基于扎根理论的工作远程适宜性研究

徐洪江，刘 洪，林彦梅

(南京大学商学院，江苏 南京 210093)

信息通信技术(Information Communications Te-chnology,ICT)的迅猛发展和相关基础设施成本的下降，高速互联网接入的便捷性以及无处不在的移动设备的普及，在远离办公室场所的地点通过ICT技术所进行的远程工作，其便利性处于历史最高水平[1]。然而，远程工作的普及程度却比预期要慢很多[2-3]；在国内，远程工作更是远未普及[4]，部分率先实施远程工作的公司纷纷限制或取消相关远程政策的运作[5]。

远程工作在实践中的发展令人困惑，其研究结论也令人费解。有学者验证了远程工作可以改善员工的工作与生活平衡，提高员工工作满意度，并降低组织运作成本[6-7]；有学者却认为远程工作引发了更多的工作与生活冲突，降低了员工的工作满意度，并对远程工作提升组织生产效率的观点持保留意见[1，8-9]。这些矛盾的出现，原因在于关于远程工作的一些基本问题或实施远程工作的边界条件没有厘清，比如远程工作的定义是什么？什么样的工作适宜远程工作？什么样的员工适宜远程工作？本文通过文献回顾发现， “什么样的工作适宜远程工作”这一命题一直未得到深入研究，而不同工作的远程适宜性差异对于理解与实践远程工作至关重要。因此，本文重点探讨工作性质的类别与远程适宜性的匹配，运用扎根理论探索工作性质对远程工作有效性的影响。

1 文献述评

1.1 远程工作的定义

尽管远程工作的研究历史已有30多年，但对远程工作的定义至今没有统一的结论，学界对远程工作的理论构建仍较缺乏[10]。自20世纪70年代后期以来，在媒体、企业、政府、与学界等领域，远程工作得到了大量关注。早些时候，远程工作主要与在家工作或在公司的外围工厂工作有关，主要指远程办公[11]，其中，ICT为不同类型的远程工作实践提供了必要的条件。进入20世纪80年代后，远程工作作为异地工作的宽泛化定义而流行起来。时至今日，远程工作的概念更是包括了游牧工作(nomadic working)、热点办公(hotdesking)、移动计算(mobile computing)、在家工作(working at home)，旅馆式办公(hoteling)和居家作业 (home-based business)等众多内涵[12]。

美国弗吉尼亚州帮助当地企业申请远程工作税收抵免的网站 (www.teleworkva.org)给出远程工作的定义为：指在工作日内履行正常的工作职责，但工作地点不在通常的办公室或工厂，而是在家或是离家较近的替代性场所，其中，居家作业、加班或节假日工作不包含在此定义内。此定义对地点的定义较为明确，规避了与一些地点弹性较大的工作产生混淆，比如经常出差的销售人员，需在客户处完成项目的顾问人员等，同时其规定地点在家或离家较近也符合其税收抵免的初衷——此远程工作税收抵免正是由其DRPT(铁路和公共交通部门)所主导的，提倡远程工作以减轻公共交通压力与环境污染。在此基础上，远程工作可以进一步细分为以下两种类型：定期性的远程工作安排——指远程工作为事先安排，定期发生，如每周有一天或一天以上可以不到公司/工厂办公，而是在替代性场所完成相应的工作职责(可以是部分职责，也可以是所有职责)；特定性的远程工作安排——指在特定情况下(如恶劣天气下，特殊项目中)于替代性场所执行工作职责的安排，这种于替代性场所的远程工作时间并非事先批准的定期性工作安排，而应依据情景确定。

综合以上分析，本文所采用的远程工作定义为，通过ICT技术的运用，每周至少有一个工作日可以选择在家或是离家较近的替代性场所，而非通常公司指定的办公室、工厂或需提供服务的客户处等，履行正常工作职责(可以是部分工作职责)的工作安排；或者在特定情况下，如恶劣天气下，特殊项目中，于替代性场所执行工作职责的安排。其中，居家作业、加班或节假日工作不包含在此定义内。这个定义有三个要点：①工作地点(指在家或是离家较近的替代性场所)；②工作时长(指每周至少有一个工作日)；③使用ICT技术。在进行调研时，笔者严格遵循该定义要求来选取被访谈者，并要求被访谈者所在公司有明确的相关工作规定或默认的实施规范。

