医疗设备的档案管理

麦浩芬

中山市小榄人民医院医学装备管理科 （广东中山 528400）

医疗设备档案是指医疗设备从购置、验收到使用、维修、报废全过程中形成的设备资料、影像载体、审批文件和其他记录[1]。医疗设备是当今医院现代化发展的重要环节，这尤为突出医疗设备档案管理的作用。如何结合医院自身运营特性，寻求一个高效、科学、系统的医疗设备档案管理办法，对加强设备管理、解决医疗纠纷、提高经济效益有重要意义。

1 医疗设备档案管理的必要性

为提高医疗技术水平，医院逐步引进大量高、精、尖的医疗设备，使得医疗设备档案内容增多、信息量大、涉及范围广。医疗设备档案管理是系统管理医疗设备的基础。医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个方面[2]。医疗设备档案能够准确有效地为同类设备的更新换代提供依据，是设备保养、检修的必备条件，能保障医院合法权益，为医院提供必要的法律依据。

2 医疗设备档案的管理现状

我院按照“一合同一档”原则建立医疗设备档案，由医学装备管理科兼职管理。单价1万元以上的医疗设备均建立医疗设备档案，以1份合同为单位进行验收和建档，存入综合档案室。兼职档案管理员每月录入验收完成的设备信息至《设备档案表》，如设备的所属科室、型号、价格、资产编号、保修期、厂家联系方式等。

医疗设备档案包含静态档案[3]、动态档案和报废资料。静态档案参照档案整理顺序表进行归档，见表1。不同采购方式产生的静态档案不同，我院医疗设备的采购方式分为5万元以下院内询价，5万至10万院内磋商或谈判，10万元以上交由招标代理机构进行采购。动态档案包括维修保养记录、设备保修购买记录、设备配件增值记录[4]、计量检测报告。报废资料含科室申请报废单，经由设备维修科长和主管院长签字审批后生效。设备档案按照以下规则编号，如C101-2，C为设备档案标记号，101为设备档案序列号，2为案卷号。

表1 档案整理顺序

3 加强医疗设备档案的管理与建议

3.1 合理规划归档范围

合理规划医疗设备档案的归档范围，不仅能有效解决档案室的存放压力，还能大大减轻档案管理员的工作量。小型医疗设备投资回收期短，创收高，近几年小型设备档案数量剧增。我院2016年度设备档案共66份，5万元以下37份、占比56%，5万元以上29份、占比44%；2015年度设备档案共69份，5万元以下30份、占比43%，5万元以上39份、占比57%。目前小型医疗设备档案主要用作同类设备购买的参考和保修期等信息查询。根据《医疗卫生机构医学装备管理办法》中第四章的使用管理中的第三十二条：“单价在5万元及以上的医学装备应当建立管理档案。内容主要包括申购资料、技术资料及使用维修资料。单价5万元以下的医学装备，医疗卫生机构可根据实际情况确定具体管理方式。”医学装备管理科根据实际情况，将5万元以下的医疗设备档案分类处理，标记编号为CC，并减少档案的制作工序，另存放于医学装备管理科。

3.2 设备档案信息化管理

医疗设备档案信息化是将建档过程中产生的文档资料等采集至医疗设备管理系统中，以实现档案信息的快速补充、登记、检索、汇编，对后期的档案调阅、检查、维修等工作的顺利进行起着关键作用[5]。医疗设备档案的管理应以提高档案管理效率，加大档案资源共享，准确、快速地向社会提供有利的信息资源为宗旨[6]。目前我院的医疗设备信息化管理最为薄弱，无法快速响应临床科室的档案需求，只能由兼职档案管理员从《设备档案表》中查询设备信息，或再到档案室查找原始纸质资料。建立医疗设备管理系统实现档案信息化管理就能很好地解决临床需求，并大大提高工作效率。医疗设备管理系统应包含采购模块、验收模块、档案模块、维修模块、科室查询模块。从设备资料较为齐全的验收阶段开始建档，验收人员将资料录入系统，档案兼职管理员可从验收模块中将部分数据调至档案模块，归档后无法更改档案信息，各临床科室人员仅有查询信息功能。

使用高速扫描设备将关键的档案资料如采购申请与批复、技术参数、合同、验收表、说明书、操作手册等扫描至系统，形成电子档案，供临床科室下载应用，实现档案资源快速共享。科室可自行查看下载设备采购合同、招标技术参数、说明书、操作手册，对后期购置同类设备有重大参考意义。电子化管理档案是目前发展的趋势，是科学有效管理档案的充分条件。

3.3 动态档案的管理

动态档案产生于医疗设备的运行过程中，管理零散。如维修记录单的不连续增加，使得之前的档案盒中存放位置不足；设备科的维修记录单零散，上交时间不统一，且无记录档案号使之一一对应。这不仅增加了档案管理员的工作量，且增大了档案资料缺失的概率。档案管理人员制作档案时应考虑实际情况合理制作档案，且应加强自身的综合素质，加强专业学习培训，才能管理好医疗设备档案，使之发挥最大用处；设备科维修员应在维修记录单上写上档案号，按顺序整理好并统一在规定时间段上交。档案管理员应及时将维修记录单补充到对应档案盒中，并于医疗设备管理系统中进行登记。动态档案的管理更需由档案制度落实规范管理。

4 总结

医疗设备档案的管理工作量多而繁杂，为了提高医疗设备的使用效益，必须提高设备档案的利用率。健全档案制度，落实规则，明确人员分工；收集完整的档案资料；在借阅制度中保管好档案；加强管理人员的综合素质；加快智能医疗设备档案管理，充分利用设备档案的分析作用，解决临床科室需求，避免设备闲置浪费，提高设备经济效益[7]，以提高医院的综合效益。