城建档案的管理与利用

宋云香

青岛市黄岛区城建档案馆 山东 青岛 266555

引言：在城市建设发展过程中，城建档案是非常重要的内容，其记录着城市的建设和发展，包括各种载体的文件资料，如文字资料、声像资料、图纸、模型等等。城建档案是一个城市规划建设的重要依据与条件，是现代化城市建设与管理的需要。因此，相关人员需要结合实际情况，通过科学合理的手段，不断加强对城建档案的管理与利用，通过加强管理力度，使个人、单位可以最大化的对城建档案进行利用，使其可以更好的服务于人民群众和城市、社会的发展。

1.城建档案管理与利用的意义

第一，有利于个人、单位对城建档案的查阅。档案属于服务型窗口，其最大的价值就是可以提供给个人、单位信息资源。城建档案的管理与利用，可以保证这些历史资料保存完整、分门别类。个人、单位在借阅时根据规范化的标准，对借阅流程进行执行，在很大程度上方便了个人、单位对相关资料的查询。第二，有利于提升城建档案整体管理质量和利用水平。无论是在哪个行业中，规范化的管理都是保证工作顺利有序进行的基础。城建档案多种多样，并且属于城市建设发展中的重要工作内容，加强对其规范化的管理，可以从整体上提升管理质量和利用水平。第三，有利于提供给城市建设准确的信息数据。城建档案中反映出了城市发展进程和历史风貌，想要使城市脉络呈现出来，就需要对城建档案内容的正确性、完整性、清楚性进行保证。城市发展和建设需要以城建档案为基础，在城建档案中通过提取和归纳信息资源，提供给城市发展决策者与管理者，可以促进城市更好的发展。

2.城建档案的管理与利用策略

2.1 严把好档案质量关，对流程规范进行制定

首先，需要对流程规范进行严格执行。从细节入手，对城建档案管理与利用存在的问题进行找出，对每个管理步骤与利用步骤进行规范，一一标注档案的归档时间、业务类型、移交日期、保管期限等，认真仔细的检查，标准化管理档案立卷情况与保存情况，严格根据档案管理制度实施管理与利用。其次，需要积极认真的做好城建档案的管理工作。城建档案馆，主要是负责接收、验收、整理、借阅全区城建档案工作，因此在实际工作中，需要以城建档案的各项规章制度为依据，做好档案的收集、整理、和咨询服务工作，以便于可以更好的业务指导相关企业，帮助其解决收集、整理过程中的困难，提升档案入库质量。并且，还需要严格按照城建档案的规章制度及馆里的有关规定，认真仔细审查档案资料，针对不合格的资料，不允许归档入库，并及时督促其把资料收集齐全，确保了档案的齐全和完整。

2.2 对培训体系进行完善，提升相关人员的素质

在城建档案管理与利用工作中，管理人员的能力和水平如何，对城建档案整体管理和利用效率有着直接的影响。因此，需要注重规范化培训城建档案管理人员。第一，需要对管理人员进行思想政治教育工作。鼓励相关人员对政治理论的学习，对党的路线、方针、政策进行努力贯彻，进而有效提升其政治觉悟。注重指引相关人员学习十九大精神思想及习近平新时代中国特色社会主义思想，将党的各项方针政策贯彻落实到具体工作中区。第二，需要对管理人员进行专业能力的培训和教育。城建档案管理与利用，也属于一门科学和技术，想要做到规范性管理与利用城建档案，管理人员需要具备强烈的责任心和清晰的头脑。在专业能力培训中，需要包括档案管理知识，还需要包括信息技术知识，在提升管理人员专业能力和水平的同时，提升其操作计算机的能力，使其可以顺应现代化城建档案管理模式，进而有效提升管理与利用效率。第三，鼓励相关人员参加市城建档案馆组织的城建档案学术交流会，进而加深对城建档案的重要性的认识和了解。

2.3 对资源建设进行完善，构建信息化管理利用平台

首先，需要对数字化城建档案建设进行推进。在城建档案管理与利用工作中，需要从纸质档案转变成为数字档案，创建一个档案管理信息系统，进而实现数字化存储城建档案。针对重大建设项目档案进行业务指导与专项验收，保证有关档案收集完整、归档及时、整理规范、移交按期，进而有效提升档案管理质量，提升档案归档的规范性。其次，需要对城建档案开发与利用工作进行推进。城建档案不仅具有对历史进行记录的价值，并且还可以提供给城市未来发展可靠的信息数据，提供给人民群众档案信息服务。因此，相关部门需要提升自身的服务意识，对城建档案的价值进行深入挖掘，不断提升城建档案的利用水平。相关部门可以创建一个官方网站，使人民群众对城建档案的相关法律、业务标准、档案工作流程等进行了解，缩短大众和城建档案管理与利用的距离。可以定期开展档案馆日活动，把查档利用服务介绍给人民群众，对档案宣传资料进行赠送等等。此外，为了可以提供给用户快速和准确查阅档案资料的服务，应定期更新微机目录检索系统，及时著入新接收的档案目录，这样不仅可以节约用户查询时间，还可以使用户精准查找到想要的资料。

结束语：

总而言之，在新时代背景下，加强对城建档案的管理与利用是非常重要的，不仅可以有效提升管理质量和利用效率，还可以促进城市现代化发展。因此，想要有效提升城建档案管理质量和利用效率，相关人员需要意识到城建档案的重要性，并把城建档案的管理与利用放到城市发展中的重要战略位置，构建信息化档案管理模式，组建高素养的档案管理队伍，并且通过对管理与利用体系进行不断完善，强化档案收集与利用等手段，从根本上提升城建档案管理和利用效率。