中职学校档案管理的现状分析与对策研究

摘 要：在新形势下，随着中职学校的入学率全面提升，使得中职学校档案管理问题日益呈现出来，为更好解决中职学校档案管理问题，促进中职学校档案管理效率的提高。就必须对当前中职学校档案管理问题进行分析，结合问题，才能寻找与探索到提高中职学校档案管理水平的方法。

关键词：中职学校;档案管理;现状分析;对策

在中职学校教育教学管理过程中，学校档案管理工作作为学校教育教学管理中的重要组成部分。需要明确解决中职学校档案管理问题的重要性，当前中职学校档案管理存在管理方法和管理制度等方面的问题。

1 中职学校档案管理现存问题

1.1 档案管理意识不强

中职学校档案管理现存问题和现象仍不乐观，在一定程度上不利于促进其档案管理效率的提高，其中主要表现在中职学校相关管理者对档案管理缺乏正确重视。在教育教学过程中，随着中职学校招生数量的不断增多，相关学校管理者将更多的精力和关注度都放在招生与教学质量的改善方面，在一定程度上忽视了学校的档案管理工作，并未有效结合现代化中职学校档案管理需求，来对传统中职学校档案管理进行创新和改善。与此同时，由于中职学校档案管理工作与学校的教育教学没有直接的关联，使得中职学校在档案管理工作方面缺乏相应的重视，从而造成中职学校档案管理出现不规范与不科学问题。

1.2 档案管理方法传统

随着信息技术的不断改革和深入，很多多元化与信息化档案管理方式被应用到日常工作中，但是当前中职学校档案管理工作，依然存在档案管理方法过于传统的现象，在传统意识的影响下，中职学校未积极对信息化档案管理方式的建设方面，投入更多的资金和相关设备，并且在档案管理方面，依然以以往的传统方式为主，未以利用现代化管理方式，建立对应的档案管理系统，来不断创新和丰富学校的管理方式。同时，由于档案管理方式过于传统，也造成中职学校档案管理过程中，主要以手工进行检索和管理为主。这种以手工为主的学校档案管理方式，不仅会增加学校档案管理工作的难度，也会降低学校档案管理效率，不利于促进中职学校档案信息化管理的进一步完善。

1.3 档案管理制度不完善

中职学校档案管理工作要想提高其管理效率，就必须依托相应的档案管理制度来进行各项管理活动的开展和实施。但目前中职学校相关的档案管理制度还不够完善，未有效结合学校档案管理的实际工作需求，来对档案管理工作中相应档案的归档时间进行严格规定。同时，由于相关管理制度的不够完善，使得中职学校在档案管理过程中，很多档案资料不能及时进行存入和交接，最终导致相关档案资料出现损坏和遗失的问题，严重降低中职学校档案管理工作的效率。除此之外，档案管理制度的不完善，也使很多档案管理人员，不能严格按照相关管理制度来开展管理工作，从而导致中职学校档案管理出现各种各样的问题，难以更好发挥出档案本身的价值和作用。

1.4 各部门缺乏有效沟通

从目前情况来看，中职学校档案管理问题仍然存在各部门缺乏有效沟通的现状，在开展档案管理工作时，各科室之间配合不够，未有效在档案管理工作中进行协调和帮助。并且各部门在学校档案管理工作过程中，因为各个部门工作上的事情多而繁杂，则向档案管理人员移交文件或资料时，有时会遗漏部或忘记上交部分档案与资料，加之部门之间缺乏有效的沟通和交流，最终在一定程度上给档案管理人员实际工作带来很大困难，也会导致档案管理工作中，各科室相关资料零星、分散，影响其管理效率和质量的提升。

2 中职学校档案管理的问题的有效解决措施

2.1 提高对档案管理工作的重视

一方面，中职学校管理者和档案管理人员要认真学习《档案法》，并且结合相关法律要求和内容，在学校教育教学中对档案法律知识进行宣传，不断提高全体师生员工对学校档案管理工作的重视，从而有效促进中职学校在档案管理工作过程中，树立全民的档案管理意识，充分将学校档案管理工作落实到位。另一方面，中职学校档案管理需要严格按照上级档案管理部门的要求，结合学校档案管理工作的实际需求和问题，创建符合学校档案管理工作要求的综合档案管理机构，在综合档案管理机构中，充分将全校的文书、教育教学、设备、学生学籍等相关档案进行整合，建立一体化的学校档案管理工作体系。除此之外，学校也可以采用聘请一名兼职档案管理工作人员的方式，要求兼职的档案管理工作人员与学校档案管理人员之间相互配合，共同对档案资料进行处理，从而有效提高档案管理工作的有效性，促进中职学校档案管理形成档案工作齐抓共管的局面，真正将学校档案管理工作落实到位。

2.2 采用现代化档案管理方式

在计算机技术快速发展过程中，中职学校档案管理工作要积极结合信息化时代的管理优势和发展趋势，采用现代化档案管理方式解决学校以往档案管理工作问题。一方面，在采用现代化管理方式的过程中，中职学校档案管理工作可以结合信息技术中的计算机、传真机和信息探索终端等软件或技术，实现中职学校档案的现代化和信息化管理，并且构建一体化的中职学校档案管理体系，在一体化中职学校档案管理体系中，加强中职学校档案管理中不同材料和资料的整合与收集，并实现收集、处理、传递为一体的档案信息资料管理方式。

2.3 制定完整的档案管理制度

中职学校档案管理工作的创新，需要制定完整的档案管理制度，以相应的档案管理制度来制约和规范档案管理工作方式。中职学校档案管理工作可以结合当前中职学校档案管理问题，建立有效的档案监督与管理制度，严格要求档案管理工作人员结合管理制度来进行工作，并且对于不同门类、不同载体或不同类型的档案资料根据档案管理制度，来对其进行归档和分类整理，不断提高中职学校档案管理工作的時效性。通过建立完整的档案管理监督制度，也可以对中职学校档案管理工作的过程和方法进行执法监督与检查，从而有效保证终止档案管理工作，按照规定的程序认真处理，让中职学校档案管理工作更加规范化和科学化。

2.4 加强各部门之间良好沟通

中职学校档案管理工作，需要各个部门之间的有效沟通和配合，只有各部门之间相互沟通和配合，才有利于相关档案管理人员准时和正确收集学校各科室的文件和资料，促进学校管理效率和管理质量的提高。与此同时，在加强各部门之间聊好沟通过程中，学校可以采用建立档案管理数据库系统的方式，或者档案管理工作沟通平台，引导各部门人员通过数据库系统和沟通平台进行有效的工作沟通，通过网络平台来实现档案管理工作的接收、传递以及资源共享。

3 结语

在新形势背景下，解决中职学校档案管理问题，需要中职学校管理者和相关档案管理部门提高对档案管理工作的重视，采用现代化档案管理方式、制定完整的档案管理制度，以及加强各部门之间的沟通，从而更好的开展中职学校档案管理工作。

参考文献

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作者简介

谭荀文（1987-），女，侗族，湖南怀化，本科，助讲，研究方向：档案、声乐。