机关人事档案管理的有效策略探究

徐长根 樊金如

摘 要：随着国家人事工作的快速发展和机关人事管理改革的不断深化，急需机关革新人事档案管理，将先进的科技手段应用于档案工作，通过有效的策略优化机关人事档案管理形式，这对机关人事档案管理的发展具有非常重要的意义。

关键词：机关;人事档案;档案管理

机关从事国家管理、行使国家权力，其人事档案是记录机关干部参与社会活动的原始记录，是组织、人事等部门在培养、选拔、任用干部的过程中形成的记录个人经历和社会关系等的文件材料，是重要的工作依据。现结合机关人事档案管理工作需要提出以下策略：

1 完善收集交接制度，做好档案基础工作

按照机关人事档案的不同类型，应调整收集人事档案的重点与范围，确保人事档案的完整性[1]。第一，加强对文化程度、专业职称、工资变动、近期考核、奖惩情况以及社会保障等信息的收集;第二，加强对工作成绩、个人专长、技术水平等信息的收集;第三，加强对品行道德素养、心理承受能力、诚信水平、社会实践能力等信息的收集;第四，加强对机关干部德、勤、廉、能、绩等信息的收集。与此同时，要及时调整机关人事档案信息的收集与归档等内容，保证人事档案的系统性、全面性。机关档案部门以及人事档案的相对人都要树立主动积极的意识，注重收集人事档案信息。

此外，要规范机关人事档案的交接，因为人事档案是较为复杂的、系统性的工作，档案人员要拥有较强的责任感，在日常工作中严格依据标准程序完成人事档案的交接。第一，对机关档案遗存业务进行全面的清理，把档案核对工作落到實处;第二，要注意催还借出去的人事档案，整理好借据，并在借据上详细标注借出档案的原因和归还等情况;第三，妥善保管尚未整理好的零散人事材料，并确保及时归档;第四，严格根据档案移交程序做好人事档案移交工作，并在移交手续上标明移交档案的时间、地点和档案移交人、档案接收人的资料，详细清点人事档案交接数量，在移交档案的文件上签字，坚持对人事档案移交负责。

2 引入大数据技术，促进档案标准化建设

标准化建设是做好机关人事档案管理的有力保障，特别是在当今时代，大数据技术在档案管理领域得到应用，这需要标准的支撑才能体现更大的技术优势，构建信息平台的标准、基础硬件设施性能的改善标准、采集数据信息的格式标准等均属于机关人事档案标准建设的范畴。在促进人事档案数字化平台的建设与开发中应强化标准化建设，制定与数字化开发相符的技术规范，严格规定人事档案图像的存储格式、质量指标和转化格式等，保证基于软硬件标准、文件格式标准等进行人事档案的大数据分析。而针对人事档案人员的技术培训，机关也应加大标准化知识的教育培训力度，例如软件平台标准化建设技术、数字档案存储标准化建设技能等培训，提升档案人员管理数字化平台的能力，进而提高档案人员运用大数据技术开展档案工作的能力。整体而言，机关人事档案管理的数字化保障必须有规范的、完善的标准体系的支撑，开发软件平台也需要建立统一的一个框架，全面实现档案数据的采集、交换、集成等操作，在大数据的支持下更好地管理人事档案资源，实现档案共享。

3 建立档案信息系统，提升档案技术水平

机关档案在网络信息时代面临信息化发展要求，应促进电子档案信息系统的建立与完善，提升人事档案信息化管理程度。针对机关单位人事档案管理，应做好信息化建设的准备工作，完善纸质档案，奠定建立机关电子档案数据库的基础。现阶段干部人事档案管理面临着一级分类的要求，建立电子档案数据库也是机遇档案一级分类进行

的[2]。与此同时，努力推进人事档案数据库建设，因为市场上的信息管理软件总在推陈出新，应根据机关单位人事工作需求引进软件系统，促使档案人员接受计算机与信息技术培训，保证其熟练掌握人事档案数据库的使用、操作与维护;加强机关人事档案信息的动态化管理，提升使用数据库的价值，即档案部门要规范人事档案信息化工作流程，及时对新增人事材料进行分类、扫描和录入，更新干部的基本信息，达到整合信息、共享资源的目的，提升人事档案管理效率，特别是针对上级部门要求报送的数据及信息，应加快统计上报的时效性;严格落实安全保密制度，督促档案人员根据人事档案工作的政策与规定开展工作，细分档案保密级别，通过计算机的加密功能加密保密级别不同的人事档案信息，做好电子档案与人事信息的维护、备份等工作，保证档案信息安全、完整。

综上所述，机关人事档案关乎干部切身利益，必须提高对人事档案管理重要性的认识，在做好档案的收集和交接等基础工作的同时借助大数据技术、信息技术等加强人事档案标准化建设，提升档案工作的技术性，推动机关干部勤政建设，为相关部门提供可靠的工作依据，为机关的运行和发展提供保障。

参考文献

[1]宗黎黎.刍议机关人事档案管理现状与完善对策[J].办公室业务，2018（02）：172.

[2]郭宝珍.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].中外企业家，2019（02）：119-120.