事业单位档案管理信息化建设

陈默菲

摘 要：在过去，档案的收集、管理和利用都是采用人工方式进行的，其效率低下一直以来都给档案管理工作的开展地来很大的不便，而计算机技术的发展给档案管理工作的开展提供了新途径。促进事业单位档案管理的信息化建设，不仅能保障事业单位信息管理的科学性和有效性，还能延长信息保存时间，方便相关单位的调取，在提升档案信息利用时效性的同时，也能为事业单位领导的科学决策提供依据。本文旨在简要阐述事业单位的档案管理所存在的问题，并给出有效的措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

随着经济的不断增长和市场发展，社会竞争压力加大。资源档案信息化管理是我国事业单位可持续发展的重要性依据和保障。在当前信息技术快速发展的背景下，信息化建设成了我国事业单位档案管理工作未来一段时间的必然发展趋势。

1.事业单位档案信息化建设特点及优势

人事档案管理的信息化建设，主要是指利用信息化技术，对事业单位的人事档案进行数字化处理，以此实现人事档案管理的网络化，提高档案的服务水平，为事业单位的人力资源管理提供有力的数据支撑。相比于纸质档案保存起来占地面积大，需要温湿度管控条件高，丢失难以弥补、损坏不易修复以及备份困难等诸多缺点，信息化条件下的档案管理模式，可以将档案资料转化成电子数据储存在电脑或者硬盘中。传统纸质档案里，如果想要在查找资料时筛选更多的信息需要浪费很多的精力和时间。但是将档案管理信息化之后，可以轻易的从大量复杂的文件中找到自己想要的资料，极大地节省了时间，提高了事业单位工作效率，实现了档案信息远程化传播，促进了事业单位的有效健康发展。经由数据档案在网络空间内的传递，也可以提高管理人员的管理质量，减轻档案管理人员的工作压力，同时实现了智能检索这项功能。同时其也可以节约管理成本，应用计算机设备来管理档案也可以有效避免人工管理的失误、纰漏，从而提高管理效率。

2.事业单位档案管理中存在的问题

2.1对档案信息的管理缺乏针对性

虽然部分事业单位积极响应国家号召，并根据相关政策的引导在对档案信息进行管理的过程中，引进了先进的技术和软件资源，但是这些软件却存在头重脚轻或大材小用的情况，针对性不强。并且我国对事业单位档案信息化管理的经验不足，建设程度与实际情况不匹配，造成资源浪费和信息流失。此外，是由于技术条件的限制，部分事业单位仍然依靠手工操作的方式进行档案管理，还没有实现无纸化的档案阅读，从而对事业单位档案管理信息化的建设造成了严重的阻碍。

2.2人事档案管理人员专业水平不足

当前，在很多事业单位中，因其对档案管理的重视度不足，人事档案管理人员大多未经过专业培训，甚至并非是档案管理相关专业所出，在人事档案管理过程中，对档案重要性不了解，对档案的收集、整理、归档等业务并不熟悉，直接影响了人事档案的管理。缺乏专业的信息化档案管理工作人员，档案管理人员不能把信息技术与事业单位业务工作有效的结合起来，没能提高档案管理工作的效率。

2.3软硬件系统设施不完善

现在的社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通快，在大数据时代的召唤下，搭建事业单位档案管理数字化信息平台是必然要求，而这一平台在我国已经开始使用和探索，但我国的档案信息量巨大，档案经过数字化处理形成电子信息储存在系统中的过程需要高等级的专业机器设备，这对于资金的要求同样是巨大的，现阶段，事业单位档案管理信息化建设软硬件系统设施不完善。在许多事业单位中，计算机、扫描仪、打印机等尚不能保障配备齐全，阻碍了人事管理的信息化建设。

3.提升事业单位档案信息化建设的途径

3.1建立完善的档案管理制度

要想保证档案管理工作的规范性，就必须通过建立科学完善的档案管理制度来约束具体的档案管理行为。明确当前事业单位档案管理信息化建设的情况，根据事业单位的发展总体规划，合理具体的制定事业单位档案管理建设工作的规划，形成明确的具体管理目标，着力解决档案管理工作中的实际问题。管理部门必须转变管理档案人员的传统观念，着重发展信息化建设管理。利用信息化对档案进行归纳和总结，以充分调动积极主动参加工作。同时，还需要对信息化工作方式进行构建，在实际工作开展中，档案管理部门及有关工作人员需要将传统管理方式改变，合理利用信息化管理方式，将信息技术与管理工作有效结合，以更好实现信息化管理，保证档案管理信息化建设得到理想效果。

3.2提高档案管理人员的整体素质

在信息时代，要想实现档案管理的信息化建设，需要工作人员掌握管理的技能及方法。加强培养工作人员的专业能力，能够有效提高事业单位档案管理的信息化发展。在人才培养方面，管理者则应该适当为档案管理部门的员工提供学习和提升的空间，组织其到先进事业单位集体中参观考察，与相关单位取得联系和沟通。此外，事业单位档案管理部门还应当对信息技术专业人才积极引进，以使得档案管理工作队伍更充实，进一步提升档案管理队伍整体信息化水平，为档案管理信息化建设的实现提供更好人才支持。同时与人员薪酬待遇相挂钩，激励人员工作热情，可以全身心投入其中，提升档案管理信息化水平，为后续工作顺利开展打下坚实基础和保障。

3.3加快档案管理的软、硬件建设

为了有效地节省档案管理所占用的时间，使用性能稳定、受到外界破坏较少的硬件、软件设备进行管理不失为一种比较好的方法。事业单位档案管理工作中，要求单位积极引进先进的现代化设备为档案信息化提供硬件支持，通过对计算机、互联网等现代设备的投资，积极将传统的纸质档案转变为信息化档案。促使档案信息逐渐实现信息资源数字化管理，推动档案信息的全文数据库、多媒体数据库建设，置办多媒体设备，实现档案存储的电子化，全文信息的电子化查询等等，提升数字档案综合业务管理信息系统的先进性，还可以将建立的电子信息通过网络进行发布，拓宽档案部门的服务途径。

3.4提升档案管理信息化建设的安全性

在完善信息化建设各项设施之前，需要管理部门对事业单位本身的信息管理制度进行考核和完善，以明确管理的各个环节和要求。对此，事业单位应重视网络安全的检测，在人事档案共享设备上，放入入侵检测系统，以便及时发现安全隐患，提高档案信息安全。我们可以请一些高素质的专业性的工作人員，通过编写一些防止别人盗取信息的安全软件，对事业单位的网络环境进行保护，使得信息不会被盗取。接触到信息的相关工作人员应当与事业单位签署相关的保密协议，按照规定办事，这样也能够有效的防止信息被泄露。除此之外，还需要对档案存储设备进行监管，定期备份档案资源，清理计算机中的漏洞和病毒，硬件存储和软件保护双管齐下，提高信息存储的安全性和完整性，同时在内部网安装必要的防火墙功能，一些加密文件在浏览之前需要进行身份的核实和验证，利用数字签名等加密技术防止任何不良因素的入侵，在有效管理档案信息的同时，节约管理成本，提升信息化建设的有效性和科学性。

4.讨论

综上所述，随着信息技术的发展，事业单位传统的档案管理方式已经不能适应社会的发展，为了适应社会发展的新形势，事业单位必须要加强档案管理信息化建设，提高事业单位档案资源的利用效率，为实现事业单位的可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[2]阚泽微.关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨[J].科学技术创新，2017（5）：146-146.