高校档案信息化建设存在的问题及改进措施

2019-02-22张海婷

山东农业工程学院学报 2019年4期

张海婷

（潍坊工程职业学院山东潍坊 261000）

0.引言

高校档案信息化建设主要是指是以信息化资源建设为核心，将纸质档案转为数字档案存储为重点，通过计算机技术及网络平台为建设的基础，继而提高档案信息资源开发利用效率的重要工作。高等院校的档案资源信息化管理水平是评定高校档案管理现代化程度的主要标志，因此高等院校加快档案信息化的进程，积极拓展高等院校档案馆的信息化管理及服务功能，已经成为当下高校档案工作建设的的必然需要。

1.高校档案信息化建设的必要性

1.1 社会现代化发展的必然需求

随着信息技术及网络平台的普及化发展，办公自动化及信息化成为主要的发展趋势，高校档案资源的管理是高校管理工作重点重要内容，现代化的时代背景之下高校的档案管理工作进入了全新的发展时期。传统的高校档案权利工作是手工操作且整理方式及保存方式滞后，不利于高校管理工作的现代化发展，现代信息化的管理模式能够有效改进高校档案管理的模式，是高校管理工作信息化发展的重要内容及途径，也是高校档案资源管理工作的主要发展趋势。高校信息化管理的进步发展将为社会的信息化建设营造更好的氛围及环境，促进社会经济及生产技术的现代发展。

1.2 档案工作提高效率主要途径

高校档案资源的信息化建设能够有效的拓展档案资源管理工作的服务领域，并提高档案资源管理的工作效率。首先，档案信息化的管理将为信息化社会建设提供海量且可靠的信息资源，满足教师及学生的在教学活动及学习活动之中对于学习的需求。现代化的信息技术能够丰富档案资源管理的手段及方式，并且能够有效的拓宽档案资源信息化管理的服务领域，继而更大的实现档案资源的效益及价值。其次，新媒体时代背景之下，纸质的文焕及电子文档在新的管理模式之下将更加高效有效的进行，借助大数据技术及云平台能够实现档案信息资源的高效管理。高校档案管理工作人员能够通过网络技术完成文件的接受及发送，并将处理厚度额文件上传至云平台进行保存管理，继而保证档案资源的安全性及稳定性。

2.高校档案信息化建设存在的问题

2.1 技术的限制

高校档案资环管理工作的信息化建设之中最为主要的问题为信息技术的限制，即信息化建设的硬环境。首先信息化建设需要信息技术为基础的支撑，创新数字信息化的档案资源，需要通过扫描设备将纸质文件的档案资源进行扫描继而上传制定的档案资源的管理平台之中，在这一过程之中对于信息技术及设备的要求较高。在扫描完成之后需要通过数据转换手段存储为数字化的档案资源。信息化的档案管理工作中需要完成档案目录的构建，并且对于档案信息的加工提炼及深层次的挖掘需要网络编辑技术作为基础。其次，信息化档案管理需要信息技术基础，档案资源通过电子形式保存至计算及系统之中，实现了档案资源的数字信息化管理，但在信息化的管理的过程中对于信息技术的要求较高，其中包括统计、加工、鉴定和处理等环节，并且要对信息资源进行数据备份、载体转换等。最后，信息化档案服务需要信息技术为基础，档案资源服务是指为教师和学生通过特定方式提供资源，网络数字化的方式能够使档案资源的价值充分发挥，但提供信息服务的过程中对于技术的要求较高。通过以上分析可以了解到高校档案信息化建设将面临信息技术的限制。

2.2 人才的限制

高等院校档案资源的信息化管理之中需要先进的信息技术装备以及人才作为基础，在现代信息化的资源建设过程中，任何信息系统都需要有计算及系统、应用设备及人才组成，由此看见专业的技术人才对于高校档案信息化建设的重要影响。当下高校档案信息化建设之中缺少具有专业性的人才，因此在专业信息化的建设过程中无法满足对于人才的需求。高等院校对于档案资源信息化的建设重视程度不足，因此对于教师学生及档案管理人员的信息化能力培养工作开展不足。新媒体时代背景之下档案资源人才的需求更多为实践能力、管理能力、研究能力，能够借助现代化的设备及技术实现档案信息的深层次加工管理及保存，继而最大程度发挥高校档案资源的信息价值。人才在档案信息资源的建设过程中处于主导地位，是高校档案信息资源建设成功的主要因素，但现阶段专业化信息人才的缺失是主要的限制性因素。

