学分制背景下高校学籍异动学生的成绩管理1

陈会容

（惠州学院 政法学院，广东 惠州 516007）

高校教务管理工作的一个重点就是成绩管理，学生的成绩管理可以直观反映出学生的学习效果，公平、全面、客观的成绩管理不仅仅能够有助于教师教学方法的优化、教学改革的推进，更是在帮助高校培养合格人才方面大有裨益。随着高校学分制改革的稳步深入，学生成绩管理工作越来越复杂，其中学籍异动学生的成绩管理更是其中难点之一。高校的教育不仅包括教学方式的变化，也包括学生学习方式和成长成才渠道的变化。高校学生在学习时段、学习方式上有了很大的选择自由度，学籍异动成为高校教务管理人员的一项业务内容，对高校学籍异动学生的成绩管理也因而成为高校教务管理人员的一项复杂工作。如何科学管理学籍异动学生的学习成绩和课外成就，这是教务管理人员必须应对的难题，同时也是学分制改革探索过程中不可回避的问题。解决前述难题，对于完善学分制度、提升教育质量具有重要意义。

一、学籍异动学生成绩管理的非常规性

（一）学籍异动学生成绩管理程序的非常规性

学籍是教育管理部门为准确掌握学生升学和在校期间情况而形成的统计信息和合计，它不仅包括姓名、籍贯、政治面貌等个人信息，也包括专业、获得学分、毕业信息等相关资料。可以说，对学生学籍的管理是院校的重要工作之一，需要学校投入一定量的人力、物力和财力等。学籍异动是指学生在学籍相关信息上的变化，这种变化主要体现在转专业与转学、休学与复学、退学、留降级、出国交流等过程中。这种变化是非程序化的，即不是常规性的信息变化，学籍异动管理是高校教学管理过程中的重要过程［1］，“其根本目的是全面贯彻党的教育方针，培养适合中国特色社会主义现代化建设的高素质人才［2］”。而学籍异动的非常规性也导致了学籍异动学生的成绩管理工作的非常规性。对这一特点具体分述如下：

就学籍异动的事前审批而言，学籍异动根据异动理由的不同有不同的操作手续，但共同点是都需要学生提前申请，并说明原因，经学校相关管理部门研究同意后方可生效。一般而言，学生学籍异动的管理手续比较复杂，学生需要配合学校完成各项审批手续。所以，对该类学生的成绩管理工作需要严格同步和匹配前述审批流程。

就事后的复学手续而言，学籍异动的学生的复学时间不确定。当前，我国高校一般采取学分制管理，学生在校期间修完要求学分即可申请毕业，所以即使学生在校期间的常规时间为4年，但并不排除某些学生提前修完学分提前毕业。与此同时，学生也可能中途因为某些原因选择休学或者参军入伍，这就对教务管理人员的成绩管理提出了更多的要求。对于该类学生来说，他们复学后必须将未学的课程补回，重新选课，这时就要求教务管理人员首先要在系统中对他们的成绩进行处理，将之前未参加考试的课程及成绩删除，否则系统在学生选课之后将自动默认为重修。如果学生没有按时选课，或者因为教务管理人员的疏忽没有通知到位，则即使学生跟班上课并参加结课考试，授课教师也无法将他们所取得的成绩登陆到学生管理系统中，这就会造成之后成绩核查、查询试卷、成绩更改、补录等一系列问题。

（二）学籍异动学生成绩管理内容的非常规性

学分是高校用来计算学生学习量和学习成果的一种基本单位，不同的课程有不同的学分，不同的专业有不同的学分要求。学籍异动学生学分的获得也是建立在学习成绩基础之上的。学籍异动是以个体随机的方式呈现的，而学籍异动学生的成绩管理要匹配和跟随前述随机性，故也呈现不受常规成绩管理体系调整的非常规性特点。具体而言，学籍异动学生成绩管理内容的非常规性主要体现在以下方面：第一，成绩考核安排的非常规性。成绩考核是对学生必修课、选修课、课外实验、专业实习等内容的考核，一般安排在每个学期的末期。毕业论文是一种特殊的成绩考核，是对学生大学学习的整体回顾和综合要求。而学籍异动学生的成绩考核显然不能通过前述的常规考核方式进行，而需要逐个匹配学籍异动的特殊情况和诉求，做出延期考核，暂停考核等灵活安排；第二，学习成绩测评的非常规性。在高校学习中，学生专业课、必修课一般以笔试测试的形式进行，实行百分制，不同的分数代表不同的学习绩点，一般成绩及格即可获得相应的学分。而每个学籍异动的情形都有其特殊性，因而如何测评，以什么样的标准测评学籍异动学生的学习成绩是不能以常规的、“一刀切”的方式解决的问题。第三，学生成绩记录的非常规性。如实及时记录学生成绩是教务管理人员的常规工作，既包括了成绩录入过程与核查、学分认定、安排补考重修，学生毕业论文答辩成绩录入，又包括了成绩档案管理、学业成绩证明等工作。而由于学籍异动情形在时间上的不规则性，导致了对于学籍异动学生成绩记录的非常规性。

