企业信息化中SAP 系统的应用

2019-02-13盖广仓

数字通信世界 2019年5期

盖广仓

（邦芒服务外包（苏州）有限公司吴江分公司，苏州 215200）

SAP 系统是一套企业资源管理软件系统，具有现代化、信息化、智能化的应用优势，能够为企业管理问题的解决提供参考意见，同时可以为企业发展做出系统规划，其在现代化商业发展中的应用也开始受到了诸多企业用户的青睐，其在企业信息化建设中的应用，更是能够简化企业管理流程，节约企业建设资源。

1 企业信息化建设需求

1.1 外部需求

第一，竞争需求。为了确保企业的市场竞争力，企业在发展过程中需要时刻注意竞争对手的发展情况，并在结合竞争对手情况后规划企业运营方案。因此，在竞争过程中，如果竞争对手应用了SAP 系统及其信息化建设方式，便意味着竞争对手想要提高自身的管理效率，在此情况下，如果企业想要在激烈的市场竞争中占据一席之地，便需要同样开展信息化建设以提高自身的市场竞争力。

第二，客户需求。随着现阶段经济市场竞争的日渐激烈，企业之间的竞争也逐渐演变为了纵向价值链竞争，同一行业企业均位于同一条纵向价值链上，这表示同一行业中各个企业的利益是息息相关的[1]。这表示在企业的价值链条上如果下游客户实现了信息化建设，企业为了满足客户的需求，也需要开展信息化建设，同时造成上游的供应商为了增强竞争力也要进行信息化的选型和投入，从而整体的纵向价值链也将会受到一定程度的影响。

1.2 内部需求

第一，战略需求。信息化建设实现集团性管控需要根据企业的发展制定适合自己战略目标和规划，这是企业实现长远发展的根本，为此，企业需要在取得一定市场竞争力之后，结合实际发展情况和特点制定信息化建设方案。不同规模企业对于战略方案的规划力度不同，企业规模越大越需要制定精确完善的战略发展方案[2]。从而满足日益变化的市场需求中为领导层的决策快速地提供数据支持从而要求企业必须重视信息化的建设。

第二，建设需求。SAP 包含财务管理、后勤供应链管理及人力资源管理等模块，涵盖了企业发展建设过程中的大部分需求，这表示通过SAP 系统企业可以实现对各项管理工作的整合，同时实现供应链及财务资金流的联动式管理，更令企业相关信息在客户、企业、材料供应商之间实现了资源共享，同时令相关数据在企业内部销售、采购、生产及财务部门实现共享，做到一次录入多次使用从而节约人力管理成本将各个部门工作有效的连接起来，满足各个部门的使用需求使各个部门顺畅起来从而提高企业发展的竞争力从而推动SAP 系统信息化建设的发展，有利于提高企业发展的战略高度。

第三，人才需求。随着科学技术的发展和企业信息化系统的完善，企业在SAP 系统中进行更大的人才投入造成SAP 系统也将会进一步优化，信息化系统服务质量和效率也将提高。同时，信息化技术的更新换代及人才投入的增加能够量身定制开发企业更多的SAP 系统功能，信息化产品涉及到的管理范围也将扩展，企业的信息化工作也将更加深入涉及到企业管理的方方面面造成企业的信息化建设效率也会日渐提高。

2 企业信息化中SAP 系统的应用效果

2.1 可以优化企业记账工作

由于SAP 系统具有较为良好的整合功能，导致系统中其他模块产生的费用均会在财务模块中形成记账凭证，企业可以做到相互追溯，这样便可以避免两个模块出现记账重复的情况，工作人员也不需要通过逐一核对的方式来进行对账，这在极大程度上节约了企业信息化建设效率，节约了企业信息化建设人力资源和物力资源。同时，财会管理人员可以通过SAP 系统实时查看企业最新财务报表，以此来更好的掌握企业财务信息。

