建筑施工企业供应商准入系统设计与开发

白春辉

摘要：为满足本公司快速发展的需要，扩大供应商资源，培育优秀供应商，控制项目履约风险，助推项目科学履约，本着利益共享、风险共担原则，结合本公司实际情况，我们自主研发了《中交一航局四公司供应商信誉评价系统》，对于加强分包管理，强调过程控制有一定的借鉴意义。

关键词：供应商;信誉;准入;保证金

一、系统简介

（一）系统开发的目的

公司依规可以收取投标保证金、履约保证金、工程质量保证金、农民工工资保证金，但是传统的非信息化手段的保证金收取过程繁琐，牵涉的人员众多，时间周期长，过程资料共享、汇总以及保证金过程控制和退还实施困难，整个过程面临着实施成本高、实施效果差等诸多问题，我公司考虑到通过信息化手段可以将流程在线化，并且实现远程无线协同办公，可以极大的降低该项业务的实施成本，提升该项业务的实施质量及作业进度。

（二）系统的组成

该系统在流程上主要分为合作企业入库资质初审，合同签订前综合信息审定，合格分包商过程履约评价三个模块。

在业务上分为工程供应商管理模块，设备供应商管理模块，物资供应商管理模块，服务供应商管理模块。

在相同的流程上，不同的模块有不同权限的部门进行管理。工程供应商的审核部门为工程部、经营部、财务部，设备供应商的审核部门为设备部、经营部、财务部，物资供应商的审核部门为经营部、财务部，服务供应商的审核部门为总经理办公室、财务部。

二、系统流程

在具体流程上，项目部上报具备合作资质的供应商名目，经过线下的初选，保证了所推荐的供应商的品质，实现了精准推荐。由公司财务部生成推荐供应商的账号，供应商在线登录后进行资质填报，经公司主管部门二次评定后，确定是否具有合作资质，确定具备合格资质的供应商方可提交入库保证金以及凭证。经财务部审核后，供应商可以在网站上下载生成的合格供应商证书，可以优先参加我公司的招投标。当项目部新承接业务时，项目部会在该系统上向所有的入库供应商发布新建工程的信息，进行招标邀请，入围的供应商公示无异议后，要缴纳履约保证金（项目竣工规定日期内退还），经财务部门审核确认后供应商可以在网站上下载合同签订通知书。经确认签订合同进行合同执行后，进行过程管理，真正发挥履约保证金的作用。

三、供应商入库管理

（一）供应商入库管理流程（见图1）

（二）准入条件

企业准入条件必须明确，现以工程供应商部分约束条件为例进行介绍。

1.准入资质：

1）政府主管部门颁发的《企业法人营业执照》;

2）政府主管部门核发的满足分包工程要求的《资质证书》;

3）政府主管部门颁发的企业《安全生产许可证》;

4）分包单位企业法人代表资格或法人授权委托书;

5）企业主要负责人、项目负责人和专职安全管理人员持有政

府主管部门颁发的安

全生产考核合格证书;

6）以上材料必须合法有效，审查有任何一项不合格的均不得准入;资质等级和经营范围要与分包的工程相匹配，不得分包超范围和超过企业资质等级的工程;证书必须在有效期内。

2.过程管理要求

1）分包工程施工前，总包单位与分包单位必须签订安全环保协议。分包单位签字人必须是法定代表人或其委托人，由委托人签字的，必须具有《法定代表人委托书》（原件）。

2）分包单位应按照《中交一航局第四工程有限公司分包商安全风险抵押金管理规定》缴纳安全生产抵押金。

3）分包单位成立安全管理机构，管理层次清楚明确，按照以下要求配备安全管理人员：分包工程合同总额在500万元以下的，必须配备兼职安全管理人员。分包工程合同总额在500万元（含）以上，5000万以下的，必须配备至少一名专职安全管理人员。分包工程合同总额在5000万元（含）以上的，必须配备至少两名专职安全管理人员。

