分析事业单位人事档案管理的特征及作用

刘昆 温雪梅

摘 要：为了进一步提高事业单位内部的人事管理水平，促进人力资源的科学合理配置。在单位内部构建完善的人事档案管理模式是非常有必要的。人事档案管理是人事管理工作中非常重要的一部分内容，在各个环节都发挥了其较高的作用。所以为了提高事业单位内部人事管理水平，可以从落实事业单位人事档案管理工作入手。本文主要针对事业单位内部人事档案管理的特征与作用做简要分析。

关键词：事业单位;人事档案管理;特征

1 实行事业单位人事档案管理的重要意义

人事档案管理记录的是个人参加社会活动，参加工作经历的重要内容，是一个人履历的重要凭证，在工作室具有比较高的社会价值及参考意义。在单位内，档案管理工作的内容范围比较广，简言之就是对员工人事活动的真实记录，通过档案管理工作，可以有效的分析员工的工作表现，从而确定员工的薪资待遇，福利待遇等。对事业单位而言，在事业单位内部开展人事档案管理工作，不仅有利于提高员工的积极性，还促进单位内人力资源的合理配置，为事业单位的发展添砖添瓦。

2 事业单位人事档案管理的特征

人事档案对于事业单位而言。是一种非常重要的载体，承载着单位上下人才的信息。在人事部门想要对工作人员进行考察时，产业进一步的工作人员信息等，就需要对人事档案进行查询，以此来全面的了解工作人员的自身技能、综合能力。从而根据这些所得到的信息，为单位内部的人员配置，人事调动等活动提供有效信息。

1）现实性。人事档案管理可以在工作期间，为相关工作人员的安排提供基本的根据。事业单位为掌握工作人员情况时，不但要考虑平常工作表现，周围人员对其的评价，还要从人事档案管理中查阅资料，比如重大岗位的调迁，都需要额外对资料进行查阅。人事档案管理资料里包括了多项内容，可以有效的帮助事业单位了解工作人员基本情况，根据工作人员的实际情况，安排合适的工作岗位。

2）真实性。随着事业单位改革制度的不断深入，对事业单位内部人事档案管理提出了更多的新要求。首先就是在人事档案管理期间，关于职工入档的材料越来越多，所涉及到的区域，范围也越来越广，所以在对材料进行整合时，一定要对材料进行简单的辨认、处理，需要归档的材料一定要完整入档，不可有遗漏。不需要归档的材料，可以另行放置，以便有材料发生不完整现象需要补充。以此来完善人事档案的权威性，对收集上来的人事档案材料做好登记工作，禁止档案随意更改，防止档案的丢失。

3）机密性。在档案管理期间，事业单位内部所有工作人员的档案，都属于保密性文件。不管是干部也好，还是普通职工也好，都必须要进行保密。所以事业单位内部应严格执行人事档案管理工作的保密制度，严格规范人事档案管理。在收集上来的人事信息里，大多是职工的工作情况，思想政治等多方面情况，包括很多重要的机密信息，一旦泄露，对员工，对单位都会造成不利影响。尤其是比较特殊的事业单位，档案的保密制度还要更加严格一些，属于国家机密，一旦泄露，影响的将是整个国家的发展。

4）动态性。事业单位内部的人事档案工作，主要负责收集在职员工的档案信息，与在职员工的社会活动有着直接的联系。但随着时间的发展，档案的当事人是不断发展的，情况也在不断变化，所以要及时更新他们对于职位以及工作情况的变化，在档案里增加新的信息内容。

3 人事档案管理对事业单位的重要性

在事业单位内部开展人事档案管理具有非常重大的意义。不管是事业单位，还是企业单位，人事档案管理都可以帮助单位全方面的分析档案信息，促进人力资源的合理配置，明确人才岗位划分，从长远看，开展有序的人事档案管理工作，可以促进事业单位的发展。

1）是单位内部合理配置人力资源的基本参考依据。人力档案管理是对在职员工的信息进行收集，处理，保存，是为了更好的开发人力资源，明确员工的综合能力，为其配置适合的岗位，让其在适合的岗位上可以发挥最大的潜力。人力资源是所有资源中促进事业单位的发展见效最快的一种资源，明确的记录了每一位当事人的专业技能和社会活动，为开发人力资源做出了最基本的参考。为了促进人力资源的合理配置，使得员工都能上任合适的岗位，人事档案管理工作必不可少。

2）协助人事管理工作的有序进行。人事管理中虽然并不只包括人事档案管理，当然人事档案管理的开展可以有效的促进人事管理水平的提升。人事管理，在未来也可以说是人力资源管理，是以人为本理念下，对员工进行全面了解分析，并充分挖掘員工潜能的过程。人事档案里不仅包含着员工当前的信息，还记录着员工过去的各方面信息，更好的帮助事业单位来了解员工的基本情况。

3）促进人力资源的合理优化。在事业单位发展期间，不可避免的会因为这样那样的原因发生人员调动，流失等现象，通过对人事档案管理，能够有效的对人力资源的需求做出合理的预测，及时的加强各个行业之间人员的交流，促使人力资源得到合计配置。

4）促使人力资源管理稳定发展。人事档案资源属于一项非常重要的信息资源，不仅可以促进人力资源管理的稳定发展，还可以促进事业单位管理水平的发展。提高人事档案管理的重视程度，合理实施人事档案管理是非常有必要的。因为人事档案管理不仅仅是对干部人事社会活动的记录，它还可以从数据中分析衡量人力资源的配置参考数据。所以，人事档案管理不仅能够对工作人员的素质以及综合能力进行一个简单的评估，还能对人力资源的合理配置提供重要的参考

依据。

4 在事业单位内如何有效开展人事档案管理工作

1）增强相关工作人员的专业素养。就我国目前情况来看，人事档案管理工作人员的专业素养偏低，不能够满足新时期对人力档案管理工作提出的新要求，从而导致影响人力资源管理的发展。所以事业单位内部可以对相关专业人员进行专业技能培训，提升相关工作人员的专业素养，有效促进事业单位人事档案管理的开展。

2）将人事档案管理工作与信息化建设结合起来。在事业单位内部开展人事档案管理信息化建设，构建稳定的信息化建设平台。因为人事档案管理涉及到的因素非常广，随着时间环境的变化，资料也在不断增加，所以这也就意味着，人事档案管理工作的难度增加。事业单位内部建设信息化平台，为信息需求提供更多的优质服务，提升信息化建设平台的使用效率，用信息手段来促进事业单位人事档案管理工作的发展。

3）重视人事档案管理方法的创新。在进行人事档案管理工作时，事业单位要加大资本面资金的投入，及时更新信息化设备，为事业单位人事档案管理的发展提供支持。积极引进现代化管理模式，合理创新人事档案管理工作方法，加强信息化技术的应用，为事业单位人事档案管理工作的发展提供必要保障。

5 小结

人事档案管理工作并不像想象中的那样简单，综合来讲，人事档案管理工作内部涉及到的因素非常复杂，开展有序的人事档案信息管理工作，可以促进事业单位的健康稳定发展。但就目前情况来看，事业单位内部的人事档案管理工作还存在着一定的问题，仍然需要不断实践，不断摸索，来促进人事档案管理工作向科学化、制度化的方向发展。

参考文献

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