浅谈企业ERP实施过程中制度升级与沟通能力提升的必要性

白明权

关键词：ERP  企业  制度  沟通

一、ERP实施的现状及存在的问题

我国目前已经实施或准备实施ERP的特大型、大型骨干企业约1000家，中小型企业约3000家。尽管在机械、冶金、制药、制衣、电子、石油、化工、烟草、出版、商贸等行业都有企业应用了ERP，但行业的大面积推广应用还很少，在银行、证券、能源、交通等重要行业的ERP应用也才刚刚起步。

在我国购买了ERP软件的企业中，按预期按预算成功实现系统集成的企业约占10%，没有实现集成或部分实现集成的约占30%-40%，失败的却占50%，总体约有80%的大型系统是不成功的。

从上述数据可以看到，我国企业实施ERP成功的概率并不是很高，但是在残酷的企业竞争中，为增加企业竞争力，提高管理效率又使得企业不得不积极主动的上线ERP系统，实现财务会计的信息化、管理的信息化以及数据分析的智能化。在实施过程中，如果不提前做好功课，对实施ERP实践认知不够则有可能给企业带来实施成本的大幅增加，还无法达到预期管理效果。

二、成功实施ERP的企业实例

本案例为中航天赫（唐山）钛业有限公司实施ERP过程的实例，以企业总账与采购管理、库存管理、存货核算对接过程，来体会制度升级与沟通能力提升在实施ERP过程中的必要性。

（一）企业实施ERP前公司主要管理机构人员状态

企业背景：2005年4月建厂，2007年7月开始筹备ERP建设。

财务人员：国企退休财务人员，平均年龄较大、2007年7月份引入本科财务会计人员为实施ERP做准备。

库房人员：公司领导的爱人、家属，退休财务人员。

采购销售人员：领导为老业务，均为国企退休返聘人员。

当时企业人员状态及存在的制度，基本上是无法进行ERP建设的，制度相对来说还好完善，但是涉及到人员的沟通及学习能力，应该说是非常有难度。最难改变的就是人在其已有阅历中形成的观念，尤其是面对老龄化的队伍，其观念更是难以改变。

（二）实施面临的问题

（1）面对的人员协同阻力，在实施过程中，财务受到了除了财务部门以外部门的集体排斥，有的人因为增加新的工作内容而抵触，有的人没有能力进行ERP激烈排斥，有的人因为ERP的规范化触及其利益而排斥。

（2）企业数据基础薄弱，ERP实施需要梳理大量的原始基础数据，而这些又和企业的核算基础有着紧密的联系，手工帐核算向电算化过渡时，期初数据化是一个非常繁琐的过程，它需要财务人员对于账实、账证、账表做好全面复核，才可以正式开始初步ERP实施。

（3）企业制度老化，ERP实施本身是一个流程再造的过程，它可以通过规范化的信息处理对企业的制度提出完善需求，并使得企业的运行更加的效率化、规范化。

（三）面对上述问题提出的方案

1、加强沟通核实原始基础数据

财务人员全部下沉，做好库房基础数据的账实复核工作，对库房的手工帐与实物的盘点做了系统的整理，对于存在的账实不符问题做了大量的调查调整工作，纠正了库房管理人员存在的落账拖延、原始单据手写随意、物资帐实型号不符及数量不符等问题。

财务数据初始化较为简单，难做的是总账与库存的对接过程，这个过程自2007年8月份一直到2008年3月份才得以完成。

2、人力资源制度完善

在进行期初数据化及ERP实施的过程中，人力资源制度得到了完善，用人的标准、对于员工的考核规范都以ERP为核心展开了升级工作。

3、内控制度完善

内部控制制度也随着ERP的实施发生了质变，为了应对ERP的要求，甩掉手工帐，对于实物的控制管理必须要加强，制定了严格的盘点制度，例如：对于企业所有库别的材料物资，财务部材料会计通过每月抽盘的形式，在每年1月至9月全部类别抽盘完毕;每年10月由企业综合部组织年底大盘点，利用三个月时间再对所有物资进行抽盘一遍，通过加强监管来保障账实、账账相符。

4、全面提升管理人员沟通能力，建立部门每月培训计划问责制

在ERP建设初期确定了材料会计必须每周一去物流中心与仓储人员做沟通，在业务技能、操作技能等方面及时的予以指导。这个原则非常有效，杜绝了财务人员高高在上，每月只去一次库房，或者几个月都不去库房的管理，在沟通上创造了条件。

综合部制定了各部门月度培训计划，并对计划是否实施进行问责。在ERP建设时，必须通过一定频次的培训工作加深员工对ERP建设必要性的认知，并需要通过培训增加员工必备的技能。通过每月2次至3次ERP相关知识的讲解以及相关技能、内控制度的培训，在很大程度上促进了ERP的实施进度，提升了员工的沟通能力以及管理能力。

（四）结论

公司实现了ERP初步建设的成功，总账与采购管理、库存管理及存货核算实现完美对接，账账、账实相符，大大提高了企业的管理水平和管理效率，为企业的决策提供了高效的数据支撑。

三、制度升级与沟通能力提升的必要性

从实例可以看到制度升级与沟通能力的提升在ERP实施中的必要性主要体现在如下三个方面：

（1）制度升级是企业ERP实施必须要做的事情，这是由传统管理向信息化企业资源计划过渡的必须要做的事情，是一个新旧观念转化的过程，是企业管理水平提升的过程。

（2）没有制度升级过程，ERP是不会实施成功的，形同虚设，不但耗费了企业的资金、资源，还拖累了企业的管理水平，旧制度和ERP实施势必在很多环节是冲突的，冲突而不改进必然造成企业的内耗，不利于企业的发展。

（3）企业的任何一个制度的落地都需要通过沟通来传达，必要的时候需要面对面的培训，来实现每个员工对制度準确无误的理解，否则无法保证制度实施时每个员工的执行力，在执行力不足或出现偏差时，ERP无法达到预期效果。

四、结束语

鉴于制度升级是一个持续的过程，而且制度推行在初始阶段可能需要这样那样的调整，如果一线员工不能正确适时的给出意见反馈，则有可能导致制度完善的不切合实际，因此员工沟通能力的提升成为企业必须重视的事项，这里所说的员工沟通能力的提升不仅仅是中高级管理人员的沟通能力，更多的指的是普通员工的沟通能力的培养，企业须注重每一个员工的沟通能力的提升。

企业ERP实施是企业流程再造的过程，制度升级会伴随着ERP实施逐步开展的，制度的升级意味着新的制度需要每一位员工充分理解，并保证不折不扣的执行，保证执行则需要双向沟通，可见制度升级和沟通能力提升是ERP得以顺利实施的必要条件。

参考文献

[1]薛俭.中国企业应对ERP的思考[N].重庆工业高等专科学校学报，2003，04：80-82.

[2]赵晨.国内企业ERP实施现状分析与思考[J].中小企业管理与科技·中旬刊，2015年第02期.