医院计量器具信息化管理系统的应用*

2019-02-14嵇桃瑛范人杰丁志宏上海市浦东新区公利医院

上海计量测试 2019年2期

嵇桃瑛范人杰丁志宏/上海市浦东新区公利医院

0 引言

医学计量管理在医院日常管理工作中具有举足轻重的地位，而医院各类计量器具的质量安全有赖于其在使用前和使用过程中的计量监控。医疗设备计量检定/校准结果作为一种信息资源，其交流和应用更加频繁、广泛[1]，因此对计量检定档案、证书的处理就有了更高的要求。传统的人工计量管理方式已经不能适应现代计量管理的要求。因此，医院运用计算机技术，建立新型的基于信息化的医学计量管理系统，优化计量管理流程，提高管理效率，已势在必行。

1 计量工作在医疗设备质量管理中的重要性

国家卫生计生委颁布的“上海市三级综合等级医院评审标准”要求：医疗设备的管理应当更加精细化、标准化[2]。在6.10.3.5条款中要求：“加强计量设备监测管理：有计量设备监测管理的相关制度，有计量设备清单、定期检测记录和维修记录等相关资料，经检测的计量器具有计量检测合格标志，标志显示检测时间与登记记录一致，医学装备管理部门对计量设备定期自查和监测；医院使用的计量器具100%有计量检测合格标志、100%在有效期内。”由此可见，计量设备监测管理在医疗设备质量管理中的重要性。

2 医院计量器具管理现状

本单位是浦东新区卫计委所属的一所集医疗、教学、科研、急救、康复、预防保健为一体的大型综合性医院,拥有价值超过4.4亿元的各类先进医疗设备。全院计量器具共计2 105台，其中强检设备14种类共1 624台，非强检设备15种类共481台，可见种类多、数量大，加上存放地点分散，日常监管比较困难。而医学计量方面涉及大量数据信息，仍然对承载医疗设备数据的档案和记录采用纸质化管理，靠人工手动处理，消耗大量时间，分散大部分精力，造成采集、存储、查阅、统计工作的繁杂和低效，管理水平低下[3]。

3 计量器具信息化管理系统应用

根据“等级医院评审标准”的要求和实际计量管理工作特点，提出了建立计量器具信息化管理的新构想。将计量器具信息化管理系统设计开发为8个功能模块：组织结构和人员管理模块、设备台账模块、设备盘点模块、设备验收、计量器具检定模块、设备维护管理模块、设备效益管理、设备报废等。各模块下又有一些子模块。

3.1 标准化管理

系统的设计首先建立在国家相关行业标准基础上，将计量器具进行分类编码，将每件计量器具实物上都贴上条形码，做到每件设备都对应唯一的条码，实现“身份证”式管理。通过信息化技术将计量器具管理系统与现有的医疗设备固定资产管理系统、医疗全面预算管理系统、医院OA系统、医院信息系统（HIS）无缝对接，信息互联互通，数据资源共享，通过标准的分类编码从横向实现医学计量器具从计划、采购直到报废的全生命周期信息对接，使管理者便捷地通过本系统查询到设备购置信息、档案情况、运行等信息。

3.2 全生命周期信息化管理

全生命周期信息化管理是从申请开始，到计划、采购、验收、使用、维保、检定、处置的全过程管理。改变以往医学计量设备只在使用中进行检定，遇设备维修或其他特殊情况则缺乏相应的管控流程与之相对应。

1）台账管理

计量设备验收入库后形成设备台账，此模块包含设备基本信息，如：设备名称、规格型号、计量人员、计量费用、计量方式、计量时间、计量周期、预警时间、计量部门、联系方式等。购置信息如：设备购入时间、品牌、原值、合同号、供应商信息等。使用信息如：存放地点、使用科室、折旧方法、折旧年限、计划工作量、标准使用率等各项信息。通过模糊检索，可快速查询到计量器具各种信息，提高了工作效率。

