高校教务管理功能模块设计

2019-02-01贺金梅戴为民

合作经济与科技 2019年4期

贺金梅　戴为民

[提要] 随着高校师生规模的不断扩大和互联网信息技术的飞速发展，传统的手工教务管理模式逐渐被计算机教务管理模式所取代。本文首先对高校教务管理工作的范围及流程进行分析，然后探讨建设和优化高校教务管理系统的目的，接着描述目前高校教务管理系统普遍存在的一些缺陷问题，最后结合高校当前及未来教务管理工作的需求，对现有教务管理系统的功能模块进行优化设计，以供相关人员参考借鉴。

关键词：教务管理系统;教务管理流程;功能模块;优化设计

本文为2017年度安徽省高等学校省级质量工程重点项目：“高校教务管理功能模块优化研究——以安徽财经大学商学院为例”（项目编号：2017jyxm0953）

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2018年11月5日

教务管理是高校教学管理的核心，高校教务管理的质量对于高校的教学效果、教学环境、办学竞争力有着直接的影响。随着高校办学规模的不断扩大，办学层次的不断提高，教务管理面临的压力越来越大。教务管理的效能要想得到进一步的提升，必须寻找一条信息化、规范化的改革道路，即积极建设和优化高校教务管理系统。教务管理系统运用现代化的计算机技术和工具，使得教务管理人员的信息管理工作更加高效，从而提高高校的教学管理水平，提升高校的整体竞争力。

一、高校教务管理工作范围及流程

（一）高校教务管理工作范围。高校教务管理主要由教务行政管理和实践教学管理两大部分组成。教务行政管理包括学科与专业建设、制定或修订专业设置计划与组织申报及实施、教学计划的制定与实施、组织管理、实习与实训管理、教学改革研究等;实践教学管理包括制定实验室和实习基地的教学实践流程及管理办法、协调实践教学中出现的问题、对实践教学资源进行布置及分配等。

（二）高校教务管理工作相关业务流程

1、教学计划制定业务流程。教学计划的制定有利于明确教学活动的安排，方便学生选课。教学计划制定过程如图1所示。（图1）

2、教务排课业务流程。对任一门课程的安排均要选择适当的时间、对应教师和适合教学的教室或教学场地。具体排课步骤如图2所示。（图2）

3、学生成绩审核与评定流程。学生的成绩最终会用来对学生进行评优评先，因此学院要求对学生要进行定期的统一考核。学生成绩审核与评定流程如图3所示。（图3）

二、建设和优化高校教务管理系统的目的

通过对高校教务管理工作的范围及相关业务流程的分析，我们不难发现，教务管理是高校教学管理最重要的组成部分，是一项极其复杂的系统性工作。随着网络信息技术和计算机应用技术的迅猛发展，教务管理也由传统的人力手工管理模式转变为以教务管理系统为主的信息化模式。然而，传统的教务管理系统已经无法适应当前高校教务管理方面的要求和需要。建设和进一步优化教务管理系统的目的，便是使教务信息更加集中、教务管理流程更加顺畅、教育资源共享等要求得以实现。

（一）规范教务信息。高校繁杂的教务信息给教务管理人员的工作带来了巨大的挑战，教务信息的分散存储也给信息使用者带来了诸多不便。院系名称、专业名称、班级编号、教室情况、教师简介、学期课程、考场安排等一系列教务公共信息，应该由教务管理系统统一制定和规范。通过建设教务管理系统，可以解决教务信息不对称、不稳定、不唯一的问题。

（二）整合教务工作流程。由于高校各管理系统使用了不同的管理軟件，不同的数据结构和格式，可能会带来相互之间不兼容和数据转换不顺畅的问题，最终给教务管理工作增加了难度。教务管理人员需要花费额外的工作量用于不同类型数据之间的转换和整合。这种纯手工的操作方式极易发生失误，带来不必要的损失。建设和优化教务管理系统可以整合教务工作流程，可以解决教务管理工作过于分散以及重复信息传递的问题。

（三）实现教育资源的交互、共享和传输。建设和优化高校教务管理系统的另一个重要目的是利用校园网环境，将整个学校的教务管理工作串联起来，并通过对教务信息的集中管理，实现教育资源交互和分散操作，实现教育资源的传输和共享，从而实现教务管理的完全数字化和终极一体化，最终使学校部门领导、教务管理人员、教师和学生等各类用户能够依托校园网环境进行高效率的工作和高质量的信息共享。

