浅析新时期现代企业中的档案管理

摘 要：【目的/意义】档案管理是现代企业长期发展之路上必不可少的一部分，甚至在很大程度上影响着现代企业的最根本利益，本文意在唤起现代企业更加重视档案管理的重要地位，使档案管理在企业发展中发挥更大的作用。【方法/过程】采用文献阅读法对现代企业中档案管理情况进行梳理研究。【结果/结论】研究发现，档案管理受现代企业落后的管理观念影响，管理人员对档案管理不够重视，以及企业缺少专业性人才，设施也不够完备。笔者进而提出相关建议，以期档案管理在现代企业中的积极作用得到进一步发挥。

关键词：新时期;档案管理;现代企业

国家经济以迅猛之势发展，社会形势急剧变化，文化也呈现多样化趋势。档案资源作为企业软文化的一部分，日益呈现出多样性，企业档案管理在企业中的地位无足轻重，发挥至关重要的作用。企业档案作为企业经营和管理方法的记录、企业的无形资产，只有做好了现代企业档案的整理分类、保存及有效利用，才能使得档案在现代企业发展中发挥充分的支撑作用。为了更深层次的认识档案管理，我们结合当前现代企业中有效利用档案管理的实际情况，并从实践中寻求一条更科学的方法，使档案管理在现代企业运营中发挥更强大的作用。

档案管理又称档案工作，是指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列工作，即科学的归纳方法和系统的整理法则[1]。《中华人民共和国档案法》第五条从法律高度就我国档案工作的原则做了如下的规定：“档案工作实行分级领导、分级管理的原则、文虎档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”[2]。

1 现代企业中档案管理存在的问题及产生的原因分析

现代企业发展是否乐观对企业经济效益有着十分高的要求，往往管理者把大部分精力放在经济效益上[3]，从而忽视了企业的档案管理工作，档案管理工作依然存在着问题。

1）落后的管理观念影响档案发挥作用。许多管理人员的观念还很陈旧，认为档案管理的工作就是文件资料的收集整理，保存到某处，以后需要时查阅，把这当成了一项简单且不重要的辅助性工作。有很多小企业在档案的整理和利用方面有很大的问题。一是档案资源孤立，财务档案、政党档案、产品档案、人事档案等共同组成了企业档案，这些不同类型的档案在分类管理时常常形成一个个的孤岛，不利于现代企业内部信息资源的交流共享。二是档案材料的缺失，现代企业日常活动中产生各种类型的材料，而许多文件资料未收集、整理不规范、存档率低，流失严重。三是档案检索系统不完善，已经归档的文件资料，因为著录没有标注明确，内容未分好类，在需要拿出来使用的时候便无法准确的找出相关材料，造成不便。

2）现代企业的管理人员对档案的价值不够重视。现代企业管理人员不看重档案管理的工作，可以由两方面体现：一是管理层更加重视现代企业最显现的状况即企业运营，每天的资金流动是他们关注的重点，从而忽视了有效管理档案工作能带来更多资金收入的潜在功能。二是现代企业更新换代的同时，其经营管理模式并没有升级更新，受到旧模式的影响，管理层管理档案的水平不高，档案在现代企业中的积极作用没有得到充分的发挥，所以管理层并没有感受到档案工作的价值[4]。

3）档案管理方面缺少高素质人才。档案效应的关键在于档案管理人员的素质高低。一方面档案管理工作没有受到全面重视，档案管理方面的人员数量少，专业人员更是屈指可数，没有良好的大环境，缺少相互的交流学习，现有的工作人员都会受限于当前的水平，并且大部分人对现代办公操作的不熟练，综合业务水平低，总体难以得到进步。另一方面，也是由档案工作未受到重视引起，工资水平直接影响了员工的工作积极性，恰恰从事档案工作人员的平均工资水平都较低，这将导致他们没有进取心和钻研动力。

4）档案设施落后。有很多小型企业，基本不在乎档案的开发利用，也不想把资金花在这方面，导致档案室陈旧，设备简陋，即使是电脑配备也很缺失，对于档案管理的建设来说确实是一种困难。