2）检定管理

该模块负责计量器具周期检定计划,并且增加检定日期预警提示功能，可在检定日期前3周提示需要检定的设备。检定完成后，系统设计了将国家计量检定部门检定后返回的检定结果由EXCEL表导入，以便减少管理者的大量数据输入[4]。为了方便对计量检定证书的日常管理，系统设计了证书录入功能，将检定证书以扫描件的形式上传，做到一机一证。通过全流程、全方位的管理，保障了计量器具处于安全、有效、量值准确的状态。

3）设备维护管理

该模块主要实现对设备保修时限、保养周期、保养内容（内部清洁、元器件检测、易耗件检测、性能测试等），保养负责人及联系方式(方便追溯)，以及保养费用和保养日期等相关基本信息的设置与查询等功能。当设备出现故障时,相关人员可立即查询该设备是否在保修期内；当设备的保养周期即将到期，系统将根据预先设定的日期提前自动提醒相关人员进行维护和保养。

4）设备维修管理

该模块主要实现了设备维修次数、费用、更换的配件、维修原因、维修过程记录存储。以此了解、统计、分析设备故障维修情况，为管理者决策提供依据。

5）设备效益管理

将计量器具与其可开展的收费项目关联后，从医院信息系统（HIS）调取设备所在科室开展此类项目的所有信息[5]。由于计量器具信息化管理系统实现了与HIS无缝隙的链接，此模块可查询到该设备的收入、支出、工作量、使用率、投资回报期等信息。从而了解设备运行情况。

6）设备报废

该模块主要包含设备基本信息、报废理由等其他信息和审批信息。

3.3 组织结构和人员管理信息化

计量管理实施三级管理制度[6]，一级管理由各临床、医技科室的兼职计量员负责，二级管理由设备科专职计量人员负责，三级管理由院部下设专职分管院长负责[7]。对各级计量管理人员及计量人员的岗位职责、专业技能水平和对医护人员计量法律法规的培训等相关信息在计算机中存档并可按规定自动查询。各级计量管理人员按不同权限可在计量管理信息模块中查找相关信息。

4 应用成果

本系统根据“上海市三级综合等级医院评审标准”的要求结合实际应用特点，将全程质量管理理念贯穿于系统设计开发之中。优化了现有的工作流程，完成计量器具从购置到报废全生命周期的监督管理。

4.1 提高工作效率、节约人力成本

计量器具信息化管理系统记录了计量器具从计划、采购、验收入库、使用维护、质控计量、调剂报废的全生命周期过程。提供大量有关计量器具的信息，包括静态信息（设备基础信息）和动态信息（维修、保养、检定等信息），在计量器具的管理、配备、评估、维修等方面提供有价值的数据。同时使设备科快捷地掌握设备各个方面信息，对日常的计量器具各项管理业务环节实行无纸化管理，提高了工作效率，减轻计量管理人员的工作强度，节约了人力资源，原来科室设置一名专职管理人员，现在只需一名兼职管理人员就可以完成相关的管理工作。

4.2 确保了设备的受检率

应用系统后实现了对计量器具的动态管理，使得医院计量器具的管理工作更加规范化、条理化以及系统化，特别是计量检定自动报警管理功能的应用，避免了计量器具周期校验出现漏检现象。使医院再用计量器具周期受检率达到100%，漏检率为0，极大程度保障了计量器具的安全性，赢得了社会的信誉，保证了医院的经济效益和社会效益。

4.3 建立了可追溯平台

系统建立了一套严密的溯源管理系统，通过该系统可详细记录每次检定流程的具体信息，包括计量器具检定时间、经管人员及临床流转信息等。同时系统对设备维修次数、费用、更换的配件、维修原因、维修过程和预防性保养的过程、设备使用的次数等记录存储，单台设备所有完成的维修维护记录和使用情况均可以通过系统进行检索，实现了维修维护、使用全程追溯。如果一旦发生相关问题，监管人员就能够通过该系统判断到底是哪个环节、哪个步骤出现了问题，责任人到底是谁，能使问题得到更快地解决。