1.2 适宜远程工作的工作特征

员工在进行远程工作时不仅要保证能够完成相应的工作(根据表达习惯，本文有时用 “任务”一词作为 “工作”的同义替换)，并且所取得的工作绩效应不低于其在传统办公地点完成相同工作时的绩效，这就要求他们所从事工作的本身适宜远程工作。本文按文献中列出的适宜远程工作的特征数量排序，对代表性文献进行梳理，见表1。

表1 适宜远程工作的工作特征

表1中关于远程工作特征的总结大都为经验性证据，其中一些结论较为片面；另一些结论则涉嫌重复性定义， “最小的身体出席”、是否 “必须亲临现场”实际上都是 “远程”的另一种表述。同时，现有研究对于团队合作导向性质工作的远程适宜性研究也较为欠缺[24]。整体而言，各文献均未系统性分析与阐述 “什么样的工作适宜远程工作”这一命题，因此，有必要对工作的远程适宜性特征进行全面深入的探讨，进而形成系统化的研究结论，为远程工作的实践与理论研讨夯实基础。

2 研究设计与数据来源

2.1 界定问题

扎根理论是一种质性研究方法，它是经由系统化的资料搜集与分析而用归纳的方法去发掘、发展现象背后的理论，其一般流程是在理论抽样后的原始数据基础上，通过三级编码来进行理论构建[25]，如图1所示[26]。扎根理论的抽样讲究目的性，对个案进行深入研究[27]。因此本文在理论抽样时，尽可能注重从不同行业性质、不同公司规模的企业选择人选，见表2。

本研究围绕远程工作的性质设计访谈提纲(半结构化问卷)，分别访谈了远程工作者及远程工作单位的人力资源从业人员。前者的访谈主要包括以下内容：①个人基本情况，包括年龄、学历、职务、工作年限等；②对自身工作内容的描述，包括工作流程与细化方法，以及相应的标准、规范和考核；③自己的工作具有哪些特点、特征，正是这些特点特征使得该工作适宜远程工作吗？④公司里其他员工 (岗位)的工作适宜远程工作吗？后者的访谈主要包括：①公司的基本情况，包括公司性质、规模等；②如何确定哪些工作 (岗位)可以远程，评判指标与标准分别是什么？③为什么其他工作 (岗位)不适宜远程？④公司如何管理、考核这些远程工作？这些问题旨在了解企业与员工对工作的远程适宜性的具体实践与认知，进而挖掘影响远程工作适宜性的相关特征。同时，本文还使用了档案资料，一部分为对国内现有从事远程工作的人员调研所形成的报告(来自以远程工作为主的国内自由工作社区 “一早一晚”，http://yizaoyiwan.com/)，另一部分则为国外关于远程工作的指导性文件(主要来自远程工作公益性/政府性网站，http://www.teleworkva.org/)。

图1 扎根理论流程

序号受访者性别年龄学历所属行业公司性质职务访谈方式类别1陈先生男35本科信息民营/小型信息部经理个人深度访谈TP2郑女士女41本科信息民营/小型HR经理个人深度访谈TM3陶女士女33硕士制造外资/大型HR专员个人深度访谈TM4吴女士女31本科制造外资/大型采购专员个人深度访谈TP5张女士女30本科制造外资/中型HR主管个人深度访谈TM6吴先生男28本科软件外资/大型售后主管个人深度访谈TP

注：TP——远程工作者；TM——远程工作单位的人力资源从业人员。

2.2 范畴提炼与模型构建

扎根理论的主要核心步骤体现在三级编码的过程中：通常是先从原始数据的描述中抽取概念(开放性编码)，继而对描述进行分类以获得归类范畴(主轴性编码)，最后建立分类之间的联系以获得概念网络(选择性编码)[28]。