2.3 政策的限制

准确合理的政策和机制是各项事业转型发展的关键决定性因素，高校档案管理作为高校管理工作的重要内容，现阶段的信息化改革发展中缺少具有针对性及合理性政策及方针的指引，因此数字信息化建设的历程缺少实效性。当下的高校档案管理过程中尚未建立分工合理且责任明确的信息化体制，因此管理过程中存在管理不良的问题。档案信息化管理之中主要采取全新的技术手段，其中电子化、自动化及网络化的过程中将设计较多的群里及义务问题，因此需要相关的规定政策进行约束及完善，现阶段档案管理信息化政策的不完善将成为主要的限制性因素。

3.高校档案信息化建设存在的主要途径

3.1 高校档案信息资源体系建设

高等院校档案资源的信息化建设过程中，应完善档案信息资源体系建设。首先，高校档案信息资源数字化建设中通过分析和调查了解档案信息资源的来源以及文件类型，继而在档案信息资料的分析、处理及收集及保存过程中更加高质高效。并且借助信息技术完善对于电子信息化档案的实时接受及管理利用，通过扫描技术将档案资源存储至云平台的档案信息管理信息系统之中。其次，档案信息资源数据库的建设中应完善数据库的建设，通过将档案信息的有效整合为教师及学生提供更加清晰只管的档案最远数字库，继而提高信息资源的浏览、处理及检索的速度。最后，高等院校档案管理工作的信息化发展中需要高校建立档案信息的网络建设，其中以档案管为中心构建起覆盖的档案信息网络，实现档案信息资源接受及处理的自动化。将信息技术结合至档案管理过程中能够实现对于信息资源的鉴定及加工处理，继而实现对于档案的深层次的开发及利用，继而为教师及学生提供更加全面的信息服务产品。

3.2 高校档案信息管理体系建设

高等院校档案资源的信息化建设中，档案信息管理体系的构建尤为重要。首先，建立具有统一性的管理的平台是保证高校信息化档案资源管理目标实现的基础。高等院校应加大对于档案信息建设基础设施的资金及技术投入力度，不断完善档案资源管理的硬件设备及网络环境建设。高等院校应引进先进的档案信息化管理软件，实现电子档案及纸质档案的同步网络化管理。其次，高等院校应建立高校档案信息社会化的服务体系，将高校的公共性档案资源公开，实现档案资源的共享及价值最大化发展。通过档案信息的交流互换能够实现档案资源的丰富发展。最后，高校档案资源的信息化共享系统建设中，应将档案资源系统纳入社会信息系统优化结构之中，提高高校档案管理的服务质量及服务范围，通过信息技术弥补信息资源的不足，实现高校档案资源的有效整合及共享，推动高等院校档案资源的丰富化及系统化建设。

3.3 高校档案人才队伍体系建设

档案资源管理工作信息化建设是一项具有复杂性的系统化工程，在信息化的建设过程中人才队伍的建设是最基础的内容。档案管理工作者增强信息化建设的紧迫性要求专业人员在档案资源的管理过程中避免传统管理理念及思维的限制，借助现代化的信息技术将工作的中心进行转移，并主动性的创造网络信息共享环境，实现档案资源信息化管理的发展。其次，高等院校通过教育、专题讲座及业务学术讨论会的形式对档案管理人员进行培训，提高高校档案资源管理人员的信息获取、信息交流、信息传播、信息鉴定、信息评估、信息加工、信息提炼等能力。高等院校档案信息资源管理人员应积极参与档案管理工作的改革，不断促进自我的发展及自我约束，遵循高校注重质量管理及目标管理的责任机制，继而更大程度上的发挥档案管理工作的热情，提高档案管理人员队伍的质量，通过建立健全、以管理型人才为基础、以服务性人才为保证的档案管理干部队伍体系，继而促进档案资源管理的信息化建设发展。