这种种原因影响了档案管理现代化发展，也就无法为现代企业的发展充分贡献力量。

2 进一步发挥积极作用的建议

1）实行档案管理创新。实行企业档案高效、統一的管理和利用是企业档案管理创新的第一步，其目的是调动企业档案资源[4]，实行统一管理，实现企业档案效益，提高总体水平，从而提高现代企业的管理水平。对于现代企业中相对落后的档案管理部门的制度或运转方式、工作方法等，我们必须将其重视起来，结合现代企业的内部环境和外部环境，探索企业档案管理变革创新的具体方法，找出有效途径。

2）放大档案效应。企业档案不仅是企业日常活动的简单记录，更是企业档案管理人员通过层层筛选，浓缩出来的有价值的部分，正所谓“取其精华，去其糟粕”，企业档案应该留下有益于现代企业发展战略的优质信息资源，让每一份档案文件都能发挥最大的效应。现代企业必须放大档案效应，提高全体员工的信息意识和档案意识，让全体员工认识档案正是现代企业之中十分重要的信息资源，学会科学取舍、利用和保护。为进一步放大档案效应，现代企业必须制定相关的规定，贯彻和落实相关决策，规范对档案的管理。

3）培养专业型人才，优化基础设施。现代企业要加大对档案工作人员的技能培训，提高其专业技能和综合素质，她们的工作能力和责任感直接影响到档案管理的效率。只要档案管理工作人员的技能水平提高，那么企业整体的档案管理部门的服务质量就能得到提高。另外，现代企业还应该跟上时代的步伐，建立数字档案管理系统，用现代化、信息化的技术提高档案管理的效率，各企业也应配备齐全档案工作所需设备仪器，以此保障档案管理工作的高效完成。

4）档案管理升级。新时期国家对各大企业的发展提出了新要求，现代企业要符合绿色环保，低能耗、高产量、高效益的准则，现代企业建设已经进入了新的发展时期，档案管理应该升级，并促进企业的升级。在企业档案管理的升级过程中，企业领导应该调动一切积极因素，动员一切力量，以行动支持档案升级，解决升级过程中的物质人力需要。档案管理部门则应该充分利用现有资源，动员所有员工，规划好档案升级的策略方案，脚踏实地，快中求稳，跟紧企业升级的步伐，明确地位，进而顺利的实现档案管理和企业的双升级。

3 结语

企业档案已经成为现代企业发展不可或缺的力量来源，现代企业在开展各项业务时都越来越离不开档案管理[5]。为了适应社会大环境和现代企业内部环境的需求，现代企业在加强经营管理水平的同时，还要加强企业档案管理的水平，通过合理的管理手段，积极寻求科学的办法，升级企业档案管理，形成科学有效的档案管理制度，最终促成现代企业的不断升级，蓬勃发展。我国越来越多的企业已经意识到企业档案管理的重要性，纷纷开设了企业档案管理部门，开设了越来越多的档案管理职位，企业档案管理越来越受到企业领导者的重视，成为现代企业不可或缺的力量之一。总之，企业档案管理在现代企业中的地位日益显著，其作用也日益明显，档案管理必将为现代企业的发展提供更高、更优质的服务。不仅如此，档案管理还将为整个社会的发展“添砖加瓦”。

参考文献

[1]房年剑.档案管理学[M].人民日报出版社，，2006.

[2]汪溢.谭书旺.秘书文档管理[M].大连理工大学出版社，2010.

[3]范子千.浅析企业财务管理存在的问题及对策[J].商场现代化，2018.9.

[4]陈靖.充分发挥档案管理在企业经营中的作用[J].机电兵船档案，2013.3.

[5]翁韶琼.档案管理在当代企业中的重要性及地位探讨[J].附件建设科，2016.5.

作者简介

吴彦（1996-），女，汉族，安徽安庆人，湘潭大学硕士在读，研究方向：档案学。