(1)开放性编码。开放性编码是对收集到的原始数据进行编码，提炼出其中包含的概念或标签，实现将资料概念化。经过整理，共得到原始语句190条和初始概念68个。由于初始概念相互交叉、重复，因而对初始概念进行 “聚拢”，实现概念范畴化(剔除重复频次少于2次的初始概念，选择重复频次在2次以上的概念)。就此，对每一个范畴仅选择3条原始语句和对应的初始概念。

(2)主轴性编码。主轴编码是指建立起各概念范畴的内在联系，并形成层次性。本文根据不同范畴之间的关系和逻辑次序进行归类，共归纳出3个主要范畴和6个次级范畴。

本文邀请1位企业管理专业副教授及1位企业管理专业博士，参与概念范畴的比较与归类工作。通过持续比较研究、参考范畴之间的内在联系，将地域性与安全性限制两个概念整合为主要范畴—生产资料的可得性；将任务分解度、媒介匹配度两个概念整合为主要范畴—工作过程的依存性；将过程可视性与结果可视性两个概念整合为主要范畴—任务绩效的可视性，见表3。

(3)选择性编码。选择性编码则是进一步系统处理范畴与范畴之间的关联，它是从主范畴中挖掘 “核心范畴”，分析核心范畴与主范畴及其他范畴的联结，并以 “故事线”形式描绘整体行为现象。由此，形成了以 “远程工作适宜性”为核心范畴的框架模型，如图2所示。在选择性编码阶段，本文采用再次深入访谈的两份资料及所回顾文献中关于远程工作适宜性的相关表述检验理论饱和度。通过对比分析发现，相关要点已经被之前的资料覆盖，这表明没有增加新的概念和范畴，因此可以判断理论达到了饱和。

表3 开放性编码范畴化

注：I表示访谈资料，D表示档案资料。一条原始语句有时可以提取几个概念，以上均只列出了其中一个概念。

图2 远程工作适宜性特征模型

3 远程工作适宜性特征模型阐释和研究发现

根据远程工作适宜性特征模型，对工作任务远程适宜性的判断分为三个相互关联的层面：基础要因层，从技术面决定远程工作的可行性，是工作任务能够进行远程操作的先决条件；管理要因层，从管理面决定远程工作的可控性，是工作任务能否进行远程运作的重要依据；效益要因，从效益面决定远程工作的适宜性，是现代企业对实施远程工作制的核心判断因素。显然，这三个层面有层次递进关系，基础要因层在下，为先决条件，是工作能够远程运作的必要前提；而管理要因层与效益要因层在上，构成了分析远程工作适宜性的主体层面。

3.1 生产资料的可得性

随着信息技术的发展，生产资料的地域性限制不断减弱，企业实施远程工作的基础技术性条件得以满足；在信息时代，对核心生产要素—— “信息”安全性要求的不断提高，成为阻碍一些企业实施远程工作的主要因素。

(1)地域性限制。从政治经济学的角度分析，有劳动能力的人必须同生产资料(劳动资料与劳动对象)结合在一起，才能进行生产[29]。因此在工作中，生产资料在地理上的可得性成为员工是否可以进行远程工作的先决条件。在工业化时代，大多数工人本质上是机器的延伸，雇用工人不如说是雇用工人的双手，员工之所以去工厂上班首先是因为生产机器的地理限制；而去办公室上班则是因为传统沟通与信息技术的限制——各种文件资料都存放在特定位置，大部分人际沟通都必须面对面完成[30]。

人类已经进入信息时代，很多工作已经走出企业围墙，通过电话会议、网络、云端文件共享等方式完成[30]。信息时代的劳动在本质上是知识型劳动[31]，知识劳动的生产资料主要由计算机以及信息、技术和知识等构成[32]，其流动性与体力劳动者对工厂的机器、工具以及原材料等生产资料的依赖性形成鲜明对比[33]。显然，由于劳动工具的便携化、劳动对象的虚拟化，以及其他劳动资料完善化(如网络基础设施的高速发展)，现代生产资料的地域性限制日益弱化。因此，随着技术的进步与发展，从一个极端来看，当软硬件及网络带宽等条件具备时，所有的知识性岗位都有适宜远程工作的可能。