2.2 可以优化企业采购业务系统

在SAP 系统中，企业采购业务系统是一个完整的物资供应闭环系统，物资采购规划、采购合同制定、库存智能管理等工作也能被高效的结合在一起，以此来规范企业采购业务流程[3]。并且，SAP 系统可以结合企业目前的物资采购规划，采集并整合相应的企业采购合同数据和库存数据等信息，帮助企业形成一个能够确保物资供应平衡的采购清单，采购人员只需要按照采购清单采购物资即可，这会增加企业物资采购周期的合理性和规范性。

2.3 可以优化企业库存管理机制

通过SAP 系统，库存管理人员能够做到对企业物资库存情况的实时了解，并按照物资管理工作的重点内容和合理方式，极大程度提高了企业物资管理质量和效率。同时，管理人员还可以实现财务系统和库存系统之间的有效连接，这样能够减少库存的积压量，同时还能确保短缺库存及时补货，不但库存产品的应用效率能够得到大幅度提高，还可以避免重复采购和不合理采购物资的现象。

2.4 可以优化企业项目建设成本

企业在开展一项项目时需要花费大量的资金、人力资源、物力资源，而通过SAP 系统，企业能够实现对项目建设过程中各种费用的详细记录，并且在项目开展建设过程中，SAP 系统还能够对企业建设成本进行预算检查，以此来确保每项建设费用的应用更有效率。如果实际项目并未按照预算体系进行，SAP 系统便会出具相应的报告发出报警，以此来提醒财务人员，以便财务人员能够加大对项目建设财务工作的管理力度，实现对项目建设成本的有效控制，及时规避财务管理风险[4]。

2.5 可以优化企业成本核算

SAP 系统能够自动采集企业运行过程中所需要的各项成本，并且可以自动生成相对应的财务报表，这能够减轻财务人员的工作量，可以简化企业成本核算工作，并且可以规避人为财务管理工作中的问题，还可以避免财务管理人员出于个人利益干涉财务账目，进而提高了企业财务管理数据的真实性和有效性。

3 企业信息化中SAP 系统的难点

3.1 业务人员专业程度不足

业务人员专业素质较低是目前SAP 系统在企业信息化应用中最为关键的问题，业务人员的专业程度不足会导致SAP 系统不能发挥最大的应用水平，大部分业务人员应用SAP 系统也只是实现了对企业管理流程的计算机化，并未实现企业信息化建设的真正价值和意义。除此之外，SAP 系统最为关键的一项功能便是从业务办理的角度对企业运行成本进行计算，以此来为企业决策提供参考数据和意见，但是这一项功能需要业务人员不断的对数据进行更新，并将处理好的数据汇总到系统中，但业务人员专业程度不足将导致其不能有效更新和汇总数据。同时，不够专业的业务人员也不能妥善的处理SAP 系统应用过程中出现的问题，这不但不能提高工作效率，还会影响部分工作的顺利进行[5]。

3.2 企业体系较为传统

SAP 系统在企业信息化建设中应用的主要目的是实现信息集成共享，进而实现一体化管理，一体化管理的实现不但需要信息化管理软件，还需要整体的信息化管理体系，为此，企业要想实现信息化建设和对SAP 系统的良好应用，需要建立与之相适应的管理体系。但实际上大部分企业对于SAP 系统的了解和信息化建设还停留在基础阶段，只是应用了软件产品，并未对企业的管理体系进行相应调整，这将会影响SAP 系统的应用效果。

3.3 企业部门缺少专业合作

SAP 系统的应用需要依靠大量精确的信息数据，而这些信息数据涉及到了企业的诸多管理方面，同时SAP 系统应用涉及到了多个模块，这表示SAP 系统的运行和应用需要企业各个部门之间的相互配合和共同协作。但是在实际的企业信息化建设中，企业各个部门之间未做到高效沟通，导致SAP 系统中各个模块之间的信息不能共享，SAP 系统在企业管理工作的中的应用也只是能够减轻员工的工作任务量和提高工作效率，并不能起到实际的优化企业管理流程效果以及SAP 系统应用的整体功能[6]。

