信息化时代下的医院档案管理问题探讨

莫正辉

摘 要：随着社会的不断发展与进步，信息化技术已经开始被广泛用于社会各领域中，也为各大医院的档案管理工作指引了新的方向。档案管理模式由传统纸质管理逐渐转化为数字管理、云管理，在极大程度上促进了新时期医院档案管理工作模式的创新，也为医院现代化发展提供了更高效、更安全可靠的档案管理方式。然而，在一些医院的档案管理中，依然存在着固守传统档案管理方式的落后行为，或者是没有结合医院类型开发针对性的管理系统，导致医院档案管理的信息化建设落后。因此，结合医院类型加强对医院档案管理模式的创新和改革，是信息化时代下医院提高档案管理效率的重要方式。

关键词：信息化时代;医院档案管理;问题与解决措施

档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，它是不仅记录了医院发展过程中的重大事件，记录了医疗研究成果，更记录了丰富的病例资料，对于医院工作的顺利开展以及稳定发展具有重要意义，其重要性不可小觑。档案管理是一项繁琐易出错的工作，在任何环节出现差池，都会影响着管理工作的质量以及医院的日常经营。这些问题在传统档案管理模式中是非常常见的问题，在信息化时代下，医院档案管理必须要结合信息时代中的信息技术、网络技术等多种技术对管理模式进行创新，提高档案管理的效率和效果，有效规避档案管理中的各种问题，是确保医院管理工作发展、优化医院档案信息管理与利用水平的关键。

1 医院档案管理中存在的问题

1.1 医院档案管理权责划分不明确

医院档案的种类繁多，包含文书、人事、行政、财务、设备、病历等多种档案，通常而言，大多数医院的档案管理工作多由多个部门共同管理，基本上是各个部门自行管理自己部门的档案资料。而医院的综合档案室只收录人事、行政、文书、科技、财务等档案，有行政部门进行管理。但文书档案、映像档案又属于其他部门的管理范畴，导致很多文书档案、影像档案等会存在多部门管理的问题，而每个部门所采取的管理模式会有所区别，这也在很大程度上影响着医院资料的管理水平。另外，各个部门在进行档案管理时，没有进行明确的权责划分，也没有对档案管理工作进行考核，这种缺乏系统管理的管理模式，会在很大程度上造成医院档案管理工作的混乱，甚至造成重要档案的丢失。

1.2 管理程序复杂且档案利用率不高

在传染病专科医院中，档案管理的内容多、程序复杂，既有对医院日常运营信息的档案，有与其他医院的信息交流档案，有医院行政档案、人事档案、病例档案、传染病研究资料等等，档案的类型非常多，在传统的管理程序中，往往需要对各种档案进行分类、编码、拟题等多种操作，随着医院的运行时间的推移，其管理程序会越来越繁琐复杂，工作难度也会随之而增加，管理人员的工作压力的增加也更容易导致管理上失误问题的出现，影响档案管理效果。其次，在传统的档案管理模式下，因为大多数档案都是纸质档案，为了提高保存与翻阅的效率，需要对档案进行装订，会在一定程度上造成档案的损坏。另外，在装订好的文件中进行查阅时需要找到指定内容是存在难度的，一方面无法及时找到所需档案的内容，另一方面即使找到了也无法将其与装订好的档案进行分离查阅。随着时间的推移，档案数量的增多，在查阅更早之前的档案的难度会更加大，进一步影响了档案的利用率。

1.3 没有重视与信息化的结合

随着时代的发展，各项先进技术在传染病专科医院中得到了广泛的运用，计算机、网络、云技术等多种技术在医院管理与运营等各个方面发挥着不可磨灭的重要作用，财务管理、医院信息系统建设、各种影像存档、通信系统、内网系统、仪器设备管理、检验病案等多项工作中都加大了对计算机等技术的运用，逐步向信息化建设迈进。但在档案管理的信息化建设的重视度却相对较低，医院的领导对于档案管理的重视度不够，同时也没有认识到信息化建设对于档案管理的意义，导致医院档案管理信息化建设工作没有与其他医院工作的信息化建设齐头并进，极大地限制了医院档案管理的效果。

2 信息化时代下医院档案管理优化措施

2.1 建立健全医院档案管理制度体系

在信息化时代下，医院档案管理的优化必须要根据国家在档案信息化建设方面的规定来建立完善的档案管理体系。一方面，要建立更健全规范的管理系统，拓展更多形式的文件保存模式，在纸质的基础上增加数字、电子保存格式，同时在管理系统上要保证对档案的检索与浏览的效率和准确性，确保系统具有内网和外网双重检索能力，并能够实现对档案的收集、存储、查阅、权限、更新等多种功能的增加，满足医院日常运营对档案的一系列要求。此外，还应建立专门的档案信息系统，保证其发布、联机查询、远程检索等必要功能的齐全，同时可以根据实际情况开放部分档案，为患者等社会各界人士提供更专业的查询与咨询服务，更大限度地发挥医院档案的价值。

2.2 规范流程，加强信息建设

要改善医院档案管理中存在的多种问题，提高档案管理效果，必须要以健全和规范档案管理流程为基础。档案管理信息化建设必须要有更规范标准的流程，只有这样才能确保管理人员在进行管理工作时做到有迹可循、有的放矢。所以医院必须制定规范的档案管理流程，让管理人员按照更规范的流程进行档案管理，促进档案管理的有序进行。其次在信息化时代下，应该加强对档案管理软硬件的设备的建设力度，加强对计算机、网络、云等设施的更新与改善，促进信息化建设在档案管理上的落实，这样不仅能提高档案管理的水平，还能进一步保障管理效率及其安全性、准确性。

2.3 消除部门、科室之间的隔阂，提高档案管理有序性

按照功能职责的不同，医院分为多个部门、多个科室，各个科室、部门之间在档案管理上存在着相互独立、隔阂明显的问题，在档案管理上存在着混乱问题，这种状态严重影响到了医院整体档案管理工作的有序性，不利于对档案信息的完整收集。因此，在信息时代下优化医院档案管理，必须要弱化、消除各部门、各科室之间的隔阂与界限，改变互相独立的现状，促进相互之间的联系与沟通，转变医院内部科室、部门之间的档案管理模式，将分散管理转化为一体化管理，实行统一、系统管理，促进各部门、各科室之间信息的全面汇总，有效提高医院档案管理的有序性。此外，还应加强对档案管理人员的配置、加强在档案管理工作上的权责划分，进一步提高医院档案管理的规范性。在档案管理人员的管理上，要对其安全意识、保密意识、责任意识进行培养，防止对重要档案的泄露、盗取和篡改，确保档案的安全性。

3 结束语

在社會发展的新时期，各大医院在档案管理工作的信息化建设方面必须要加以重视，需要结合信息时代的多项技术对档案管理模式进行创新和优化，以此促进医院档案管理工作在信息化时代下的效率和效果的提升，同时也为促进医院日常运营工作的进一步优化提供支持。在信息化建设过程中，要充分利用现代化先进技术，实现管理模式的创新和转变，还要结合国家标准来对管理方式进行规范，消除科室之间的界限，以此确保医院档案管理工作的有序性和有效性。

参考文献

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