二、学籍异动学生成绩管理的难点

（一）教务管理人员与学籍异动学生的成绩管理的匹配度差

高校教务管理人员常规性的、程序性的工作量很大，工作内容繁琐，重复作业，同时工作复杂度又很高，关键岗位和事项责任非常重，一个疏忽差错都可能酿成教学事故，而一旦发生教学事故，就会使整个教学秩序瘫痪，并产生恶劣的影响。也就是说，高校教务管理人员是在满负荷情况下运作常规工作。而学籍异动学生成绩管理的非常规性挑战则可能是“最后一根稻草”，导致管理秩序的紊乱。

教务管理人员是高校教学管理秩序运转的承压点，但往往未受到应有的重视和得到适当的资源匹配。教务管理人员和学生的配比不合理，往往一千名左右的学生，配备一名教务管理人员，造成教务管理人员承压过重，使得其很难有心力去应对学籍异动学生成绩管理的非常规性挑战。而在同等学历情况下，教务人员在职称评定、职务晋升甚至在工资待遇等方面与专任老师也存在不合理的落差。这种激励机制的失调又导致教务管理人员缺乏足够的积极性去应对学籍异动学生成绩管理的非常规性挑战。由于工作压力和工资待遇不对等，以及职称晋升等各方面的落差，导致教务管理人员流动性较大：有些选择继续深造考取博士，成为一名高校专任教师；有些选择其他岗位或者其他工作单位，这对高校教务管理队伍的稳定性带来了冲击，而不稳定的教务管理队伍是难以应对学籍异动学生成绩管理的非常规性挑战的。

同时，也有一方面原因是教务人员自身业务水平的不足，教务管理人员在整个管理过程中发挥沟通上下的作用，一些新入职的教务管理人员可能对于参军复学、留学生、校际交流以及转专业等学生的学分成绩认定工作缺乏较为系统的认识，没有及时通知他们填写全流程的资料，遗漏了某些资料证明，或者对他们的申请证明审核不够严谨，就容易导致学籍异动学生的成绩管理工作的差错甚至紊乱。例如新入职的教务管理人员在指导学生填写《转专业学生成绩认定审批表》时，由于缺乏对学校关于学生转专业政策的深度了解，给学生的成绩管理带来影响，致使转业后的学生课程学分认定不准，加上学校没有对这类学籍异动学生的课程学分进行二次确认，最终影响了整体的学业成绩，给学生课程修读造成困扰。

（二）学籍异动的偶发性引致成绩管理工作的复杂性

我国高等教育正在大力推进教学改革，这种改革不仅包括教学方式的变化，也包括学生学习方式和成长成才渠道的变化，课堂学习已经不是高等教育的唯一通道。在这样的改革大势下，高校学生在学习时段，学习方式上有了很大的选择自由度。在校期间，如满足一定前提，学生可以转专业乃至转学，以及出国交流等，也可以比较灵活地选择休学与复学的时间。这些学籍异动的情形是偶发的，在时间和方式上都有不规则性。这给以流程化作业的高校成绩管理体系带来了复杂性。例如，为了灵活地适应市场对高等教育人才的需求，尊重学生的自主进步和成长的积极性，大多数高校允许学生在入学之后允许学生在符合条件时转专业，而这就对高校成绩管理常规体系带来了非常规冲击。新转入专业的学生要按照新的专业学习和培养，而因为学生在转专业之前已经学习过新专业的类似课程，学生可以选择用已修课程来代替这些课程。这一般都是由学生提出申请，经审查合格后方可操作，这其中手续繁琐，不能适用常规流程操作。多数情况下需要教务管理人员对个案给出针对性的解决方案，而前述解决方案形成后又需要以与常规成绩管理体系一致的标准、尺度和术语来匹配和录入，这是一项很复杂和富于挑战的工作。

