悟、档案意识等方面对专兼职档案工作人员进行全面的考核与评价，建设长效发展机制的档案管理团队。

再次，为基建档案管理人员提供良好的个人发展空间，设立基建档案评优评奖机制，采取激励措施，激发档案管理人员的工作积极性，定期组织档案专业知识培训和学习研讨，让档案管理人员不断提升档案业务管理水平和自身素養，从而增强专兼职基建档案工作人员的责任感、认同感和归属感。

四、结束语

完整系统的基建档案材料对独立学院的档案管理工作以及独立学院的发展、评估意义重大。当前，独立学院的发展面临着机遇与挑战，在民办教育分类管理的关键时期，独立学院应从制度、人员、软硬件条件等方面建立科学的基建档案管理体系，规范基建档案建设流程，提高档案管理工作人员的档案素养，加快基建档案信息化建设进程，为学校规范化管理验收提供保障。.

【参考文献】

[1]朱里香.对优化高校基建档案管理工作的探讨[J].教育教学论坛，2013（10）：14-15.

[2]董建红.基层档案工作交接存在问题及建议[J].档案管理，2013（04）：292-295.

[3]岳佳.重庆市独立学院档案管理存在的问题及对策[J].科技创新与应用，2013（32）：255.

[4]赵凤燕.独立学院档案管理对学院文化内涵建设的影响探究[J].亚太教育，2015（06）：207.

[5]陈明洁.大数据时代对档案现代化影响和要求[J].档案管理，2013（06）：48-49.