(2)安全性限制。随着技术的发展，生产资料 (这里主要指作为生产资料的信息资源)的地域性约束日益减弱，但安全性问题限制了其空间性延展。当远程办公设备使用远程访问企业非公共信息资源时，它本质上是企业自身内部网络的逻辑扩展[34]。因此，如果远程办公设备没有得到适当的保护，它不仅会给远程工作人员访问的信息带来不确定性风险，还会因感染病毒等给组织的内部系统与网络带来额外的风险。

实施远程工作时，企业需要给远程工作者配备远程办公设备，对其进行相应的配置与软件安装(如VPN，虚拟专用网终端软件等)，限定其可访问或使用的资源。而远程工作者则不仅需要掌握相应的使用方法，了解企业的政策规定，还需要了解保护这些资源的方法。不过，使用企业特定的设备和应用程序通常被认为是缓慢和繁琐的，因此，许多组织已经开始采用 “自带设备”(BYOD，Bring Your Own Devices)的IT策略[35]，即允许工作者在工作中使用自己的IT设备，这对企业的信息安全技术提出了更高的要求，也使得一些企业对远程工作的信息安全性产生更深的疑虑，从而成为相关工作远程化运作的障碍[34]。

3.2 工作过程的依存性

依存性主要分为两种：工作过程依存性与工作结果依存性。过程依存水平影响协作程度，而结果依存水平影响成员的努力程度。由于本文主要关注工作性质，而非员工因素，因此本文主要聚焦在工作过程依存性。工作过程依存性是相对任务的独立性而言，主要针对团队成员对工作任务的驱动和分解[37]，同时影响对沟通的需求[36]，以及对沟通媒介的选择。

(1)任务分解度。从亚当·斯密开始，任务分工就得到了人们充分的重视。然而，由于全职工作制在目前处于主导地位，因此，在大多数企业看来，工作任务的定义不是成果，而是综合了能力、活动和成果，由全职员工在特定的时间和地点从事的岗位活动。不同于传统的认知，结合当今职场时代的 “项目型”经济的特征，本文采用项目视角的分解方式，把知识型岗位的工作任务视为一系列的项目，工作任务被分解成若干小型单位，如项目、作业和微作业[30]。

对知识工作本身规律和特征的把握是对其进行任务分解的前提。不同知识员工对同一工作任务的不同认识，反映了知识工作结构本身存在非程序性和非规范性特征，此处的 “程序”和 “规范”主要指工作的先后次序以及工作所应达到的标准，如质量标准、完成时间标准等[38]。任务的结构化程度高，意味着可分解性强，即如果工作任务经分解后，所形成的工作模块有明确的工作需求定义，且工作成果容易判断是否成功(参见后文 “结果可视性”)，那么此工作任务适宜分解[30]；当分解形成的模块可由单人完成(任务分解度合适)时，那么该工作模块的可远程化实施度高。

(2)媒介匹配度。工作过程的依存性还体现在对各任务之间信息资源的需要程度上[36]，而信息只能通过沟通得到[39]。然而，一项任务适宜采用什么样的沟通媒介，至今仍然在探索之中。从理性选择模式的视角分析，依据媒介丰富理论，媒介丰富性较低的媒体(如文本信息、电子邮件)应该配合高结构化的任务，而媒介丰富度较高的媒体 (如视频或面对面沟通)配合低结构化的任务。因为在低结构化时，决策所要的信息并不容易透过文字或数字来进行沟通；解释这些信息依赖着人与人之间的互动与社会性线索[40-41]。社会存在理论，认为信息沟通过程中由于沟通媒介的选择而产生的不同的 “社交存在感”影响着沟通的效果，也得出了类似结论[42-43]。不过，由于缺乏对情境因素的考虑，这些理论在解释新媒介，特别是网络媒介的选择方面遇到了困难[42，44]。