4）特种作业人员必须经专门的安全作业培训，取得相应的资格，方可上岗作业。

5）与项目部一起对作业人员进行安全教育和安全交底。

6）按时参加总包单位组织的各项安全会议，并严格落实会议要求。

7）对总包单位提出的安全隐患、环境文明施工问题，积极认真整改落实。

8）积极参加项目部应急准备与响应工作，及时提供人员和设备，做好善后处理工作。发生工伤事故，严禁隐瞒不报或谎报、迟报、漏报。

（三）准入部分系统开发

1.完善企业信息

首次登录系统将跳转到入库申请页面，供应商需要按照所需格式录入相应的资料信息。如公司名称、供应商类别、资质类别、公司简介以及业绩、法定代表人等信息。（见图2）

2.提交信誉金

审核通过后将收到短信通知，包含成为合格供应商需要缴纳的信誉金金额。提交信誉金页面内有接收款项的对公账号，供应商需按照所提供的账号完成约定金额的打款。完成打款后，对打款凭证进行拍照并上传到系统，需要录入所缴纳的金额和打款日期。

公司會对打款信息进行审核，审核结果以短信形式发送给注册人。确认审核之后供应商可以打印准入证书。完成入库程序。

四、合同管理

以工程供应商为例，合同管理是落实合同过程管理并与我们的项目管理系统进行对接的一个过程评价系统。

（一）管理流程（见图3）

项目部依据实际业务进行合同创建，经过经营部、工程部、法律事务部进行合同内部审核，确认合同的有效性和合理性以及合法性，合同内审完成之后，在供应商库里的工程供应商可以看到招标文件，进行定向的招投标，提交合作申请资料，工程部对不同家的合作资料进行审核，选定最优的一家作为合作对象，合同初审通过，供应商可以提交投标保证金、履约保证金、工程质量保证金、农民工工资保证金等履约保证金，经财务部门确认后，可以签订并执行合同。

（二）创建合同

由项目部管理人员进入创建合同页面，完善项目的合同编号，合同项目名称，所属项目部，项目的基本概况以及质量、工期、成本、工期等详细要求。（见图4）

（三）部门合同审核

项目部确立合同初步文本之后，经营部、财务部、技术质量处等部门依据所管辖的不同内容，对合同文本进行汇总审核，各部门负责人登陆系统后进入合同管理模块下的内部审核列表，该列表展示了等待审核和内部审核通过的合同列表。可以在列表页内点击审核按钮将弹出审核意见框，可以直接在意见框内选择審核意见或者手动输入审核意见，点击通过或拒绝完成，并给出各相关部门的修改建议。

（四）供应商合同线上招投标

1）选择合同：选择要申请的合同，选择完成后将展示合同详情，点击下一步进入合同资料申请页面，填写合同所需信息。（见图5）

2）填写资料：录入合同所涉及人员，提交给公司审核（见图6）

（五）提交信誉金

1.审核通过后将收到短信通知，包含签订合同需要缴纳的信誉金金额。

2.提交信誉金页面内有接收款项的对公账号，供应商需按照所提供的账号完成约定金额的打款。

3.完成打款后对打款凭证进行拍照并上传到系统，需要录入所缴纳的金额和打款日期。

公司会对打款信息进行审核，审核结果以短信形式发送给注册人。

（六）过程评价

生成合同签订书之后，可以进行合同签订，项目部可依据合同约束电子版，形成列表式评价标准每月进行评价考核，真正发挥保证金的约束作用。

五、总结

分包商资源是施工单位的战略资源，建立统一的分包商库，遴选合格分包商对于分包商的集约管理，统筹应用，以及分包商的过程管控都具有极其重要的战略意义，同时也满足本公司快速发展的需要，扩大供应商资源，培育优秀供应商，控制项目履约风险，助推项目科学履约，本着利益共享、风险共担原则与分包商阳光共生，和谐成长，打造命运共同体和事业共同体。同时入库诚信金实行“专户核算、专款管理”。依法依规进行保证金的收取和使用。

参考文献：

[1]吴涛.中国工程项目建设基本体系[M].北京：中国建筑工业出版社，2012.

[2]Steven Schuster.The Art of Thinking in Systems：Improve Your Logic，Think More Critically，and Use Proven Systems to Solve Your Problems-Strategic Planning for Everyday Life.