三、高校教务管理系统建设现状

出于规范教务信息、整合教务工作流程、实现教育资源的交互、共享和传输等目的，全国各大高校相继引进或自主设计教务管理系统，一定程度上提升了高校教务管理的效率，提高了管理的质量。但是，当前高校教务管理系统普遍存在一些缺陷问题，这些问题限制了其管理功能的发挥。

（一）缺乏科学设计或合理选择。当前高校教务管理系统的建设主要有从软件公司直接购买和自行设计两种途径。对于选择第一种途径的高校来说，能否综合考虑本单位实际工作的需要，从而客观地选购哪家公司的何种系统尤为重要。然而，在选择过程中，参与选购的工作人员往往受系统推销人员的讲演情况、系统是否恰好能够解决一些显而易见的问题，自身的主观因素等影响，并不能合理地选择教务管理系统。对于选择第二种途径的高校来说，能否充分发挥自身地专业优势和对教务管理工作较为充分的认识，从而科学的设计教务管理系统尤其关键。但是，相当一部分高校直接将教务管理系统的设计工作交由软件学院或相关院系负责，而不是动员全校各级教务管理部门和院系一同参与设计。由于单个部门或单个研发人员对高校教务管理工作思路的认识不够充分，最终的研制成果很难发挥教务管理系统应有的作用。

（二）缺乏足够的后期维护投入。高校教务管理系统的建设是一个系统工程，需要足够的后期投入。包括校园网络基础配置的完善和保障、计算机硬件设备的升级和维护以及各类软件系统的更新换代等等。不少高校在系统的建设前期能够投入足够的经费，但在建设后期出现了不同程度的资金短缺情况。资金的短缺直接导致硬件设备的升级停滞、软件系统的更新速度减慢、校园网络基础配置得不到有效保障，最终导致教务管理系统的各项功能得不到稳定且有效、规范且全面的应用。

（三）教务管理人员的信息技术水平参差不齐。教务管理系统复杂的功能和较大的操作难度，对其管理人员的信息技术水平提出了较高的要求。教务管理系统正式投入使用之前，需要对管理人员进行系统的应用培训。然而，一方面部分高校对教务管理工作的重视程度不够，片面地认为教务管理工作只是一项普通的日常事务性工作，通常没有专门设置专业的教务管理系统维护团队，也鲜有对现有教务管理人员进行系统的培训;另一方面软件公司出于时间成本的考虑，在完成教务管理系统的安装和调试之后，会花费很少的时间对高校教务管理人员进行针对性的系统培训。大部分高校的教务管理人员并非专业技术人员出身，信息技术水平参次不齐，很难在极短的培训时间内较好地掌握复杂的教务管理系统，这就有可能导致在系统的使用初期，管理人员频繁的出现技术性失误，影响系统的使用效能。

四、高校教务管理功能模块优化设计

通过对高校教务管理系统建设现状的分析，在广泛征求各类系统使用者的意见后，结合我校当前及未来教务管理工作的需求，我们对现有教务管理系统的功能模块进行了优化设计。当然，高效率和高质量的功能模块必须建立在一个合适的基本系统架构模式基础上，也必须依赖于学校足够的资金和人员支持。

（一）优化教务管理系统基本架构。教务管理系统的开发常见的有Client/Server（客户机/服务器，以下简称“C/S”）和Browser/Server（浏览器/服务器，以下简称“B/S”）两种模式。C/S模式通过将任务合理分配到C端和S端，利用两端硬件环境的优势，以达到减少系统通讯开销的目的。B/S模式利用了不断成熟的万维网浏览器技术，减少了客户机的工作量，直接在服务器端就能够处理软件的开发、更新和升级工作，甚至可以异地进行，大大减少了软件系统的维护费用。为了进一步完善高校教务管理系统的建设工作，我们首先要对教务管理系统的基本架构进行优化。考虑到C/S和B/S两种模式的优势和劣势，遵循互补的原则，可选择C/S和B/S两种模式相结合的教务管理系统模式。教务管理人员在C/S模式下对系统及数据库中的重要数据进行访问和维护，学生和教师则可以在B/S模式下更新和维护自己的个人信息，以及对关键数据信息的简单读取。两种模式的结合不但提高了教务信息的安全性，而且提升了教务管理工作的效能。

（二）优化教务管理系统各功能模块

1、系统管理功能模块。系统管理功能模块主要包括角色设置管理、站内信息设置、用户密码修改等子功能。角色设置管理由系统管理员负责，系统管理员根据实际工作需要设置各类系统用户的权限，并有权对其权限进行修改，不同权限的用户登录系统后会显示不同的操作页面，但其无权修改其权限。站内信息设置一是对学校信息进行管理，如学校的名称、简称、地址、网站、联系方式等;二是对各系统用户之间的接发信息进行管理，涉及到收件箱和发件箱的维护;三是对系统帮助信息进行管理，如软件供应商的有关信息。用户密码修改需要告知系统管理员，系统管理员对系统使用的安全性负责。

