抓好建设项目档案管理，为企业发展服好务

2019-02-20郭欢

城市建设理论研究（电子版） 2019年34期

郭欢

陕西延长石油榆林煤化有限公司陕西榆林 719000

前言

根据相关资料定义,建设项目档案是指："建设项目在立项、招投标、勘探、设计、洽购、实施、检验、生产和竣工验收等一系列过程中,所形成的文字、图表、声像、电子等各式各样形式的文件中所具有的证明意义和参考利用价值的成分。"

项目档案管理的目的及原则：1.所有参加项目建设的设计、施工、监理单位，均需按照建设单位的统一要求对项目文件控制和档案统一管理，并接受建设单位的业务和指导；2.建立各级项目文件控制和档案管理组织体系，并形成档案管理网络，明确职责分工，在建立管理网络的基础上，保持网络人员的相对稳定；3.项目档案工作要在建设党委的统一管理和组织协调下，按“谁发生、谁经办、谁负责”的原则进行归档；4.项目档案遵循“过程同步形成和及时归档”的原则，保证建设项目归档文件完整、准确、系统、安全；5.保证建设项目归档文件完整，就是要保证建设项目归档文件的内容成套，不能残缺不全；6.保证建设项目归档文件的内容同其所反映的实体相一致，不能有差错；7.保证建设项目档案系统，就是要保持建设项目文件材料之间的有机联系，不能杂乱无章；8.保证建设项目档案安全，就是要保证建设项目档案的实体安全和信息安全。

在理论层面出发,建设项目档案贯穿了一个建设项目整个生命周期所形成的有价值的文件综合,也是建设项目的初始存档。从实践工作的层面出发,建设项目档案又可以表达为为接受过判定、整理并规整起来的文件资料的整合。

一、工程前期准备阶段

了解工程情况：工程性质、特点;各参与建筑单位以及各部门间的工作流程、协作关系;了解透彻工程档案的基本概念、规则以及标准规范。据相关文件显示,《国家大型建设工程文件归档要求与档案整顿标准》中指出,关于"项目档案工作组织体系"的说法,规范里面对建设项目档案管理工作的领导形式、管理阶层、人员架构、管理网络等,都做出了确切要求。

建设单位首先应保证清晰的管理体系,所设立的档案管理机构要与项目建设管理相符合,同时相关的档案人员的配置要满足需要。具体如下：相关单位和部门要有专人专项负责项目文件的管理工作例如收集、整理和归档;档案人员需要是相对较稳定的且经过专门培训,具备专业素质和职业道德;档案管理机构是建设单位项目档案管理网络的中心,所参与的部门和单位是基本,所以必需保障高效协调的沟通机制。

工程项目的启动阶段,施工单位的准备工作是非常多且复杂的,包括复核图纸、施工了解地质水质,施工现场的后勤保障搭建等。

二、工程施工实施阶段

工程施工的大面积开展阶段会形成更加大量且形式多种多样的技术文件和资料,此时也关乎工程质量和施工安全的最应重视的时候。本阶段的项目档案管理工作应该以资料文件形成最容易忽视的环节作为工作中心,做到高质量更全面的收集整理好档案文件资料。同时日常工作中基础的一项必备工作还包括实时定期不定期的对项目文件资料进行复审检查整理,例如对技术人员施工人员的施工日志施工作业记载进行检查或抽查,包含物资领用状态,操作安全性,施工环境安全性,施工条例的执行情况,工程测验、压力容器的维护记录等,对所有的纸质和电子记录进行检查,确保所有记录规范齐全。对于细分下去的工程部门以及在地下的比较不明显的项目工程的记录要特别关注,更详细的检查。工程实施按着时间推移也会归档越来越多的技术资料,项目档案管理就需要以标准化的要求从数量和质量上对文件资料做出一项一项的专业化检查,在整个档案管理的工作中,不论处于哪个对一个时期内资料室借出资料进行阶段,都要做到资料借阅过程中的时间管理和精细化管理,要杜绝借阅出去的资料长期不归还并且没有完好保存从而影响档案文件资料管理的质量,甚是信息丢失造成更大的损失。

三、工程竣工验收阶段

工程竣工验交阶段,该工程所涉及到的各专业的工程质量验收单位要共同参与专项审核后进行综合测评,包括对设计、施工、实际使用和维护等各个方面方面做出全面的检测,竣工验收也是检查和证明施工单位在该项工程的项目组织管理能力,施工技术和水平高低,企业的可信度和责任心等方面必不可少的工作。相关规定指出,"项目档案的申报验收应满足以下4项条件：1、项目主体工程和其他设施建造与设计切合,可以正常投入生产和使用;2、项目试运行的检测指标数据达到要求;3、项目实施整个过程的文件资料保护保管完整;4、对项目档案做好了分类、规整、便于查找。

四、现代化趋势下做好电子档案管理

现代化进程加快,电子计算机技术的广泛应用和普及意味着曾经的实体文件逐渐被替代,在档案的收集、评定、复核、归档的各个步骤都需要更多计算机网络的参与,同时也会形成越来越多的电子文档。因此,档案管理人员也要不断加强自身业务能力的学习,要同时具有各方面沟通协调才能和管理方面的能力,除了传统的对实体档案的有效管理,还需要对更多的档案管理相关的事务进行高效率高质量的管理,工作人员要不断学习现代化管理的技能和知识,缩小自己的盲区,除了不断更新自我知识还要对管理的实际操作技巧和能力进行不断的提升和反馈,实现可以把现代化的管理技术和档案管理的具体工作相结合并能够灵活熟练的运用。