如何建设规范化的政府采购档案管理工作

摘 要：文章中笔者首先对政府采购档案的基本涵义及意义进行了探析，并以此为基础提出了建设规范化的政府采购档案管理工作的相关建议，旨在提升国家政府对于采购档案的管理能力，进而保证国家政府对采购档案的管理规范化、制度化。

关键词：建设规范化;政府采购档案;管理工作;探析

在政府的各项工作中，采购工作集规模与系统为一体的工程，必须参照相关的条文规定模式、步骤和方式等，采购所需要的各项物品，同时在整个政府的采购行为当中，政府对采购档案所进行的管理工作是其核心部分，其主要记录了政府的采购活动及有关决策部署，有着非常强的可靠性、有效性以及反腐等的作用，不但能够在一定程度上提升政府的采购效率，同时也可以帮助政府树立良好的社会形象。

1 政府采购档案的基本涵义及意义

1.1 政府采购档案的基本涵义

政府采购档案，其功能主要是记录下政府的所有采购过程以及有关决策的事项，多数情况下是政府采购部门、工作人员、代理单位在政府采购行为中的所有记录，大部分情况下以图表、文字等形式存在的，这样有助于政府各单位进行公开、公正的采购活动[1]。

1.2 政府采购档案管理工作的意义

政府对于采购档案进行管理的目的，主要是为了加强政府的管理力度、提升对于采购的管理能力和对采购活动进行相应的规范。其能够详细记录下政府的采购活动，进而可以为计算整理、归纳总结、节约财政支出、配合有关部门监督及检查以及处理各项采购疑问提供相应的证据，加强政府采购档案的管理能够对政府的各项采购活动加以规范，在保证社会稳定和国家利益方面有着重大的意义。另外，构建完备的政府采购档案管理机制，能够有效促进政府廉洁建设，有利于政府建立优良的社会形象。

2 建设规范化的政府采购档案管理工作的建议

2.1 建立健全政府采购档案管理体系

政府在进行采购档案的管理时，必须选择相关专业人员进行采购档案的管理，记录并采集政府的采购行为及相关决策，将采集所得的采购档案按照时间顺序或固定特点展开分类、排布、管理等，从而推动政府对于采购档案管理工作的规范化、合理化，避免其他不良因素对档案所造成的损坏，加强政府对于档案管理的力度，延长采购档案的使用寿命，确保政府档案的完善性，这样不但能够有效提升政府对于采购档案的使用度，此外还能够全面反映出政府采购的具体活动[2]。

2.2 对于政府采购档案的管理机制进行完善，并确保采购档案的完整性

政府必须构建完被的采购档案管理体制，并确保采购档案的完整性，进而保证政府采购档案管理水平能够不断发展。首先，政府必须构建完善的采购档案借阅体系，对于部分已整理的采购档案，若未经领导的准许不可私自进行查阅。如果是由于工作需要而进行档案的借阅，工作人员必须填写申请书或申请表后，并表明所查阅档案的名字、时间、数量、保存方式及借阅的相关原由等，并交由相关部门审批后方可借阅。然而，对于部分与商业机密有关的投标档案，不可以进行随意的查阅，避免出现政府机密泄露的问题出现。

2.3 必须明确政府采购档案的工作权责，提升采购档案管理人员的工作能力

目前，在政府对采购档案进行管理的过程中，因为相关档案管理人员大部分都具有专业能力不强和职业素养低下等问题，大多数档案管理者都是身兼多项职责，还有很多工作人员甚至不具备相关管理经验及没有接收管理培训，并没有掌握现阶段我国政府对于采购工作所制定的相关管理程序及法律规定，进而不能对采购档案进行有效的整理、总结和分类，从而导致政府在管理采购档案的过程中效率极其低下。从而可以看出，政府部门中从事采购档案管理的工作者，其专业素质及能力还需要加强及提升，要求管理者对档案管理有关的新知识、新技能进行不断的学习，掌握现阶段我国政府与之相关的法律规定及工作标准，提高其自身对采购档案管理工作的认知及掌握程度[3]。

2.4 从本质上把握政府采购档案的信息准确性及真实性

档案管理工作者在进行相关资料的建档过程中，必须确保填写信息的字迹明了，需要使用钢笔或打印的方式进行信息的填写，进而确保政府采购档案的有效性。在建档工作完成之后，资料均不可随便修改，同时在借阅时不可在资料上做任何标记，比如折叠、涂改等，从而确保完整的政府采购档案。另外，政府的各项工作负责人在处理完所有工作后，必须将所有的项目文件交由管理人员展开建档工作，随后管理人员对资料展开归纳、立卷、归档保存等工作，从而确保政府采购档案的准确性及真实性[4]。

3 结语

从整体上来看，在政府的采购工作当中，对政府采购档案所进行的相关管理工作是重要程度非常高的环节之一。在对政府采购档案的管理工作进行加强的过程中，能够实现政府各项采购活动的规范化，从而可以在某些方面促进社会的稳定发展、保证国家的利益不遭受损失。为此，国家必须构建完善的政府采购档案管理机制，并对政府的采购档案管理机制进行优化，确保采购档案的完善性。在此过程中，必须将政府采购的档案管理权责进行明确，增强档案管理工作人员的工作能力。对政府的采购档案进行精准地掌握，进而有助于提升政府采购档案的管理效率及业务水平。

参考文献

[1]张维敏.如何建设规范化的政府采购档案管理工作[J].工程技术，2016（12）.

[2]尹艷.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技信息，2014（14）.

[3]曲刚.关于政府采购档案管理若干问题思考[J].办公室业务，2014（11）.

[4]邱静.规范政府采购项目档案管理的思考[J].四川档案，2016（05）.

作者简介

田径（1983-），女，土家族，本科，现为中级职称。