从社会影响模式的视角分析，依据符号互动论的观点，处于特定组织中的员工在社会互动中会基于特定的组织结构、文化形成其独特的沟通规则，而这些特定沟通规则将影响员工对媒介有用性的感知，进而影响沟通媒介的选择[42]。有研究表明，组织内部阶层观念越弱，对电子邮件的使用也就越频繁[45]。另外，一些关于媒介选择方面的研究则更倾向于对特定媒介特性的研究，例如同步性、渠道容量和可加工性[46]，本文将结合下文的过程可视性予以阐释。

3.3 任务绩效的可视性

任务绩效的可视性是指工作环境下，个人在完成该任务时的表现可被监测与评估的程度[47]。相应的量表由George开发，条目包括 “我的上司知道我的工作量” “如果我偷懒，我的上司通常会发现”等[48]。不难看出，任务绩效的可视性可分为工作结果的可评估度 (结果可视性)与工作过程的可监控性 (过程可视性)两个维度。根据经验证据与本次调研数据，任务绩效可视性的高低是组织判断该任务是否能够远程运作的核心因素。

(1)过程可视性。研究发现，个人的行为存在一个惰性区域和努力区域[49]。由于个人的机会主义特征，个人总是会计算和分析各种不同努力和满足水平的成本和收益，只要有可能，个人就会偷懒[36]。因此在允许员工远程工作时，管理者有理由担心员工在工作中的投入度。同时，所有的管理者都应当承担控制的职责，即对工作情况进行监督、对比并纠正[39]。对工作过程的控制也被称为同期控制。在活动进行之中予以控制，管理者可以在发生重大损失之前及时纠正问题。过去，最常见的同期控制方式是直接观察，要求管理者与员工都在工作现场。而远程工作使得管理者擅长的走动管理不再有效。因此，不少管理者对远程工作持反对意见。

不同于以往的是，现在大多数员工的工作性质也发生了变化，从对实体劳动对象的工作转变为对 “虚拟实体”——信息、符号的工作[12]。因而，相应技术设备与沟通媒介的使用对于加强同期控制显得更为有效。例如，一些文字处理软件在文中出现拼写错误时就会出现提示警告。而新媒体与新技术在同步性、渠道容量和可加工性方面的特性与进步极大地加强了工作任务过程的可追溯性与可视性[44，46]。例如，被访谈者表示 “重要的事情会通过电子邮件交流与备档” “所有对主机的访问、操作都有记录，都可以追溯到个人。”

(2)结果可视性。在对工作过程依存性的分析中，本文提到任务分解的前提是分解后的 “工作成果容易判断是否成功”，这里 “容易判断是否成功”指的就是结果可视性应较高。从管理控制的角度，管理者衡量什么将会在很大程度上决定员工追求什么[50]，因此结果的可视性非常重要。人们常说 “不管你怎么做，只要结果让我满意就可以”便是这个论断最好的注解。许多工作或活动是可以用确定的或可度量的措辞来表达的，这时结果的可视性较高；当一种衡量成绩的指标不能用定量方式表达时，结果的可视性较低，这时管理者只能采取局限性较大的主观衡量方法[39]。

信息时代，知识劳动者与以往劳动者不同的一个主要方面在于，知识劳动者的工作就是思考，以信息为中心，随时可以工作。并且知识工作与体力工作最主要的差异在于知识工作是非重复、非例行的[51-52]，因此，对知识劳动者不用也不能进行严密和琐碎的监管，只能为他们提供帮助。所以对知识劳动者应以目标为中心，以结果为中心，而不是以过程为中心进行考核[33]。从这个角度分析，结果可视性比过程可视性对工作的远程适宜性有着更大的影响。与此相印证的是，现在工作的趋势是，不再讨论细节的工作描述与职责，管理者与员工讨论更多的是工作内容、工作标的与工作时限[12]。

