简析做好企业人事档案工作的实践探索

摘 要：对于企业来说，要想获得长远的生存和发展，除了注重企业的对外经营贸易，还要关注企业内部员工的管理工作，才能保证企业在内部结构优化的条件下提高做事效率。人事档案工作是企业内部调配人员、审核员工绩效考评的重要前提，进行科学合理的人事档案工作有利于凝聚企业内部的凝聚力，优化人力资源，提升企业经营发展效率。本文将阐述企业开展人事档案工作的重要性，分析当前人事档案工作存在的问题，并探索企业人事档案工作的实践策略。

关键词：企业;人事档案;管理工作;实践

随着社会发展，经济投资市场门槛越来越高，许多企业在市场经济中想要立于不败之地必须努力提升企业的核心竞争力。而在当今社会，人才和科技便是提升企业核心竞争力的关键。对于企业内部而言，管理好企业人才能够为企业运营创造无限价值。人事档案工作作为企业日常运营的重要工作部分，采取的管理方法應当与时俱进，具有创新意识，才能带领企业走向更美好的发展道路。不过，面对如今企业内部存在的人力资源管理问题，相关负责人也应当及时找出工作漏洞，利用现代化的技术手段协助人事档案工作。

1 企业开展人事档案工作的重要性

一般来说，大企业都会设立人力资源部，该部门的主要工作就是为企业吸纳优秀的专业人才，并对企业在职员工进行绩效考核和工作岗位调配等工作。可以说，企业的人事部门关乎整个企业内部经营的状态，对企业未来发展有着至关重要的影响。由于企业内部职位分散，员工数量较多，人事档案工作自然是人力资源部门的重要工作之一。而对员工进行人力资源评估，保证员工在在职岗位上能够发挥自己所能也是人力资源的最终目标。如今，经济市场越来越扑朔迷离，各家企业都在沉浮的市场经济中不断发展壮大自身，寻求优化转型的方向，以防被时代所淘汰。所以企业在经营管理中需要时刻注意企业内部的运转情况，对于员工的状态和表现要予以关注，及时通过人事档案管理对企业内的人力资源进行管理和调配，以达到企业发展的最优方案。此外，如果人事档案工作能够结合目前的新兴技术，管理工作的流程得以简化，工作效率大大提升，更有利于企业长远发展[1]。

2 当前企业人事档案工作存在的问题

2.1 档案管理工作方法欠缺

由于我国经济政策推动，企业在这几年能够取得较好的收益。但是企业在一味地寻求利润扩张的同时，较少地关注到企业内部人事工作上存在的问题。对外而言，企业只需要进行寻找客户合作、生产出售商品等经济活动。长期的资本积累带来的经济诱惑使企业高管认为企业的经营管理主要体现在对外的经济贸易，而忽视了企业内部的人事管理，这对于企业的长远发展是极为不利的。企业缺少对人事档案工作的重视度，势必缺少专业的管理方法，导致企业在进行人事管理时采用过时的办法，容易使源调配出现问题。许多企业在员工入职时没有及时开展人事档案工作，在管理期间又没有专门的系统和制度进行管理和规范，导致人事资料混乱。此外，由于企业缺少专业的人事档案管理办法，对于档案的内容不能及时进行录入，许多档案均为纸质材料，且工作人员保管能力欠缺，使得后期人事信息残缺，无法真正发挥人力资源管理的真正影响力[2]。

2.2 人事档案信息收集不完备

企业在员工入职期间就应当把员工的个人信息收集完备，才能在之后的岗位安排和工作内容安排中对应不同员工的特性，从而使每一位加入企业的员工都能够发挥自身价值，为企业贡献出一份力。一般来说，企业留存的档案信息需要比较全面，才能观察出应聘者的经验和能力，比如人事档案中一般需要有员工的基本信息、任职经历、获奖经历、学历证明、特长技能以及兴趣爱好等等。然而，现实情况中大部分企业对于员工的人事档案信息并不重视，在招聘初期并不是没有把员工的人事档案收集完备，导致之后的工作安排出现疏漏。此外，对于人事部门收集员工资料的流程也没有相应的规定，容易导致人事工作出现随意性。没有制度和监管的约束，人事档案内容也很容易被人为进行造假和修改，导致保管在人事部门的人事档案真实性存在疑问[3]。

2.3 工作人员专业性程度不高

传统企业人事部门对于人事档案的重要度较低，因此在工作中态度不认识，做事也不细致，其人力资源管理的专业性也是不言而喻。随着现代化技术系统的开发，人力资源管理逐渐向信息化管理靠近，通过数据输入让人事档案能够永久留存，并且可以随时调动查看。在技术发展的同时，人事部门员工的职业能力却无法及时跟上，大多数员工仍然遵循传统的人事档案管理方式，避免使用新兴技术，不远创新学习新的技能知识，导致人事档案管理工作迟迟不能落实。

3 探索企业人事档案工作的实践策略

3.1 建立人事档案技术系统

随着现代信息化事业的不断发展，我国企业在发展中也应当积极使用先进技术，借助技术系统管理提升企业的工作效率，转化员工的职能。现代化的企业应当在人事档案管理工作中加强硬件设备支持，引进专业的数据管理系统，对人事信息进行数字化的管理，能够解决传统人事档案管理中的诸多弊端。利用技术系统，人事信息可以储存在系统之中，不用担心纸质人事档案会遗漏丢失，也能有效防止人事信息被修改、造假。对于信息录入的员工系统都会有相应的记录，一旦出现人事档案问题可以实行问责制度，以此来加强人事档案管理。

3.2 制定合理的档案管理制度

随着企业向现代化管理模式靠近，人力资源管理运用技术化手段开展工作，大大提升了企业内部运营效率。但在新技术系统运用的同时，仍然要注重建立科学合理的档案管理制度，用制度规范员工的人事行为。对于普通员工来说，档案制度能够保证员工上报信息的真实性和可靠性;对于管理档案的工作人员来说，能够规范其工作操作，对人事档案管理加以重视，对待工作更加严谨认真。

3.3 提升工作人员水平

人事档案管理工作的质量取决于工作人员的工作水平，只有安排具有专业能力的人力资源主管才能将人事档案工作落到实处。企业应当定期对人事部门的员工进行专业培训，培养员工重视人事档案的建立和保管，学会运用人事档案对企业员工工作进行合理安排。此外，人事部门的员工还要提升自身专业技能，积极学习使用现代化的管理系统，运用技术提升工作效率，为企业创造更多价值[4]。

4 结束语

随着现代化社会不断发展，企业在市场中也正不断改变自身经营模式，探索做好企业人事档案工作的有效实践。面对复杂多变的市场经营，企业在管理中应当从内部着手，合理调配人力资源，让有限的人力创造出无限的价值。而企业内部的人事档案工作正是企业经营发展的重要因素之一，企业利用新兴技术加强人力管理工作，有利于提升管理效率，形成企业对外的竞争力。

参考文献

[1]周喜强.加强干部人事档案管理工作的实践与探索[J].山东档案（6）：50-51.

[2]郭大伟.人事档案管理优化配置的实践探索[J].江苏商论（02）：60-61.

[3]陆江.退休干部人事档案管理探索实践分析[J].人力资源管理（2）.

[4]张武昌.分析企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].劳动保障世界，534（14）：10+14.

作者简介

孙卉（1976-），女，汉族，江苏涟水人，馆员，大学。