2、基本管理功能模块。基本管理功能模块由教师信息管理、教室信息管理和宿舍信息管理三个子功能组成。这些信息的录入一般由系统管理员或教务管理人员完成。教师信息管理主要是维护教师的个人情况介绍，包括教师的教工号、姓名、联系方式、学习经历、工作经历、职称和职务、所属院系、研究方向、最新的研究成果等。教室信息管理主要是记录学校内各大教室的基本信息，包括教室的编号、位置、座位数、多媒体设施等。宿舍信息管理主要是记录校园内学生宿舍的基本信息，包括宿舍的编号、所属宿舍区、基本配套设施、收费标准、负责人姓名及联系方式等。一般情况下，此模块中的信息允许所有系统用户进行查阅。

3、教务管理功能模块。教务管理功能模块包括班级设置管理、课程设置管理和课程安排管理三个子功能模块。此模块下的信息主要由教务管理人员进行设置。班级设置管理主要记录学校各班级的基本信息，如班级的名称、所属院系、学生人数、辅导员和班级主要学生干部的姓名和联系方式等等。课程设置管理主要在每学期初进行，由教务管理人员增加新申请已获通过课程，删除本学期暂不开设课程，包括课程名称、开课院系、课程学分、开课教师、开课教室、开课时间、课程简介、期末考核形式等等。课程安排管理，即排课管理，要求教务管理人员根据学期内教学计划大纲，确定各班级学期内的课程设置。

4、学生管理功能模块。学生管理功能模块主要实现学生的入学管理、成绩管理、考勤管理、奖惩管理和离校管理等五大子功能模块。入学管理主要是新增新生的学籍信息和学杂费缴纳情况，包括新生的姓名、性别、生源地、考生号、学号、身份证号、家庭主要成員信息、证件照等个人信息，新生的班级、所属院系、辅导员、住宿信息、学杂费缴纳情况等等。成绩管理主要是记录学生各学期的课程成绩及课程学分，一般由任课老师直接录入。考勤管理主要记录学生旷课情况，由教师或考勤小组负责人录入。奖惩管理主要记录学生的获奖以及处分情况，包括奖惩等级、奖惩原因、奖惩时间等等。离校管理主要记录学生离校情况，包括正常离校时间、非正常离校原因、毕业离校登记等等。

5、教师管理功能模块。教师管理功能模块主要实现教材征订管理、科研和教学管理、试卷管理等。教材征订管理主要是用于教师网上申请课程所用教材，包括教材名称、出版信息、采购单位等等。科研和教学管理主要是用于教师对个人科研情况和教学情况的信息化管理，包括论文发表、课题申请、荣誉称号、授课科目及对象等等。试卷管理主要用于试卷的分析和电子归档。

6、教务在线功能模块。教务在线功能模块主要包括公告管理和对外新闻管理。这一模块下的信息由系统管理员负责发布。公告管理用于及时地向教师及学生传递重要教务信息，教师和学生登录系统后，便能在第一时间浏览到公告信息，避免了重要教务信息的遗漏。对外新闻管理主要是宣传学校的教务管理工作，使教师和学生能够方便地了解到学校的教务管理动态。

（三）优化教务管理系统的后期投入。教务管理系统后期投入的优化涉及诸多方面，一要不断升级计算机硬件设备，为教务管理软件系统的运行速度提供保障;二要及时更新软件系统，注重系统的本地化测试，提高系统数据的挖掘能力和安全性能;三要考虑通过整合教务管理系统与其他系统，如人事管理系统、财务管理系统等，来完善校院或院系两级管理模式;四要规范技术跟踪服务，确保在遇到使用问题时，能以最快的速度与系统提供商取得联系并得到最优的解决方案;五要加强教务管理人员的系统培训，通过专家讲座、专题探讨等方式来提高教务管理人员的信息水平和信息素养。当然，这些后期投入的优化需要大量的资金支持，高校应该做好预算，确保有足够的资金来建设和进一步优化教务管理系统。

高校教务管理系统已经取得了一定的建设成果，但受限于科学设计或合理选择的缺乏、建设后期投入的不足等普遍存在的问题，限制了其管理功能的发挥。我们对教务管理系统内各子系统的功能模块进行了细化和设计，但限于知识水平，优化后的教务管理系统依然存在缺陷。希望有更多的学者能够在现有的教务管理系统的基础上，对其模块和功能进行不断的完善，从而呈现出一个更加完美的教务管理系统。