事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

王傲聪

摘 要：目前在知识经济时代下，部分存档管制仍旧存在着许多问题，很大程度上影响着我国经济的稳健发展以及存档管制的健康发展。因此，对事业单位存档管制工作中存在的问题进行研究和探讨，针对实际问题提出针对性的解决办法，提高新形势下事业单位存档管制工作的质量，并为事业单位的发展提供更多的优质服务。

关键词：事业单位档案；管理；问题；对策

存档管制在当今我国市场环境竞争日趋激烈、经济发展快速增长的情况下，为事业单位的进步和发展起到极其重要的作用，为提供可靠、真实的数据提供依据和参考，也为以后的发展方向提供方向。1985年开始，改革的不断深化在事业单位中发展迅速，特别是事业单位建立现代管理体制后，事业单位的管理效能和效率有了明显的提高。存档管制是事业单位日常管理工作的重要组成部分。直接影响到事业单位的发展，对促进我国国有经济的发展具有十分重要的意义。

1 存档管制的重要性

想要使得文件管理更加有效合理，那么存档管制是必不可少的。合理有有效的存档管制方式方法使搜索档案的时间减少，也在不断降低着相关工作人员的工作强度。虽然存档管制是一种历史材料的记录方式，却可以辅助事业单位在未来的发展中做出正确的选择。

事业单位中的管理、发展等方向，为事业单位档案的管理提供了资料，记录了事业单位发展的整个过程，目前录音、录像和图片等多种记录形式的出现为传统的纸质档案记录方式注入了新鲜血液。为提稿行政管理的实际操作性和科学管理性，存档管制起到了举足轻重的作用。在事业单位发展中，为保证事业单位财务的稳定，在制定经济财务风险管理的方案时，事业单位的经营发展档案文书和涉及会计档案的资料管理就必不可少；事业单位文化在不断更新进步中，为提升事业单位的竞争力和凝聚力，档案的材料管理为经营管理者提炼着凝聚事业单位的思想和精神；当法律问题出现在事业单位中时，为遏制法律纠纷的出现，档案的材料管理又可以作为依据出现在法庭上。那么，事业单位想要长远、良好、稳定的健康发展就必须通过完善的事业单位存档管制来实现。

2 当前事业单位存档管制的问题

2.1 存档管制制度的不健全

档案与事业单位的经营和发展密切相关。经济效益和社会效益的提高很难从存档管制的工作中体现出来，因此在很多情况下导致了事业单位存档管制的日常工作放在了事业单位工作的边缘，管理混乱现象更为突出。不完善的存档管制制度，使得许多事业单位在调整和保存存档的同时，重视资金方面存档的寻找和调整，忽略掉党政机关文件、管理体制、科学方面存档的寻找和储存。这样广泛的存档管制制度不能让事业单位管理人充分明白事业单位运营行动中的前情内容，难以透过对存档地思考来改革事业单位的治理和运行方法。此外一些事业单位缺少对当前存档地归一化管理系统。各部分依照自己地方法管治存档，存档管制和储存的整体性和严谨性无法做到保证。尽管部分功能责任部将自己的存档移交给了事业单位的存档管制责任部，但由于存档管制制度不全面，管理人员随意将这些档案交给了单位。由于存档管制体制的不完善，导致事业单位存档管制缺乏系统性和科学性，未能实现档案的有效共享，使得档案的历史参考功能难以发挥。

2.2 存档管制人员综合素质不高

事业单位的存档管制工作人员的整体素养是管制制度推行质量的核心。由于经济效益的变化不由存档管制工作人员直接体现，因此存档管制人员的成就长期以来没有得到领导和员工的认可，这直接降低了存档管制人员提高整体素养和管制制度推行质量的积极心。同时，我国事业单位的存档管制人员中有特别多一部分未经专业职业培训，缺少具体从业经验，从其他办公室转职，这不光是很难推进存档管制方法的改革和建设，也无法按照标准程序完成存档管制工作，从而全面拉低了存档管制人员的全面素养，极大地阻碍了事业单位存档管制工作质量的提高。

2.3 存档管制意识薄弱

中国大多数事业单位更加注意提高经济效果，但忽略了对存档管制的监督，也不能了解到存档管制在事业单位运行中的重要作用。存档管制是一项复杂而系统的工作，具有任务量大、消息覆盖面广泛地明显特点。特别是在寻找、处理和转移存档时，更需要事业单位各职能部门和员工的密切合作。由于金钱效益的变化不由存档管制工作人员直观体现，大部分的事业单位制度考核主要集中在业绩成果的考核，从而致使存档管制的管理意识越来越薄弱，很大程度上难以发挥出存档管制在事业单位运行中地积极作用。

2.4 档案保管设施简陋

存档是事业单位成长和运营的历史证据。由于目前事业单位没有看重存档管制工作，对存档管制软硬件设施的资金投入较小，导致存档管制的硬件和软件设备无法跟上时代的部分。主要特征为仓库年久破损，档案储藏柜、电子装备和消息管制系统不能及时更新。在一个漫长而复杂的环境中，简单的档案储存设施很容易导致文件损坏和丢失的现象，档案的安全性和完整性难以保证。它制约了存档管制质量的提高，对事业单位的存档管制工作产生了负面影响。

3 事业单位存档管制工作的有效措施

3.1 创新存档管制培训机制，强化业务能力

随着事业单位存档管制数字化程度的提高，事业单位存档管制人员的专业素质和相应的理论水平也有待提高。各单位应根据自身情况建立合理的培训机制，培训专业存档管制人员，以适应广大员工的需要，主要实施网络培训，对现场培训的方式进行补充，在对经理的基本知识培训水平上，为了增强员工的学习激情，公司可以开展“专业技能竞赛”的活动，给予优胜者一定的物质奖励。还可以将竞争结果与当年的月份或季度联系起来，使他们能够不断提高技能，更好地为存档管制作出贡献。

3.2 完善事业单位存档管制的信息化

在未来存档管制发展的趋势是信息的集成。要想使存档管制的效果越来越好信息化就必不可少，这样才能使效率越来越高。为解决归档文件和整体操作过程中的反复情况，可以定期整理和归档文件，及时整理文件管理信息系统中生成的新数据。此外，電子档案的实现也节省了搜索所需的时间，提高了文件管理的效率，降低了文件损坏的概率，降低了文件管理的成本，实现了单位内档案的资源共享。在这方面，我们可以建立健全的信息集成系统应用，加强硬件、软件平台、云计算或大数据等现代技术的建设，完善事业单位的存档管制。为更好地实现档案信息的作用，参照高校数字图书馆的建设和管理，事业单位还可以创建单位内部网络，提高网络信息检索功能，建立员工实时在线服务功能。解决员工随时查询和查询档案的问题，提高档案利用率，提高事业单位存档管制的工作水平。

4 结束语

在知识经济时代，各种档案可以被视为事业单位的一种财富，事业单位必须给予足够的重视。他们应该通过做好存档管制工作来收集、整理、保存和使用财富，从而发挥更大的价值作用，促进自身更好、更长期和稳定的发展。

参考文献

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