同时，采取学分制管理的学校一般都会采取较为弹性的学籍管理制度，有些院校甚至会将学生的在校就读时间设置为3-6年，允许学生提前或者是推迟毕业。和传统的教学模式相比较，这种弹性的管理模式对学生在自主选课方面的要求更高一些。学校给学生提供选修课意为学生个性和特长的成长提供空间，教务处要求学生需要在一定网络上自主选课课程、自主安排学生进程，学籍异动的学生如果错过了规定的选课时间，就需要联系教务处进行二次申请，联系选课管理从教务系统的后台来进行补选。例如，当休学的学生复学之后，想要重新选择选修课时，首先第一步就是要将未参加考试的课程与成绩删除，否则学校的管理系统会认定学生的这门课程为重修。再者，如果学生未能准时上课，在教务系统上显示课程不足，即便学生通过跟班上课、参加考试等行为完成了选修课程的要求，任课教师也无法擅自为学生修改系统，这就会影响到学生的成绩，需要教务人员单独来对这类学生成绩进行核查、补录等工作。

（三）学籍异动学生成绩管理工作挑战教务管理人员的责任感

高校教务管理人员从事的是教辅工作，在教学管理中起着上传下达的重要作用，这就要求其在承受繁重工作压力的同时保持高度的责任感，而学籍异动学生成绩管理的非常规性又更大程度地挑战了教务人员的责任感。

教务系统对原始数据的要求较高，要求这些数据必须真实、完整、准确，教务管理人员在录入原始计划、教学计划、学籍异动等信息时，如果录入失真或者残缺，会对后续的成绩管理工作造成不小的影响。例如在录入某位学生的学籍异动信息时，未能将该生的个人信息调整到异动后的班级，从而致使该异动学生实际学籍情况和系统信息不相符合，造成该生的成绩显示不准确。再者由于教学计划调整造成某门课程有所变动，这就使得学生在重修课程时与原课程之间的信息对应困难，这样也会影响到学生的学习成绩。再者，目前对学籍异动学生成绩管理的“个案处理”“高度承压”的解决方式使得在管理过程中难免出现疏失和差错［3］。例如，教务人员在录入学生成绩时，可能未核实个别考生缺失成绩的具体原因，或者对学籍异动考生的原因了解欠深入，未填写原因，或者将“休学”“校际交流”“参军入伍”等原因混用，这就容易造成学生在后期补学相关课程时出现管理信息紊乱。又如，教务人员可能对有成绩无姓名、或有成绩有姓名但教学班无此人选课记录的情况未及时核实原因，导致后期在核查学生成绩时产生管理信息紊乱。此外，对于新转入的学生，如果教务管理人员未核实该学生是否选课成功，没有及时更新班级名册，就可能导致该生学习记录和考试记录缺失的差错。

三、改进学籍异动学生成绩管理的有效措施

（一）进一步完善学籍异动学生成绩管理规章制度

制度是做好管理工作的基础和前提，就学籍异动学生的成绩管理而言，可将其作为独立的业务单元，构建制度，实施模块化、流程化管理。对学籍异动学生成绩的管理可结合本校学籍异动学生的实际情况和成绩管理的实际需求，总结在实践工作中的困难，以及行之有效的经验办法，探索其共性和规律，在此基础上形成框架性文本，逐步建立学籍异动学生成绩管理的相关制度，确保教务管理人员的日常工作有据可依。具体而言，可在以下几个方面做有针对性的探索和突破。首先，要明确和完善关于学籍异动学生成绩管理的有关规定。学生转业后，要根据新专业的培养计划修足学分，已经学习过、取得学分且与新专业培养计划有关的课程，应由新转入学院根据专业培养计划予以认定，并及时通知到学生本人，已在原专业学习、取得学分但与新专业培养计划无关的课程，应纳入学生的选修课学分。“如果课程学分没有被确定，课程性质要进行及时删除，所缺少的学分需要学生修补相关课程［4］”。

其次，对于校际交流学生的学业成绩的管理办法，高校可结合相关规定，制定出一套新的成绩学分转换制度。学生赴其它大学交流学习之前应及时将课程计划进行对比，并将交流期间与本校所学类似的课程进行比对，填写学分认定申请表，做好资料留存，以备交流结束后核查登载分数。学生出国深造之前应该获悉深造院校完整的课程计划，将其与本院校的教学计划方案之间进行对接，在教务管理的后台系统上将交流期间的课程进行勾选，同时需要填写《交流生学分认定申请表》。当学生结束交流项目后，也应当根据交流大学所开具的成绩单和学业学时材料等来对学生的综合成绩进行认定，评定学生的学分。各个院校应该根据自身的实际情况针对交流项目制定统一的规则，将学分明确、成绩互认等进行明文界定，从而达到学籍异动学生成绩管理的严格规范、科学合理。

