信息时代档案管理工作面临的问题及对策

赵艳

摘 要：在人们生活和生产的过程中，信息发挥了非常重要的作用，不仅在一定程度上促进了社会的发展，同时还提高了我国经济发展的速度，因此相关部门要不断加大对档案信息的重视度，不断提高档案管理工作的水平，这样我国社会发展的速度才能得到提升。现在我国档案管理工作仍旧存在着很多问题，相关部门要找到解决这些问题的对策，这样档案管理工作的质量才能得到提升。本文就信息时代档案管理工作面临的问题及对策进行研究，希望能够提高档案管理工作的整体水平。

关键词：档案管理；问题；对策

科技给人们的生活和生产带来了非常大的改变，在档案发展的过程中，网络技术和计算机技术发挥着非常大的作用，其不仅在一定程度上改变了档案管理的模式，同时也提高了档案管理的效率。信息化时代档案管理工作呈现出数字化、电子化的特点，很多传统的档案管理方法已经逐渐开始出现无法满足其需求的现象，因此相关管理人员要不断结合现在档案信息管理的实际情况对档案管理进行优化，这样档案才能给人们提供更优质的服务。

1 档案管理信息化的概念

档案信息化管理即是在有关档案行政管理机构统一的组织规划下，将现代信息技术运用于档案管理的过程中，从而对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息的利用，档案管理的信息化的实质就是由传统的书本的纸质的保存转变为电子化、数字化的管理方式。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 档案工作的安全性与保密性工作有待加强

随着信息化时代和网络时代的来临，档案管理人员在进行档案管理的过程中，逐渐从人工对档案进行处理的方式，转变为运用信息技术对档案进行处理，这样不仅在一定程度上提高了档案信息处理的效率，同时还能节约档案处理的成本，简化档案处理的过程。但是计算机档案管理方式也有的保密性和安全性严重不足的问题，网络信息的发展给人们盗取档案提供了方便，黑客可以利用计算机操作的方式对档案数进行篡改和窃取，在进行档案信息盗取的时候，并不会留下非常多的痕迹，甚至很多黑客还通过这种方式对档案信息进行破坏。

计算机内部存储的档案数据，本身就有着复杂多样的特点，这在一定程度上增加了档案信息恢复的难度，因此在进行档案管理的过程中，一旦遇到档案数据被损毁或者出现丢失的情况，那么档案数据就会出现无法弥补的损失，特别是国家的档案情报局，如果其的档案信息出现泄露的情况，那么就会给国家的安全造成非常大的危害。

2.2 缺少专业的信息化档案管理人员

随着我国信息发展速度的不断加快，我国档案行业对高素质档案管理人才的需求正在不断提升，但是我国很多高等院校都存在着档案管理人才培养意识不够强的问题，甚至很多高等院校还出现了没有设置相应专业的现象，这种现象在一定程度上制约了我国档案事业的发展。现在我国很多档案管理人员的档案处理方式和档案思维仍旧停留在传统阶段，在对档案进行管理的过程中，很多档案管理单位仍旧采用传统的档案管理方式，这种现象导致其的档案管理经常会出现不到位的现象。

相关部门要不断加大对档案管理人员培训的重视度，对档案管理人员的档案管理方式进行创新，提高档案管理人员的专业素质和能力，這样档案管理信息化发展的速度才能得到提升，档案信息的安全性才能得到提高。

2.3 档案的价值鉴定变得更为困难

在进行档案管理工作的过程中，档案价值鉴定是一项非常重要的环节，档案管理人员在对档案进行鉴定的过程中，主要包括档案价值以及档案真伪的坚定。档案真伪鉴是一个非常重要的环节，在对档案进行真伪鉴定的过程中，一般主要包括档案来源、标识以及载体等相关要素真实性的鉴定。在信息化时代很多档案数据都存在着复制简单的现象，这种现象导致档案经常会出现信息源丢失的问题，这一问题给档案工作的进一步开展造成了非常大的阻碍。

3 信息时代档案管理的对策

3.1 建立健全档案信息安全保障体系

档案的安全是档案管理的一个重要的环节，信息化时代的发展带来了网络的不安全性，这就要求建立健全档案信息的安全保障体系，首先应该加强计算机网络的全面建设，加强计算机网络使用的安全性，在人才的培训中也应着重这一点的培训，档案管理人员应该定期对电脑进行检查，并对档案数据进行备份，防止在计算机出现故障的时候信息丢失不能弥补。同时，档案的管理工作不仅要监控档案的储存和运行状况，还要处理好档案管理系统与互联网之间的关系，应该加强网络监管，对于一些机密的档案管理，需要对这类计算机和人员使用的网络进行限制，防止病毒的入侵。档案管理部门还应该密切关注本单位管理档案的信息，一旦发现泄密事项，应该及时采取措施进行补救，将损失降到最低。

3.2 加强信息化档案管理人员的培训工作

当前，档案管理的工作人员不具备信息化档案管理的能力，信息化时代档案管理对管理员提出了新的更高的要求，不仅要有谨慎的态度，还要求他们能够熟练的运用档案管理系统进行数据的录入和管理，能够有效应对信息化时代运用计算机所带来的突发状况，这就需要单位应该重视这方面人才的培养，定期培训与考核，保证他们能够完全胜任这项工作。同时，在教育领域，高校可以开设相关的专业与课程，请有经验有能力的专家来传授知识。培养一批既懂档案管理知识又懂计算机知识的人才已经成为当务之急。

3.3 增强信息化档案管理的观念意识

档案的信息化建设是国家信息基础建设的一个重要环节，除了国家机密以外，我们应该拓宽档案信息的服务领域，让更多的获得信息，享受信息带来的利益，有效的把各地方的档案管理建设同意纳入到国家信息化建设中来。增强档案信息化管理的观念意识首先要进行宣传，通过与新闻媒体的合作，向社会宣传信息化档案管理的工作，提高对信息化档案管理的了解，促进信息化档案管理体系的完善，宣传工作要贴近群众生活，扩大档案利用的效益宣传，增强社会的档案意识。

3.4 研制和开发统一的档案管理系统软件

建议由国家档案局牵头，研制并开发适应现代信息化档案管理的系统软件，然后并全国推广，提高我国信息化档案管理的水平。

4 结论

综上所述，现在我国的档案管理工作仍旧存在着很多问题，因此档案管理人员要不断结合先进的科学管理手段解决这些问题，这样档案管理的方式才能得到提高，我国档案事业才能得到更加快速的发展。相关人员在进行档案管理工作研究的过程中，要充分了解时代发展的需求，结合国内外先进的经验和技术，这样现有的档案管理的对策才能得到完善。

参考文献

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