4 企业信息化中SAP 系统的应用意见

4.1 提高业务人员专业程度

企业信息化建设工作的高质量高效率进行需要以专业人才为基础，为此，企业需要提高业务人员的专业素质，并定期开展对员工的专业培训，使其掌握SAP 系统的应用方式及企业信息化建设技巧。同时，在培训过程中，管理者需要注重将信息化管理方式和企业实际发展需求结合在一起。此外，为了提高企业员工对SAP 系统应用方式的掌握能力，企业还可以将SAP 系统应用作为员工业绩考核中的一部分，使其与员工的薪酬及奖金相关联。为了激励员工，提高员工学习SAP 系统操作方式的积极性和主动性，企业可以将SAP 系统应用作为奖惩机制中一部分，对SAP 系统操作水平较高的员工予以精神鼓励和物质奖励。

4.2 对企业体系加以完善

要想提高企业信息化水平以及对SAP 系统的操作能力，企业不但需要构建相应的管理体制，还需要对原有的企业体系进行合理变更，做到从深层次方面改善企业结构，而不是只对表面结构进行调整[7]。具体而言，企业需要摒弃传统的、不够信息化的、落后的企业发展结构，以新型的、现代化的、信息化的企业发展建设理念为依据，结合企业实际运营情况、发展能力、建设目标、财务状况等，配合SAP 系统建立新型的企业体系，以此来确保SAP 系统能够在企业发展及信息化建设过程中发挥最大应用优势和应用价值。总之，企业需要结合SAP 系统变更传统的发展结构，使其适应信息化建设需求和现代化管理方式。

4.3 企业部门需要开展专业合作

在应用了SAP 系统之后，企业有必要建立一个专门的部门负责SAP 系统应用及建设等一系列工作，具体包括SAP 系统日常维护、SAP 系统升级、SAP 系统开发等，以此来确保SAP 系统的稳定高效运行。同时，企业各个部门需要加强联系与沟通，在SAP 系统应用过程中一旦发现问题，需要立即向专门部门汇总上报，各个部门员工也需要结合自身认知和实际应用经验对应用运行问题进行统一分析，以此来得出最终的解决方案。此外，企业可以编制SAP 系统应用手册，并将具体的应用方式、各种常见问题及其解决方式记录在手册中，以便工作人员能够结合实际情况及手册内容合理应用SAP 系统，同时妥善解决各种问题，此方式还有利于员工不断学习SAP 系统应用知识，以便提高SAP 系统操作水平和效率，提高企业信息化建设及管理质量。

4.4 SAP 系统需要定期更新

信息技术在不断发展，SAP 系统及其功能也会不断更新，要想紧跟时代发展步伐，真正做到对SAP 系统的合理高效应用，企业需要做到定期更新SAP 系统，以此来确保系统功能的科学水平。这代表企业需要在SAP 系统建设及更新上花费资金，为此，管理者需要树立长远的管理理念，认识到开展信息化建设对企业未来建设和发展的重要性，以此来为企业带来更多的发展价值和发展空间。同时，企业专门的管理部门也需要考虑到企业实际发展情况和需求，对SAP 系统进行进一步开发，通过现代化科学技术和SAP 系统，探索出适合企业发展建设的长远方案。

4.5 开展价值链分析

价值链分析指的是以企业运行发展的整体战略目标为分析基础，以企业各项运行活动为分析对象，通过价值链分析方式，企业和管理者可以实现对各项管理环节和运行环节成本的综合分析，进而实现对企业发展建设的良好成本控制，同时还能够将企业各项生产运行环节紧密联系在一起。管理人员也能够通过价值链分析，了解产品的生产周期和每项企业运行环节的控制方式，进而做到在整个生产环节中实现利益最大化，在确保产品质量的基础上提高企业经济效益[8]。

具体而言，在企业收到客户的订单之后，SAP 系统能够自动计算出订单产品生产所需要的材料及其数量，并结合采购部门所需材料数量和库存部门库存数量制定采购方案，经过审批后，采购部门工作人员便可以开展材料采购工作。采购材料经过质量验收之后，工作人员可以通过SAP 系统支付相关费用，并对材料购买的发票信息进行储存。在客户取走产品之后，SAP 系统会登记客户购买产品的相关信息，以便企业开展后续的维护工作，并结合产品售出情况形成收款结账清单。