第三，对于参军或某些原因休学但保留学籍的学生，应建立考察机制，提前对学生的学习态度、学习成绩进行全面掌握，在休学期间应保留其成绩学分，明确休学学生成绩处理办法并附相应的成绩处理表格，确保各项规定制度均能依照国家相关规定制定执行，在休学结束后对其成绩的认定和复查要确保简单规范，有据可依。

（二）围绕学籍异动学生成绩管理形成正向激励机制

如前所述高校教务管理人员承压过重的情况使得其很难有心力去应对学籍异动学生成绩管理的非常规性挑战，而对高校管理人员激励机制的失调又导致教务管理人员缺乏足够的积极性去应对前述挑战。这就需要高校更加重视教务管理队伍建设，以改进学籍异动学生的成绩管理工作为契机，针对教务管理队伍形成正向激励机制。具体而言，可以从如下几个方面展开探索：第一，更加重视教务管理人员的职业发展，在职称申报、职位晋升、工资待遇等方面匹配适当的资源，充分调动其工作热情和积极性，使得教务管理人员能更富于责任感地投入到学籍异动学生的成绩管理工作中。第二，及时制定和更新教务管理手册，使得各项教务管理工作有据可依，有序可循，从而减轻教务管理人员的工作压力，同时也便于教务管理人员针对学籍异动类型的不同及时做好成绩管理工作；第三，定期组织开展专业技能培训，将培训测试结果与职业发展挂钩，“尤其是应给予新任教学秘书更多的关注，重点培训［5］”，使得他们在入职之初就能展望有吸引力的职业前景，同时也确保了他们在着手学籍异动学生的成绩管理工作之前就已经了解相关制度和政策，避免由于业务不熟而造成的错误，推动学籍异动学生的成绩管理工作逐渐趋于规范化。

（三）强化对教务管理队伍建设的重要性，提升队伍质量

强化对教务管理队伍建设的重要性，提升队伍质量，首先需要学校能够加强对教务管理人员的认可，对学校管理队伍给予充分的重视。可以从职称晋升、福利待遇等方面来对教务管理人员提供政策支持，为教务管理人员营造良好的职业发展空间，有效降低队伍的人员流动性，强化队伍的稳定。

其次提升队伍质量的另一个重要因素就是培训。提高教务管理人员的专业技能水平是提升院校学生成绩管理水平的第一步。学校需要给教务管理人员一定的压力，使得任课老师率先认识的学籍异动学生成绩管理的特殊性和重要性，在此基础上，开展一系列针对学籍异动学生成绩管理的方式方法。例如在每次期末考试之初先对任课教师进行成绩录入的培训，率先从根源上解决由于任课教师不了解成绩管理规定而造成的成绩输入有误的问题，这样可以有效降低后期成绩修改和补录事件的发生率。

最后，校级教务管理部门可针对学籍异动学生的成绩管理问题对各学院的教务管理人员做好培训和重点指导工作，统一作业口径；对于逐渐增多的校际交流和转专业造成的学籍异动问题，校级教务管理部门可以学院为单位，每学年集中对各学院参加校际交流和转专业学生的成绩实行统一申报、统一指导、集中处理，并将处理结果及时告知各学院教务管理人员，督导他们与相关学生做好后期对接工作，并不定期对工作进度进行督导，有奖有惩，激励其进步；校级教务管理部门在每学期末的教务工作检查中，可将学籍异动学生的成绩管理作为一项重点督查督办内容，听取各学院关于学籍异动学生成绩管理办法的意见，并结合学院实际总结经验，在实践过程中不断完善。

四、结语

在高校的教务管理工作中，对学籍异动学生的成绩管理是一个小的业务项目，但其性质特殊，完成难度大，目前项目的运作方式也不合理。学籍异动学生的成绩管理工作的改进关键在于教务管理人员素质的提升。管理制度上，可按照学籍异动类型，设置不同的管理办法，提出不同的成绩管理规定，但制度的有效执行还是在于“人”，都离不开教务管理人员业务素质的提升。学懂弄通学籍异动学生成绩管理的过程，也是教务管理人员提升业务素质的过程。教务管理人员在学籍异动学生的成绩管理工作中积极探索新办法、新思路，将学生的权益置于管理工作的核心，不断提高管理的效率和质量，不断优化各项环节和步骤，在提升学籍异动学生的成绩管理工作的同时，也将提高高校教务管理工作的整体质量。