高职院校学籍风险管理分析

董倩倩 谢辉

摘要：指出了学籍管理是高职院校建立健全教育质量保证体系、提升教学水平的重要抓手，由于近年高职院校招生规模大幅增长等的影响，学籍管理过程中面临愈来愈多的风险。为探索科学管控学籍管理风险的方法，提高学籍管理水平，促进提升教学质量，结合高职院校学籍管理实际，按照风险管理理论，首先对风险因素进行了辨识，应用风险指数评价方法进行了评估，进而对部分风险因素产生的原因进行了分析，提出了相应的风险控制措施。

关键词：高职;学籍;风险;管理

中图分类号：G642

文献标识码：A

文章编号：1674-9944（2019）17-0247-03

1 引言

我国高职院校的主要任务是为社会经济建设培养技能型、应用型、操作型的高级专门人才。学籍管理是高职院校日常工作的重要组成部分，是人才培养、教育质量保证体系的重要环节，具有重要的地位和作用。学籍管理包括入学注册、成绩考核与记载、升级、留级、转专业、转学、休学、复学、退学、奖励与处分、毕业资格审查、毕业生学历注册等环节，线长面广，任何一个环节出现偏差，都会影响到学生毕业就业、学校信誉造成经济损失，特别是近几年高职院校招生规模大幅增长，使得学籍管理面临的风险大大增加，有必要对学籍管理风险进行科学的管理。本文参照风险管理方法和工具，对高职院校的学籍管理风险进行识别、预测和衡量，提出应对措施，以达到预防、规避、转移学籍风险的目的[1]。

2学籍管理风险因素的识别

风险的识别是风险管理的首要环节。只有在全面了解各种风险的基础上，才能够预测危险可能造成的危害，从而选择处理风险的有效手段。下面通过流程分析法对学籍管理相关过程进行全面分析，对各个环节逐项分析可能遭遇的风险，找出各种潜在的风险因素及其可能造成的负面影响。表1中所列举的9个风险因素只是学籍管理过程中较为关键的几个环节，并非包括了全部的风险因素，部分风险因素还可以进一步细化。

3学籍管理风险的评估

风险评估即是运用定性或定量的方法，对所掌握的统计资料、风险因素及风险的性质进行系统分析和研究，进而确定各项风险的频度和强度，为选择适当的风险处理方法提供依据。风险的评估一般包括两个方面：一是风险的概率，通过资料积累和观察，发现造成损失的规律性;二是风险的强度，假设风险发生，导致的直接损失和间接损失[2]。

风险可以采取定量或者定性的方法进行评估，根据学籍管理风险因素的特点，选择风险矩阵法这种定性定量相结合的方法。风险矩阵法为美国空军电子系统中心1995年4月首次采用，对项目风险进行评估。自1996年以来，美国空军电子系统中心大量的项目都采用风险矩阵方法对项目风险进行评估。下面参照风险矩阵法的步骤对学籍管理风险进行评估。

（1）将风险因素发生的可能性划为5个等级（表2）

（2）根据风险因素对学校、学生的影响程度，将风险因素的影响程度分为3个等级（表3）。

（3）确定风险等级。风险因素等级与概率等级确定后，即可按表4所示风险指数矩阵确定风险等级。矩阵中元素即为风险评价指数，该指数是由综合风险因素的概率和影响大小确定的，数字越小，风险等级越高。

（4）判定风险指数。根据学籍管理实际，对识别的9个风险冈素发生的概率和影响等级进行判定，得到如下风险指数表（表5）。

从表5中可见，A3、A4两个风险因素对应的风险指数相对较高，说明学籍异动风险影响较大且可能经常发生。而A1、A8、A9等涉及学生入学、毕业资格的风险因素，虽然影响等级较高，但由于发生的概率很小，风险等级反而不高。理想的风险管理，是一连串排好优先次序的过程，使当中的可以引致最大损失及最可能发生的事情优先處理、而相对风险较低的事情则押后处理。但现实情况里，优化的过程往往很难决定。从表5中可以看出，9个风险因素的风险等级相差不大，大部分都在8～10之间，所以要根据学校管理的实际情况，作出最合适的决定。

4风险因素产生的原因及处理

对学籍管理风险凶素进行识别、评估，是为了更好的采取措施，达到预防、规避、转移风险的目的。控制风险的途径有两个：一是降低风险冈素发生的概率，二是缩小其损失程度。为提出有针对性的控制措施，下面对风险因素产生的原因进行分析[3]。

4.1 学籍管理风险因素产生的原因分析

4.1.1 生源结构复杂，管理难度增大

随着高职院校教育教学改革的深入，学生生源发生了较大变化。一是招生对象呈现多层次化，构成学生的群体日趋复杂，学生素质、思想道德水平和学习能力明显不同;二是学生管理呈现出多层次化，学生退学、转学、休学、留级、开除学籍、专升本等现象发生频次大幅增加。学籍管理工作出现的这些新情况、新变化，对培养人才产生了积极作用，同时也增加了学籍管理风险。

4.1.2 重视程度不高，学习了解不够

虽然学籍管理与学生息息相关，意义重大，但在学籍管理实践中发现少数学生甚至个别管理人员，还存在不重视学籍管理的现象，由此忽视了学籍管理相关规定的学习，导致在发生身份证信息变更或者休学退学等异动时，没有按照规定及时准确地向学籍管理部门提交相应的佐证材料，给学籍管理带来了一些不必要的麻烦，降低了工作效率，增加了管理成本。

