电子办公环境下文件的集成管理研究

周小敏

摘要：本文从电子办公系统出发，在探究电子办公环境下文件集成管理概念、集成管理具体体现和相关模式的基础上，进一步针对电子办公环境下文件集成管理的流程与架构进行了一定研究和探讨，在分析文件集成管理优势的基础上为电子办公环境下文件的集成管理研究做出应有的贡献。

关键词：电子办公环境;文件;集成管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2019）11-0077-02

0 引言

随着办公自动化和网络技术的进一步发展，电子办公越来越成为企事业单位进行公务处理和数据信息处理的主流方式。然而，随着电子办公方式的不断普及，文件的海量存储、海量存储文件分散状态下的集成管理在一定程度上给企事业单位的相关部门及数据管理系统增加了难度，在降低文件利用价值的同时，影响了企事业单位对相关工作的有序开展。因此，电子办公环境下文件的集成管理思想应运而生，该思想主要是对企事业各个部门在管理过程中的相关文件、业务流程文档、数据流程之间相关关系进行一定的统筹规划和协同管理，进而提高整个企业的实际办公效率，尽可能地在利用电子文件易于修改、易于删除等诸多优势的基础上降低电子环境下文档管理的复杂性和多样性，减少海量文件管理不善带来的巨大安全隐患。

1 电子办公系统

电子办公系统主要是指支持日常办公、对相关事务数据的处理和支持相关机构部门间进行组织工作交流及协同工作的重要系统，该系统还会在日常办公处理及数据管理过程中维护重要文档的信息安全。随着时代的变化，为进一步满足企事业单位在业务管理过程中的数据信息集成管理需要，需在一定程度上对原有的电子办公系统功能进行分解重构，在保留已有的控制管理、访问、安全处置及查找检索等诸多基本功能外，还具有對重要文档标记、文件管理元素添加及多版本管理等其他重要辅助功能。

2 电子办公环境下文件的集成管理

2.1 概念提出

在电子办公及网络办公成为时代发展的重要基础手段时，各种数字化文档和原生性较强的电子文档大量产生，而电子办公系统是跨区域和跨部门的管理系统，信息分散及信息割裂状况发生频繁，为解决顶层设计不足、管理体制分工割裂而统一协调性和连续性不足的重要难题，文件管理集成思想应运而生。

2.2 集成管理体现

通常情况下，电子办公环境下的文件集成管理主要体现在系统集成、服务集成、数据集成和流程集成四大方面。就数据集成而言，该方面集成主要是指包括元数据和其它基本信息资源在内的电子文件的集成，是适应现代化电子办公环境下信息数据发展趋势的重要手段。一方面，电子文件和档案的集成是数据集成的重要体现。电子办公环境下产生的大量数据和文档资料是机构及组织核心资产的重要内容。另一方面，电子文件数据信息和非文件电子信息之间的集成是数据集成的重要工作。随着现代社会信息化技术的广泛应用和发展，文件信息和非文件信息及知识管理之间的界限逐步模糊，将三者进行完全区分变得不现实，也显得没有必要。在此情况下，秉持着大数据观和大信息观，将文件数据信息和知识管理进行融合，建立统一完善的数据整体管理模式将成为诸多机构和组织实施数据信息管理的重要内容。

3 电子办公环境下文件集成管理流程与架构设计

电子办公环境下文件的集成管理系统主要以针对电子文档资料的安全管理、归档整理及高效利用为基本目标，在各级组织部门对电子文件信息进行传递、流转、存储、利用、归档和销毁等诸多环节中，进行一定的归纳整理、组织控制、监督保管和统计分析等。在此过程中，文件的集成管理往往涉及到多个系统的协同工作和高效运行，因此，为最大程度上实现电子办公环境下对文件的集成管理和电子档案的科学管控，必须建立完善的体系架构和便捷的流程控制程序。就流程控制体系而言，机构和部门应利用电子办公环境下的文件数据资料归档整理功能，对电子文件经过系统整理归纳及在专职档案员对其进行一定审核后，将有价值的电子文件保留在文件集成管理系统中，并在其后以电子数据的身份进行一系列的管理和流转，成为电子文件档案保存、检索及利用等诸多后续功能实现的基础。图1即为电子文件集成管理控制系统的基本管理流程。

在电子办公环境下文件集成管理的架构设计过程中，有关设计人员必须严格把控文件集成管理控制系统中电子文件形成系统、电子文件归档管理系统、电子文件管理系统及电子文件档案管理系统等四大基本系统的整体设计。通常情况下，四大基本组成系统肩负着对整个电子办公环境下文件集成管理从形成到利用的全过程、全要素管理，各子系统相互独立的同时又相互制约。电子文件形成系统是文件形成的主要系统之一，能够自动记录日常办公事务处理过程中的文件起草、签发及办理等，是控制文件质量的重中之重;而电子归档管理系统是电子文件在线归档的核心，系统是连接电子文件形成系统、电子文件管理系统甚至是电子档案管理系统的重要中介，直接具有电子文件数据信息的捕获、记录、管理和实时移交等诸多功能。电子文件的管理系统则能够对归纳的电子文件进行一定的整理和分析，方便文件管理员按照相应的档案管理程序自动生成相应的条目进行修改、添加和删除合并，在对电子文件进行分类建立的基础上实现在线移交。电子档案管理系统则是对移交后的电子文件进行一定的审核和接纳保存，以保证后续保存检索及再利用功能的实现。

4 优势评价与结论

在电子办公环境下进行文件的集成管理主要有两大优势。一方面，电子文件的集成管理能够有效提升电子文件的实际质量，最大程度上实现劳动成果的共享。在电子文件起草、审核及签发流转的每一环节中，电子文件集成管理人员都进行层层把关和严格控制。在技术条件充分的前提下，各流通环节管理人员和控制人员的严格把关及审查使得最终形成的电子文件品质优良，而电子管理人员在准确填写相关表单并进行一定的归纳整理后，就能够捕获到真实的完整元数据信息。在利用电子办公环境对起草文档进行全过程管理及详细流转记录查阅的基础上，实现对文件形成、流转办理的高效性利用，在保障数据结构真实、齐全、完整的同时，大大减轻了文件资料管理人员对电子文件数据质量审查的压力，减少了不必要的重复劳动以减轻人工成本。

另一方面，电子办公环境下的文档集成管理实现了对文档的一体化管理，增强了文档管理过程中的整体协调性及连续性。在电子办公环境下推行文档的集成管理，能够对相关电子文件和档案数据实现程序化、系统化及信息化、自动化管理，在遵循文件资料整理归档责权利分工明确的基本原则下，对电子文件的整理归档在专业部门及专业工作人员的管控下完成，保证了文件的齐全性及保存质量。