3.4 四种类型任务的远程适宜性

注：①～④为远程工作适宜性由高到低排序(在生产资料可得性得到满足的前提下)。图3 任务类型的依存性与可视性

在实际运作中，当一个岗位中汇集多个 (知识)工作任务时，单个项目的工作结果 (在多项任务汇集之后)的可视性受管理成本的约束，以及与他人合作产生的依存性影响，将呈现出差异化：在一个极端情况下，当个人独自工作并且他们的产出可以被容易地监控时(例如在计件工作中)，任务可视性很高；另一个极端是，当人们在团队中工作并且任务不明确时(例如在研发实验室中)，个人任务可视性很低[47]，如图 3所示。图3中，计件型任务由于依存性低，可视性高，最适宜远程工作；项目型任务因其结构化特征，可分解成结果可视性较高的任务，并可通过ICT有效提升过程的可视性与沟通的有效性，降低依存性，亦较适宜远程工作。

对于处理大量行政性任务的岗位而言，由于其工作成果种类多、数量大、随机性强，因管理成本的限制，使得岗位的任务可视性大为降低。如行政文秘类岗位，需要进行公文管理、电话接听、信息传达、会务管理等，理论上可以具体统计处理公文、接听电话、会议通知等数量，然而这样成本高昂。需要注意的是，由于可以采取如视频监控、全球监控、电话录音、大数据以及实时数据采集等技术手段，可以极大提高其任务的可视性。因此，行政类任务的远程工作适宜性将在新技术与管理方式的调整下大幅提升。

对于群体创意型任务，目前的文献认为创意开发工作需要灵感碰撞和集思广益，需要工作者在相同的时间地点面对面沟通交流。而任何技术推动型沟通方式都不如面对面交流更为真实和密切，这种交流对创意开发工作者是不可或缺的[30]。当把创意型任务分为产生想法与解决问题两种需要沟通的情形时，研究发现在 “产生想法”的任务下，电子沟通的有效性要好于面对面的沟通，但是没有出现大的差别。而在 “解决问题”的任务下，面对面的沟通的有效性却要大大高于电子沟通的有效性[53]。因此，本文认为对于群体创意型任务，由于目前电子沟通媒介匹配度不足，其远程工作的适宜性最低。

综上所述，目前技术条件下，对于大多数企业而言，远程工作的适宜性排序由高到低如下：计件型任务、项目型任务、行政型任务、群体创意型任务。一般来说，每个岗位均含有这四种类型工作，只是比重大小不同，因此，岗位的远程工作适宜性需要单独审查岗位里的每项工作，并根据手头的工作做出决定，而不是仅仅根据岗位名称或级别做出该岗位是否适宜远程性工作的判断。从这个角度来看，说明了为什么工作中含有大量计件型、项目型特征的职业，如IT人员、教师、律师、保险代理人是现在远程工作实施的主体；也说明了为什么一些仅仅以级别或岗位名称作为远程工作实施依据的公司没有取得较为理想的效果。

需要指出的是，当通过对创意类工作的过程和内容不断探讨分析、达到逐渐明晰的程序化和规范化时，其 “知识性”将逐步降低[51]，可视性将逐步提升，其远程工作适宜性将逐渐提高。显然随着时间的变化以及员工能力的提升，即使是相同的知识任务，其远程适宜性也将发生变化。可能正是这些工作性质的内在变化，使得远程工作的实施效果不能让人满意，同时，导致相关的理论验证出现矛盾。

4 总结

本文利用扎根理论，通过对6位不同行业的远程工作者及远程工作单位的人力资源从业人员的深度访谈，研究了适宜远程的工作性质，得出三个特征维度用以分析工作的远程适宜性：生产资料的可得性、工作过程的依存性、任务绩效的可视性。同时，明确了这些特征维度的内涵。在生产资料的可得性得以满足的先决条件下，以工作过程的依存性、任务绩效的可视性构建了工作远程适宜性的判别模型，并给出不同类型工作的远程适宜性排序；由任务的远程工作适宜性延展至岗位的远程工作适宜性，并说明了两者之间的关系。