4.1.3 管理制度滞后，制度执行不力

高职院校都有相应的学籍管理制度，这些制度对学校的教育教学秩序起到良好的稳定作用。在实践中，还或多或少存在一些不足之处，如有的制度不够严谨，有些条款之间相互矛盾，可操作性亟待加强;还有一些制度执行缺乏监督，很多学校没有把学籍管理制度的执行结果纳入工作考核，造成院（系）对执行制度的重视程度不高，导致制度执行不力，影响了学籍管理工作质量。

4.1.4 管理体系不健全，手段相对滞后

目前许多高职院校教务处承担大部分的学籍管理工作，而院（系）只起到上传下达的作用，这种头重脚轻的学籍管理体系已越来越不能适应办学规模的不断扩大的需求。同时，学籍资料收集、成绩管理、学生各类数据统计、整理、上报等学籍管理工作极其烦琐，虽然许多院校购买了学籍管理电子系统，但由于缺乏总体规划或二次开发，与学校其他管理信息系统不能互通互联，实现数据信息共享，在使用过程中经常需要进行半手工操作，信息输入、审核和维护多次重复，耗费大量人力，且容易出现错误和遗漏[4]

4.1.5 管理队伍不足，能力有待提高

学籍管理是一项具体细致、繁琐复杂、工作量大的工作，处理具体的问题需要花费很大的时间和精力，随着教育部对高校学生学籍管理工作纳入网络化的进程加速，新的政策不断出台、管理上不断规范、对数据一致性的要求程度不断提高，加上高职院校招生规模不断扩大，在校学生数急剧增加，以上这些变化，对学籍管理人员提出了更高的能力要求，也带来了更大的工作压力和工作难度。由于部分学校学籍管理队伍配置不足，不重视提升学籍管理人员能力和素质，一些连续性的工作因人员的更换而受到影响，极大地影响了学籍管理质量的提升。

4.2 降低学籍管理风险、提升管理质量的思路和措施

4.2.1 加强学籍管理宣传，提高管理水平

学生对学籍的不重视或一知半解，往往源于学籍管理宣传工作不到位。加强学籍管理宣传，要从3个方面着手：一是要全程化，在新生入学教育、学籍异动高发期及毕业前等关键时点，开展学籍管理条例的专项培训;二是要全员化，学籍管理人员、兼职学籍管理员（如辅导员）、老生、新生都要进行学习;三是形式多样化，通过公告栏、校同广播、网上查询等途径让学生方便了解学籍管理制度，知道各类异动的办理手续等。只有全员重视、全员学习、全员参与，才能切实提高学籍管理的水平。

4.2.2 加强学籍管理体系的适宜性和有效性

首先，是从职责上理顺，教务处是学籍目标管理部门，院（系）是过程管理部门，职责权限明确，不能互相推诿，更不能越俎代庖。其次，要适时评审、修订学籍管理制度，保证制度具有充分性、适宜性和可操作性。有条件的学校，最好能把学籍管理纳入院（系）目标责任考核体系，保证学籍管理制度落到实处。

4.2.3 加强学籍管理信息化，提高学籍管理效率

学籍学历信息管理平台是教育部加强高校学籍管理工作的手段，实现了各级部门共同管理和维护的统一数据库，加强了对学生基本信息及数据的管理。高职院校要在教育部学籍学历电子注册基础上，进一步推动学籍管理的信息化，力求使本校的管理系统与教育部的信息系统进行无缝对接，实现学籍管理系统间的互联互通，进一步提高学籍管理水平。

4.2.4加强管理队伍培训，提高业务技术水平

针对学籍管理队伍数量不足、素质不高的实际，高职院校要进一步充实管理队伍，充分调动学籍管理人员的积极性，鼓励和支持管理人员参与培训进修，进一步提高学籍管理人员的业务水平和工作效率，促进学籍管理上新的水平。

参考文献：

[1]金渝光.从风险理论看高校学籍管理[J].重庆师范大学学报（哲学社会科學版），2008 （1）.

[2]邓美娇.高校学籍管理制度建设探析[J].江西电力职业技术学院学报，2007（9）.

[3]陈礼管，浅谈高职院校学籍管理现状与对策[J].现代企业教育，2013（10）.

[4]郑亦敏，高职院校学籍管理存在的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报.2011 （12）.

Managing Risks of School Roll in Higher Vocational Colleges

Dong Qianqian， Xie Hui

（Hubei Vocational College of Ecological Engineering， Wuhan， Hubei，430200， China）

Abstract： Student roll management is an important starting point for establishing a sound education quality assurancesystem and improving teaching standards in higher vocational colleges. Due to the significant increase in the enroll-ment scale of higher vocational colleges in recent years， more and more risks are faced in the process of student status management. In order to explore the scientific management of the risk management of student status， improve the management of student status， and promote the improvement of teaching quality， this paper combines the actual' situ-ation of student roll management in higher vocational colleges. According to the theory of risk management， risk fac- tors of school roll management in higher vocational colleges were identified， and the risk index assessment method was applied to evaluation. Then， reasons for some risk factors were analyzed to put forward the corresponding con-trol measures.

Key words： higher vocational colleges; school roll; risks; management

收稿日期：2019-10-28

作者简介：董倩倩（1988-），女，助教，研究方向为同林、学籍管理。

通讯作者：谢辉（1983-），女，讲师，研究方向为手绘，设计教学与研究。